checklist

Outlook: van mail naar taak

Digitaal werken

Maak een taak

De snelste manier om van een bericht een taak te maken is er een vlaggetje bij zetten. Vanaf Outlook 2007 is dit een reminder waaraan je meteen ook een einddatum kunt plakken. Meer mogelijkheden heb je als je dit bericht verplaatst naar, kopieert naar of toevoegt aan een taak. De e-mail zit dan letterlijk in deze taak. Maar niet alle to do`s komen via de inbox. Dus de derde manier is gewoon te starten met een nieuwe taak.

Situatie 1: Maak een nieuwe taak
1. Klik links in je Outlookscherm op de taakmodule.
2. Klik op Nieuwe Taak.
3. Vul in onderwerp, einddatum en categorie (Maak zelf een nieuwe categorie en kies daarbij een kleur)
4. Vul de nodige info aan en voeg eventueel bijlages bij.

Situatie 2: Je bericht niet uit het oog verliezen
In de oude versie werkten we met gekleurde vlaggetjes. Dat is voorbij sinds Outlook versie 2007. Klik je één keer op het vlaggetje naast je bericht in de lijst, dan wordt er vandaag een reminder geplaatst onder je agenda. Als je deze hebt uitgevoerd klik je weer op het vlaggetje en zie je een vinkje, ten teken van voltooid. Doe je dit niet, dan huppelt deze ‘taak’ vrolijk mee naar de volgende dag. Wist je al van tevoren dat de actie ook later mocht plaatsvinden, dan had je met de rechtermuis op het vlaggetje de keuze kunnen maken voor een andere deadline. Je kunt deze ‘taak’ ook zien in het takenvenster dat je kunt uitklappen naast je inbox. Ook al verschijnt het bericht overal tussen de ‘echte taken’, hij is geen echte taak, want zodra je, bijvoorbeeld op het bericht onder je agenda, klikt, opent gewoon de e-mail.

Situatie 3: Je bericht als bijlage aan een taak hangen
1. E-mail kopiëren als nieuwe taak
a. Sleep het bericht met de rechtermuis naar het icoontje voor taken, links in je Outlookscherm, onder Contactpersonen.
b. Kies voor Hierheen kopiëren als Taak. Je mag ook nog kiezen of de e-mail er letterlijk in moet of alleen de inhoud als tekst voldoende is.
c. Vul de taak verder aan met einddatum en categorie.
d. Het bericht blijft staan in je inbox. Je hebt hem nu eigenlijk dubbel.

2. E-mail verplaatsen als nieuwe taak
a. Sleep het bericht met de rechtermuis naar het icoontje voor taken, links in je Outlookscherm, onder Contactpersonen.
b. Kies voor Hierheen Verplaatsen als Taak.
c. Vul de taak verder aan met einddatum en categorie.
d. Het bericht blijft staat niet meer in je inbox. Het zit in de verwijderde items. Had je deze graag in een mapje bewaard, dan moest je dit eerst doen (rechtermuis, slepen naar mapje, kies voor kopiëren). e. Inbox opgeruimd!

3. E-mail toevoegen aan bestaande taak.
Stel, je had een taak gemaakt om de agenda op te stellen voor de vergadering. Je krijgt vandaag een bericht binnen met informatie en bijlagen die je hiervoor nodig hebt. Dan is het verstandig om dit meteen toe te voegen aan de reeds bestaande taak.
a. Open de bestaande taak
b. Klik op het tabblad Invoegen
c. Kies voor Outlookitem. Je komt dan meteen in je postvak.
d. Klik daar op het bericht dat input bevat voor de taak.
e. Het bericht is gekopieerd als bijlage. Je kunt het meteen gebruiken als je aan het werk gaat met je taak.
f. Vergeet niet dat het bericht nog in je inbox staat. Gooi het daar weg!

Deze handelingen zijn feitelijk ‘Taakmanagement in Outlook’ en gaat verder dan bijvoorbeeld Getting Things Done. Het vraagt om discipline, maar je krijgt er veel voor terug: een waterdicht systeem waarop je kunt vertrouwen.

Cc’s in een andere kleur
Sneltoetsen Outlook mail
Regels maken in Outlook 2007
Training: Masterclass Outlook

Reageer op dit artikel