ManagementondersteunerTopjob

Managementondersteuner

Zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt achter de schermen, zodat het directieteam zich volledig kan richten op wat echt belangrijk is? Word de onmisbare schakel bij Justitieel Complex Schiphol en ondersteun de directie in het efficiënt beheren van dagelijkse processen.

Dit ga je doen

Als managementondersteuner bij JCS speel jij een sleutelrol in het efficiënt laten verlopen van dagelijkse processen. Jij ondersteunt de directie, zodat zij zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken. Met twee directe collega’s ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarbij jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen. Samen vormen jullie bureau management ondersteuning. Jullie hebben elk je eigen aandachtsgebied, waarbij jij voornamelijk de plaatsvervangend vestigingsdirecteuren ondersteunt. Bij afwezigheid vangen jullie elkaar op, zodat er altijd een fysiek aanspreekpunt voor het management is en de afwezigheid gespreid blijft.

Concreet betekent dit:

• Representatie en gastheerschap:

Jij hebt een scherp oog voor de details die de dagelijkse werkomgeving ondersteunen. Je stemt je houding en aanpak af op de situatie en de gesprekspartners, en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Met je intuïtie en professionaliteit ben jij degene die de directie in staat stelt zich volledig op hun kerntaken te concentreren, door proactief te anticiperen op wat nodig is en alles op de achtergrond perfect te regelen.

• Agendabeheer:

Je beheert de agenda van de directie, houdt overzicht en zorgt dat afspraken efficiënt gepland worden. Bijvoorbeeld, wanneer een overleg met meerdere partijen uitloopt, zoek jij direct naar een oplossing om alle betrokkenen weer op één lijn te krijgen;

• Contactpersoon voor interne en externe vragen:

Jij bent hét aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen met vragen over procedurele zaken. Of het nu gaat om een collega met een urgente vraag over beleid of de coördinatie van een reactie naar een externe instantie;

• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen:

Je verzamelt agendapunten en input, stelt de agenda op en notuleert. Zo zet je na diverse overleggen de belangrijkste actiepunten helder op papier, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt;

• Post en correspondentie afhandelen:

Je beoordeelt binnenkomende post en correspondentie op belang en prioriteit, en verstuurt brieven namens de directie. Je zorgt dat een dringende brief snel bij de juiste persoon terecht komt en dat een officiële reactie op tijd de deur uitgaat;

• Ad-hoc ondersteuning:

Je pakt onverwachte taken proactief op. Bijvoorbeeld, als een geplande presentatie van de directie technisch niet werkt, zorg jij binnen no-time voor een oplossing.

Klaar voor een nieuwe uitdaging?

Zie jij jezelf als dé managementondersteuner die het directieteam van Justitieel Complex Schiphol naar een hoger niveau tilt? Solliciteer nu en laat zien wat jij in huis hebt! Heb je nog vragen? Neem gerust contact op.

Dit neem je mee

Jij bent een georganiseerde aanpakker die structuur brengt in een dynamische werkomgeving. Met jouw dienstverlenende instelling en scherpe oog voor detail weet je de directie optimaal te ondersteunen. Je beheert complexe agenda’s, notuleert helder, en bewaakt de voortgang van afspraken. Communicatief ben je sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en je denkt in oplossingen wanneer obstakels zich voordoen.

Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en werkt zowel zelfstandig als in teamverband. Jouw collegiale en flexibele houding maakt je een waardevolle kracht binnen elke samenwerking. Of het nu gaat om vergaderingen plannen, vragen beantwoorden, of vertrouwelijke stukken beheren, je doet het met zorg, precisie en een glimlach.

• Een afgeronde mbo-opleiding in een administratieve of secretariële richting;
• Ervaring in een managementondersteunende rol, bij voorkeur in een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en ervaring met het beheren van complexe agenda’s en het coördineren van meerdere taken tegelijk;
• Kennis van Microsoft Office-toepassingen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van Engels;
• Een gastvrije, professionele en proactieve houding, met oog voor detail.
• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Dit kun je verwachten

• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Bijzonderheden

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.

Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.

De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.

Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl.

Een motivatiebrief is vereist.

Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatie- en afdelingomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

www.werkenbijdji.nl