vraag & antwoord

Relatiemanagement over de grens

Taal en communiceren

Op het gebied van internationaal relatiemanagement kan er het nodige misgaan. Iedere cultuur is namelijk anders en in elk land wordt relatiemanagement weer anders ingevuld. Hoe voorkom je onhandige fouten? Sander Schroevers geeft tips. Telefoneren Hier spelen allerlei technische aspecten, bijvoorbeeld een landencode, het al dan niet draaien van een 0 of afwijkende telefoonetiquette per […]

Op het gebied van internationaal relatiemanagement kan er het nodige misgaan. Iedere cultuur is namelijk anders en in elk land wordt relatiemanagement weer anders ingevuld. Hoe voorkom je onhandige fouten? Sander Schroevers geeft tips.

Telefoneren

Hier spelen allerlei technische aspecten, bijvoorbeeld een landencode, het al dan niet draaien van een 0 of afwijkende telefoonetiquette per land. Daarnaast is met name het juiste tijdstip om te bellen van belang. Wist je bijvoorbeeld dat het werk in een land als Slowakije veel vroeger begint dan bij ons? De meeste mensen willen dan ook redelijk vroeg in de middag weer thuis zijn, dus het kan geen kwaad om je belmoment naar Slowakije een uur of twee te vervroegen. Naar Spanje moet je juist weer later in de middag bellen: diverse kantoren houden nog een siësta.

Communicatie

Als ik een e-mail naar een Maleisische relatie stuur, oogst dat maar weinig waardering. Naar hun beleving toon ik te weinig interesse omdat ik geen proper business letter opstel. Daarbij had ik eigenlijk ook nog een introductiebrief van een hooggeplaatste Maleisiër moeten voegen. Kortom: zorg ervoor dat je weet welk medium op welke wijze het beste overkomt bij buitenlandse relaties. Vergeet niet dat Nederland één van de meest taakgerichte culturen ter wereld is, wat ons keuzepalet sterk bepaalt. Wij sturen een e-mail, maar in landen als Polen belt men liever of pakt het vliegtuig of de auto om zaken te bespreken. Pools vertrouwen vraagt om persoonlijke aandacht, veel en veel meer dan we in eigen land gewend zijn.

Achternamen

Ook op het gebied van achternamen kan het nodige misgaan. Niet alleen voor wie te maken heeft met klantcontacten uit het Midden- en Verre-Oosten, of Centraal Azië. Bij naburige landen gaat er al van alles anders. Zo is bij onze Zuiderburen de naam Van den Broecke niet onder de letter ‘B’ maar de letter ‘V’ terug te vinden (namelijk: Vandenbroecke) . Zo schrijf je de achternaam van een Fransman bij voorkeur in kapitalen, en ondervind je al snel problemen als je een naam in wilt typen met een speciale diakritische letter die talen als het Deens, Pools, Fins, Tsjechisch of Ests  in eigennamen gebruiken. Denk daarbij niet uitsluitend aan trema’s of accenten, maar ook een ‘O’ met een diagonaal streepje, een ‘L’ met een streepje enzovoort. Er bestaan wereldwijd totaal verschillende alfabetten, met vaak geheel eigen letters.

Een vergelijkbaar punt: gelatiniseerde varianten van bijvoorbeeld Cyrillische namen. Ik was laatst in Georgië en zag in een boekenstalletje vertaalde literaire werken. De naam van de schrijver werd in het Engels, Frans en Duits voortdurend anders gespeld. Hetzelfde zie je bij gelatiniseerde Koreaanse namen: de ene keer is het ‘Hee’ dan ‘Ree’, ‘Lee’ of zelfs ‘Yee’. En allemaal verwijst dat naar hetzelfde karakter. Hier moet je uniforme afspraken over te maken met je collega’s uit andere landen. Denk daarbij zowel aan managementondersteuners als IT-beheerders.

Door Sander Schroevers, gastspreker en schrijver over internationale communicatie. sander@schroevers.nl 

Meer weten over (internationaal) relatiemanagement?

Internationaal ondersteunen (workshop)
Checklist voor goed relatiemanagement (Vakbase)
Zes tips voor relatiemanagement

Reageer op dit artikel