checklist

Het Nieuwe Werken écht laten werken

Coördineren

@nders werken

Nieuwe technologieën maken het mogelijkheid om anders te gaan werken:

@nders vergaderen
De vergaderpunten die alleen op de agenda staan om de voortgang van werkzaamheden met elkaar af te stemmen kunnen vervallen. Het is veel effectiever om het verloop van die werkzaamheden af te stemmen en te coördineren via andere media. Gebruik je SharePoint in je organisatie, spreek dan af dat iedereen zijn informatie over de werkzaamheden op de vooraf afgesproken plaats op SharePoint deelt. Op die manier hoeft iemand die hiertoe gerechtigd is slechts in te loggen om de laatste stand van zaken over de werkzaamheden of over het project te kunnen lezen. Je kunt ook gebruikmaken van software als Basecamp of Projectplace.

Mocht je het nodig vinden om toch even ‘live’ met elkaar af te stemmen, denk dan eens aan Skype of een andere mogelijkheid om te videovergaderen. Het grote voordeel van het gebruik hiervan is dat de deelnemers ieder op hun eigen locatie kunnen blijven: geen reistijd en reiskosten dus. Bovendien blijkt uit ervaring dat de gesprekduur meestal korter is dan wanneer we fysiek bij elkaar komen. Dubbel effectief dus.

@nders communiceren
Andere mogelijkheden om kort zaken met elkaar af te stemmen zijn onder meer Messages (voorheen iChat), FaceTime en Lync (voorheen Communicator). Projectteamleden die wereldwijd verspreid zitten gebruiken deze opties al lang, waarom dan niet binnen Nederland of binnen je organisatie?

Kijk maar eens rond in een vergadering. Bijna iedere deelnemer heeft een smartphone voor zich liggen en raadpleegt die ook frequent. We communiceren steeds vaker via diverse media. We:

• bellen;
• sms’en, WhatsApp’en of Ping’en;
• chatten met bijvoorbeeld Lync of Skype (voorheen MSN Messenger);
• plaatsen berichten of versturen direct messages via social media zoals Twitter, LinkedIn en Facebook;
• publiceren informatie, ook in de vorm van wiki’s of groepsblogs via (social) intranetten (denk aan SharePoint, Yammer of blueKiwi);
• beeld- of videovergaderen (bijv. via KPN, GoToMeeting of Skype); • e-mailen.

Duidelijk is dat we op zoek zijn naar de meest effectieve manier van communiceren om zo goed mogelijk te kunnen samenwerken. In dit licht bezien is het dan ook vreemd om te constateren dat lang niet alle medewerkers op de hoogte zijn van de mogelijkheden die hen op dit moment ter beschikking staan. Niet zelden verneem ik dat organisaties wel de tools hebben, maar niet gebruiken: ‘Yammer/Lync/SharePoint, ja dat hebben we wel, maar ik weer niet wat ik daarmee kan…’

Het is van belang om als collega’s onderling afspraken te maken over welke tools gebruikt worden voor welke vorm van communicatie. We hebben veel verschillende zaken met elkaar te bespreken:

• een korte vraag;
• een complexe vraag;
• een discussie voeren;
• geven van een taak/opdracht;
• doen van een mededeling.

Nog complexer wordt het als je bedenkt dat er nog drie factoren zijn die bepalen op welke manier je je

boodschap het best kunt communiceren:
1. Is je boodschap bedoeld voor een groep of een individu?
2. Is het dringend of urgent?
3. Is de kwestie vertrouwelijk?

Samengevat gaat het bij het kiezen van het best passende communicatiemiddel dus in ieder geval om:

• ‘wat’ je moet doen
• de mate van urgentie;
• het aantal personen met wie je dit wilt ‘bespreken’;
• de mate van vertrouwelijkheid van de boodschap.

@nders samenwerken
De behoefte aan onderling contact is enorm. Dit moet op een heldere manier geregeld worden. Jij als secretaresse kunt de manier waarop collega’s contact hebben met elkaar in ieder geval ter sprake brengen of, sterker nog, direct al toepassen in de communicatie die jij hebt met (groepen) collega’s.

Een punt van aandacht daarbij is dat het gebruik van al deze hulpmiddelen soms leidt tot steeds korter wordende berichten. Bovendien verwachten veel mensen direct een reactie. Dat kan leiden tot onzorgvuldig geformuleerde teksten. Die teksten kunnen op hun beurt weer de oorzaak worden van misverstanden.

En dan heb ik het nog niet gehad over de wrevel die kan ontstaan doordat onduidelijk is of 24/7 bereikbaarheid ook betekent dat je altijd maar beschikbaar moet zijn. Nee, je hoeft niet én je kunt niet altijd beschikbaar zijn. Ook dit behoeft afstemming.

Natuurlijk is het ieders verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met de nieuwe hulpmiddelen en na te denken over de aard van de berichtgeving. Don’t be stupid! Als je twijfelt over de ontvangst van je boodschap, denk dan in ieder geval ook aan de optie face-to-face contact.

Stem de optimale wijze van samenwerken, communiceren én beschikbaarheid met elkaar af. Jouw organisatie helpt door het beschikbaar stellen van de juiste tools. Jouw verantwoordelijkheid is deze zo goed mogelijk te gebruiken. Kies daarom:

• elke dag,
• bij elke activiteit,
• de best passende werklocatie en
• de benodigde faciliteiten.

Het zal leiden tot een groei van de effectiviteit van allen. Zo laat je Het Nieuwe Werken, wérken.

Marianne H.M. Smits is al jarenlang een inspirerende en enthousiaste trainer, workshopleider en auteur bij Management Support en innovatiecoach en senior-adviseur bij AVK (www.avk.nl). Van haar hand verschenen diverse boeken, waaronder Het opzetten van een secretaressepool, Manage uw werk; beter presteren door organiseren, Digitaal archiveren, Effectief digitaal vergaderen en haar meest recente boek: Wérken in plaats van e-mailen. De boeken zijn te bestellen via webshop

Verdieping
Anders ondersteunen in het nieuwe tijdperk [training]
Het Nieuwe Werken; juíst op het secretariaat [training]

Reageer op dit artikel