blog

E-mailloze vrijdag: ja, ook voor een secretaresse

Digitaal werken

E-mailloze vrijdag? Wat een idioot concept. Jij start als eerste Outlook op elke ochtend, houdt voortdurend oog op wat er binnenkomt en je kunt je geen leven zonder e-mail voorstellen. En toch… Ook voor jou is het een dag om stil te staan bij de rol die e-mail in je werkende leven heeft.

E-mailloze vrijdag: ja, ook voor een secretaresse

Probleem 1: e-mail weerhoudt je van ‘diep werken’

Doordat je voortdurend bezig bent met korte acties en kleine taken afvinken, kom je niet in de ‘flow’ die nodig is om echt iets neer te zetten. Geconcentreerd die lastige notulen uitwerken bijvoorbeeld of een draaiboek maken voor het personeelsfeest.

Wat kun je doen?

• Sluit je e-mailbox voor bepaalde periodes van de dag bewust af, bijvoorbeeld als je een concentratietaak wil afmaken.
• Zet de meldingen voor nieuwe e-mail uit of houd ze zo beperkt mogelijk: geen geluidje, geen bewegende cursor en niet de eerste paar regels al rechtsonder in je scherm.
• Werk actief aan de cultuur binnen je afdeling of organisatie door niet meteen op elke e-mail te reageren. En door collega’s op te voeden die tien minuten na verzending naast je staan met de vraag ‘Heb je mijn mail gelezen?’ Voor spoedzaken moeten ze bellen, niet mailen.

Probleem 2: je mailbox zit vol met andermans prioriteiten en niet met de jouwe

Ja, maar ik heb een ondersteunende rol en mijn werk zit in mijn mailbox – dat hoort erbij, denk je misschien. Dat neemt niet weg dat ook jij taken hebt die niet voortvloeien uit e-mail, maar uit jouw agenda of die van je leidinggevende. Maak daarom goed onderscheid tussen wat voor jou spoed heeft en urgent is, en wat dat voor een ander is.

Wat kun je doen?

• Stel meteen een diagnose over wat er binnenkomt: is het actie, bewaren, doorsturen, delete? Bij acties kun je nog onderscheid maken tussen ‘nu doen/vandaag doen’ en ‘later’.
• Gebruik bij voorkeur kleurencategorieën om e-mails een label te geven. Zo kun je e-mails snel sorteren, bijvoorbeeld alle mails die je moet verwerken in een systeem of die je wilt bespreken met je leidinggevende.
• Je kunt je mailbox meteen openen als je binnenkomt, maar beperk jezelf dan bij voorkeur tot het scannen en een label geven aan de mails. Ga niet met alles aan de slag, maar met wat dan echt belangrijk is.
• Wil je liever niet als eerste in je mailbox kijken maar in je agenda, dan kun je instellen dat Outlook je agenda als eerste toont.

Probleem 3: je hebt héél veel mail in je eigen mailbox

En misschien ook nog wel in een gezamenlijke mailbox waarvoor je (mede)verantwoordelijk bent. Ben je net goed op weg met het wegwerken van je mail, dan stroomt er bovenin alweer een stortvloed aan nieuwe binnen.

Wat kun je doen?

• Veel mail krijgen begint met… veel mail sturen. Kijk of er ook andere kanalen zijn om je vragen te stellen: in de opmerkingen in een document, in een chat (voor korte vragen), in een lijstje dat je mondeling met iemand bespreekt, in een telefoongesprek…
• Gebruik wizardregels om je hoeveelheid mail te laten voorsorteren. Nieuwsbrieven gaan meteen in een aparte map, mail van je manager laat je rood kleuren, meldingen van een systeem waar je niets mee doet komen direct in je Verwijderde items. Dat regel je door het instellen van regels.
• Maak heldere afspraken over het samenwerken in een gezamenlijke mailbox.

E-mailloze vrijdag

E-mailloze vrijdag is bedoeld om je te laten nadenken over hoe jij e-mail gebruikt. Dit jaar valt deze dag op 24 november.

Auteur: Karen Visser-Conradi | NewBroom

Karen Visser

Zelf aan de slag met je mail

Werk je dagelijks met Outlook en heb je behoefte aan meer efficiency en handigheid in het gebruik? De masterclass Outlook biedt je de gouden tips om slimmer te werken met Outlook. Je leert er veel (vaak onbekende) functies optimaal en efficiënt te benutten. Of neem je persoonlijke werkgewoontes eens onder de loep in de training Slimme werkgewoontes.

Reageer op dit artikel