checklist

10 tips om leuker te vergaderen

Taal en communiceren

Vergaderen is niet altijd even inspirerend. Het duurt te lang, er komen steeds dezelfde dingen op de agenda en vaak zijn dezelfde personen aan het woord. Dat kan anders. Karen Visser geeft 10 tips om leuker te vergaderen. 

10 tips om leuker te vergaderen
  1. Probeer zo veel mogelijk met beeld te werken, in plaats van met woorden. Stimuleer mensen om een mindmap of moodboard aan te leveren als vergaderstuk. Een kort filmpje met de essentie van het stuk kan ook.
  2. Wissel elke vergadering van plek. Zo voorkom je dat mensen automatisch naar hun eigen plek lopen en daar ‘inkakken’, én voorkom je ‘strategische plekken’ – bijvoorbeeld naast de voorzitter.
  3. Vergader staand! Dat heeft een grotere invloed op de duur van de vergadering dan je zou denken. Liever drie keer in de week 20 minuten staand, dan één keer een uur.
  4. Spreek af (en zet op de agenda!) wie iets lekkers meeneemt voor tijdens de vergadering.
  5. Vergader bij mooi weer buiten, als het even kan. Dat verandert de stemming ingrijpend, zeker als je er een eindtijd aan koppelt waarop de vergadering overgaat in een afdelingsborrel.
  6. Laat elke vergadering iemand anders voorzitter zijn. Dat houdt de afwisseling op peil en maakt mensen – zeker notoire klagers – bewust van het feit dat voorzitter zijn niet altijd een gemakkelijke rol is.
  7. Kies een ander tijdstip voor het overleg, bijvoorbeeld een half uur voor de lunch of juist meteen om negen uur ’s morgens. Experimenteer met wat het beste werkt.
  8. Maak een (ludieke) boetepot. Langer dan een paar minuten te laat? Euro in de pot. Stukken duidelijk niet gelezen of actiepunt laten liggen? Idem dito! Met de inhoud doe je elk kwartaal iets leuks als team.
  9. Zet een energiek liedje aan op je laptop, gedurende de tijd dat mensen binnenlopen. Zo beïnvloed je de stemming onbewust.
  10. Houd een strakke regie. Agendapunten en bijbehorende stukken vooraf indienen, aangeven wat het doel en de geschatte duur is. Ook dat maakt het leuker!

Verdieping

Don’ts bij vergaderen [vakbase]
Duurzaam kantoor: 10 tips [vakbase]
Efficiënt notuleren [training]
Mindmappen [workshop]

Reageer op dit artikel