vraag & antwoord

Wat doe je met moeilijke woorden in de notulen?

Taal en communiceren

Ik moet regelmatig de bestuursvergadering notuleren. Dat vind ik een lastige klus, dus ik bereid me inhoudelijk altijd goed voor. Maar als de vergaderaars dan ook nog allemaal moeilijke woorden gaan gebruiken, kan ik het soms echt niet volgen. En dan vindt de voorzitter ook nog dat ik die woorden in het verslag moet gebruiken. Hoort dat inderdaad?

Wat doe je met moeilijke woorden in de notulen?

Moeilijke woorden in de notulen

Je hebt verschillende categorieën moeilijke woorden. Een voorbeeld is jargon. Deze woorden zijn voor de kenner helemaal niet moeilijk. Sterker, ze geven precies weer wat wordt bedoeld. Dus is jargon is sommige gevallen handig. Als je een vergadering moet notuleren is het slim om te zorgen dat je de vaktermen kent.

Maar als vergaderaars naast jargon ook woorden uit de categorie ‘overbodige’ moeilijke woorden gebruiken, krijg je het extra lastig. Denk aan redundantie, evident en persistent. Je moet je dan op twee dingen focussen: de inhoud van wat iemand zegt en de ‘vertaling’ van de onbekende woorden. Die moeilijke woorden zijn voor jou als notulist dus een extra barrière. En dat is jammer.

Vraag naar de betekenis

Natuurlijk verander je de vergaderaars niet. Je kunt dan ook niet veel meer doen dan je goed voorbereiden. En als je een woord niet begrijpt, vraag dan naar de betekenis. Voor een goed verslag is het namelijk een vereiste dat jij de discussie begrijpt. Bovendien stimuleer je de vergaderaars moeilijke woorden achterwege te laten, of ze toe te lichten. Dat is voor iedereen wel zo verhelderend.

Tot slot: trap niet in de valkuil om moeilijke woorden die jou niet goed bekend zijn, in het verslag te zetten. Voor je het weet, gebruik je ze verkeerd. Het gaat erom dat jij een heldere weergave geeft van het agendapunt en dat doe je het beste in je eigen goede (begrijpelijke) Nederlands.

Tip: meer leren over effectief notuleren en het juiste taalgebruik? Dan zijn onze trainingen Effectief notuleren op de laptop en Kei in taal misschien wel wat voor jou. 

Reageer op dit artikel