Bestuursassistent Gedeputeerde StatenTopjob
Ben jij een kei in agendabeheer, weet jij hoe bestuurlijke processen lopen en draai jij je hand niet om voor last-minute wijzigingen? Als bestuursassistent ben je de slimme en sterke kracht achter de schermen die zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt de gedeputeerde op professionele en integere wijze en zorgt voor een sterke verbinding tussen interne en externe relaties. Bestuursassistent Gedeputeerde Staten Den Haag | 36 uur | Mbo | € 3.044 - € 4.274 Dit ga je doen Als bestuursassistent word je gekoppeld aan een van 7 gedeputeerden van de provincie Zuid-Holland. Hierin is het jouw doel om hem of haar volledig te ontzorgen. Dat houdt in dat je ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt zodat de gedeputeerde zich volledig kan richten op de inhoud. Jij beheert de agenda en mailbox en bewaakt de prioriteiten. Daarbij fungeer je als buffer en zorg je ervoor dat de gedeputeerde niet wordt belast met overbodige informatie of verstoringen. Jouw inzicht in gevoeligheden bij lopende dossiers is hierbij cruciaal. Je beoordeelt welke zaken directe actie vragen en welke kunnen wachten met oog voor gevoelige dossiers en politiek-bestuurlijke verhoudingen. Ook zorg je voor een heldere structuur in afspraken, documenten en communicatie. Je plant overleggen en werkbezoeken, bereidt ze voor en houdt overzicht op de voortgang. Je regelt alles tot in de puntjes, van documenten tot faciliteiten. Ook ontvang je het bezoek op het provinciehuis en kan het zijn dat je ondersteuning biedt bij nevenfuncties of partijverplichtingen van de gedeputeerde. Daarnaast speel je een verbindende rol tussen interne teams en externe partijen zoals ministeries, gemeenten, organisaties en inwoners. Je schakelt soepel tussen alle niveaus, werkt zorgvuldig en weet vertrouwelijke informatie goed te hanteren. Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van systemen. Denk hierbij aan het documentmanagementsysteem (IDMS) van de provincie, de vergaderstukkenapplicatie (iBabs), het VIP-ritten plansysteem (RPV) en Topdesk voor het aanmelden van bezoekers en aanvragen van faciliteiten. Ook stel je zelfstandig besluitenlijsten op, bewaakt de opvolging ervan en informeer je collega’s proactief. Tenslotte ben je achtervang voor je collega bestuursassistenten zodat iedereen elkaars taken kan overnemen indien nodig. Dit maakt de functie interessant Je wordt uitgedaagd creatief mee te denken in complex agendabeheer; Je bent nauw betrokken bij de dagelijkse werkzaamheden van de gedeputeerden; Je schakelt dagelijks met uiteenlopende interne en externe contacten op hoog niveau; Je komt te werken in een team waar ook ruimte is voor gezelligheid en werkplezier. Dit is jouw profiel Mensen omschrijven jou als zorgvuldig en secuur. Je ziet namelijk niet snel iets over het hoofd en je hebt oog voor detail. Jij neemt verantwoordelijkheid over je werk en bent proactief. Dat betekent dat je gewend bent om zelfstandig aan de slag te gaan en om je eigen ´toko´ te runnen. Daarbij verlies je de samenwerking met collega’s niet uit het oog. Jouw organisatietalent is sterk aanwezig, zodat je het stafteam goed kunt ondersteunen. Ook weet je wat er speelt op onze werkvloer en ga je uitdagingen niet uit de weg. Je verzamelt de nodige informatie om op eigen initiatief tot goede oplossingen en verbetervoorstellen te komen. Je kunt goed omgaan met de druk die soms bij het werk komt kijken. Je laat je niet snel uit het veld slaan en zet een tandje bij als dat nodig is. Ook weet je prioriteiten te stellen in je werkzaamheden, zelfs onder druk. In plaats van problemen te zien, zoek jij graag naar oplossingen. Verder kun jij gemakkelijk het overzicht bewaren in de diverse werkzaamheden die op jouw bordje liggen. Het is voor jou geen enkel probleem om verschillende werkzaamheden door elkaar heen uit te voeren. Die afwisseling vind je juist prettig! Daarnaast neem je het volgende mee: minimaal mbo werk- en denkniveau; minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complexe organisatie; sterke communicatieve en sociale vaardigheden, met begrip voor politiek-bestuurlijke verhoudingen; uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift; je kennis van Microsoft office 365 en de handigheid om met andere systemen te werken; een flexibele werkhouding omdat je werkdag soms vroeg begint of laat eindigt. Dit bieden we Salarisniveau: Salarisschaal 8 Maandsalaris exclusief IKB: min. € 3.044 - max. € 4.274 Jaarsalaris inclusief IKB: min. € 44.710 - max. € 62.711 Een jaarlijkse salarisverhoging van 3% tot aan het einde van je schaal Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst met uitzicht op vast Minimum aantal uur: 36 Daarnaast krijg je: Een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris; De mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen; Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de PZH Akademie; De ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans; Bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op. Er zijn nog veel meer interessante secundaire arbeidsvoorwaarden. Hier vertellen we je er graag meer over. Hier ga je werken In deze functie werk je vooral nauw samen met het stafteam van de gedeputeerde dat bestaat uit de bestuursadviseur, woordvoerder en jij als bestuursassistent. Het is een klein, hecht team waar vertrouwen, korte lijnen en samenwerken van belang zijn. Ook met de gedeputeerde zelf heb je veel direct contact. Daarnaast ben je onderdeel van het team van Bestuursassistenten, bestaande uit 11 collega’s. Zij kennen elkaar goed, versterken elkaar en samen zorgen ze voor een stabiele ondersteuning van het provinciebestuur. Over de provincie De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen. Werken bij de provincie betekent dat jij hier een rol in speelt. Als werkgever hebben wij vertrouwen in onze mensen en hun expertise. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en zelf keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden. Ook hechten we veel waarde aan diversiteit en inclusie. We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven. Sollicitatieprocedure Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kan je contact opnemen met Jeanine Blaauw, manager, op 06-14929679. Direct solliciteren? Dat kan! Je sollicitatie zie we graag tegemoet via onze sollicitatiepagina . Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure dan kun je terecht bij Lauren Riethoff, senior adviseur recruitment, op 06-50171507. Om alvast rekening mee te houden, want na het zomerreces houden we graag de vaart erin: Op dinsdag 2 september laten we je weten of we met je willen kennismaken; Op vrijdagochtend 5 september en woensdagochtend 10 september voeren we de eerste gespreksronde; Op dinsdagochtend 16 september de tweede gespreksronde. Sollicitaties of cv’s die door (tussenkomst van) werving – en selectiebureaus worden ingediend, worden niet geaccepteerd. Acquisitie naar aanleiding van de vacature wordt niet op prijs gesteld.
