nieuws

Zo wordt je e-mail wél goed gelezen

Taal en communiceren

Mails leveren ons veel gemak op, maar leiden net zo gemakkelijk tot ergernis. Je krijgt bijvoorbeeld helemaal geen antwoord op je zorgvuldig opgestelde tekst. Of (nog erger): één vraag wordt beantwoord en je andere twee punten worden genegeerd. 

Zo wordt je e-mail wél goed gelezen

Hoe zorg je er nu voor dat mensen je e-mails wel goed lezen? 

Mails kunnen behoorlijk vervelend zijn. Uit onderzoek blijkt dat een e-maillezer vaak helemaal niet goed leest. Hij scant een bericht en zoekt antwoord op de vraag: wat moet ik doen? Of: wat moet ik weten? Zodra hij denkt te weten wat hij weten moet, is hij vertrokken naar het volgende bericht. Daar komt nog bij dat lezen van het beeldscherm gemiddeld 25% langzamer gaat dan lezen van papier. Kortom, dat handige en snelle communicatiemiddel blijkt opeens heel wat valkuilen te herbergen. Wat kun je daar nou mee als schrijver? Heel wat! Je hebt het gedrag van je lezer niet in de hand, maar je hebt wel invloed op je eigen e-mails.  Ik geef je een paar punten waar je rekening mee kunt houden zodat je de slagingskans van jouw mail aanzienlijk vergroot.

1. Kom de ongeduldige lezer tegemoet

Wat kun je doen om het je lezer makkelijk te maken? Allereerst natuurlijk zorgen voor een heldere en informatieve onderwerpsregel. Stel: je wilt dat jouw lezer iets doet. Maak de actie die je verlangt dan direct duidelijk in de onderwerpsregel. Bijvoorbeeld: Jouw bijdrage afscheidscadeau Ellen. De lezer zoekt nu de mail af naar het antwoord op de vraag wat hij moet bijdragen en waar en wanneer hij zijn donatie kan inleveren. Wel zo makkelijk.

2. Zet de kern voorop

Je kunt nog meer doen voor de ongeduldige lezer: kom meteen met de kern. We noemen dat frontloading of ook wel piramidestructuur. Je vertelt in de eerste zin wat je van de lezer verlangt en daarna pas waarom je dat wilt. Is je lezer niet geïnteresseerd in de achtergrondinformatie, dan haakt hij na de eerste zin al af. Mooi, want de kern heeft hij te pakken! Bijvoorbeeld: Wil je me uiterlijk maandag doorgeven met hoeveel personen je naar het diner komt?

Ook de volgende alinea’s van je mail zet je in de piramidestructuur. Lekker makkelijk, want je lezer weet al na de eerste zin wat er in de alinea staat. Ook nu hoeft hij de rest van het tekstblokje niet per se te lezen.

Easy writing is hard reading (Ernest Hemingway)

3. Maak informatieve koppen

Hieronder beschrijf ik mijn hobby. Eén keer raden wat die hobby is!

Een zomerse dag is beter dan een dag in de herfst. Het oosten van het land is geschikter dan de Randstad. Je moet wel lef hebben. Maar het effect is geweldig. Vooral de stilte is bijzonder. En alles lijkt vanuit dit oogpunt minuscuul. Wil je weg, dan moet je wat loslaten. Welke kant je op gaat, is ongewis.

Waarschijnlijk heb je geen idee waarover deze alinea gaat. Niet zo verwonderlijk. Als ik er een kop boven had gezet, dan zou je bij elke zin denken: klopt! Wat denk je bijvoorbeeld van de kop ballonvaart? Met deze kennis is de inhoud van de alinea heel duidelijk.

4. Let op de zinsbouw 

En tot slot de zinsbouw. Sommige zinnen zijn zo lang, dat je halverwege de draad al kwijt bent. Bijvoorbeeld doordat in de zin een tussenzin staat. We noemen dat de tangconstructie. Of iemand wil gewoon veel vertellen en ratelt maar door. Tip: doe maximaal één mededeling per zin.

Wat een hoop moeite voor een eenvoudig mailtje, denk je misschien. Klopt! Maar doordat jij vóóraf goed nadenkt en meteen met de deur in huis valt, vergroot je de kans dat je mail direct zijn doel bereikt. En dat is tijdwinst voor jou én de lezer. Wel zo prettig als je snel en effectief wilt werken.

Auteur: Judith Winterkamp geeft voor Management Support de training Kei in taal.
Ook in de training Professioneel schriftelijk communiceren (van Angela Wijers) krijg je tips voor online schrijven.
Reageer op dit artikel