checklist

Checklist e-mailetiquette

Digitaal werken

Een mailcultuur verander je niet zomaar, maar je kunt in ieder geval wel een poging doen zodat je meer controle hebt over je mailbox. Met deze checklist voor e-mailetiquette kun je jouw e-mail fors minderen. Checklist: 1. Beschouw e-mail als een ‘andere’ vorm van post. Je papieren post doe je ook niet de hele dag door open, […]

Een mailcultuur verander je niet zomaar, maar je kunt in ieder geval wel een poging doen zodat je meer controle hebt over je mailbox. Met deze checklist voor e-mailetiquette kun je jouw e-mail fors minderen.

Checklist:

1. Beschouw e-mail als een ‘andere’ vorm van post. Je papieren post doe je ook niet de hele dag door open, maar behandel je in één keer. Kijk niet meer dan vier keer per dag in je inbox.

2. Beperk het gebruik van e-mail tot één uur per dag. Besteed de andere uren aan werk dat niet rechtstreeks door nieuwe binnenkomende e-mail wordt gestuurd.

3. Gebruik e-mail uitsluitend voor berichten die niet urgent zijn, dus alleen wanneer een antwoord binnen 24 uur niet noodzakelijk is.

4. E-mail dient uitsluitend om informatie met elkaar te delen. Gebruik e-mail nooit voor een-op-eengesprekken, discussies, meningsverschillen of emotioneel geladen boodschappen.

5. Rechtstreekse (face-to-face) communicatie en telefonisch contact verdienen de voorkeur boven e-mail. Dit geldt zeker bij dringende of complexe taken, zaken of vragen.

6. Respecteer de privacy van de afzender. Behandel vertrouwelijke e-mails voorzichtig. Stuur persoonlijk geladen boodschappen nooit door.

7. Stuur uitsluitend kopieën van berichten naar wie echt op de hoogte moet zijn of wie er expliciet om gevraagd heeft. Stuur geen cc’s naar verantwoordelijken om je vragen kracht bij te zetten.

8. Het gebruik van bcc en reply to all is verboden, tenzij je dat expliciet hebt afgesproken te gebruiken in specifieke situaties of met specifieke personen.

9. Forward berichten nooit meer dan twee keer. Forward nooit confidentiële informatie. Forward nooit berichten van collega’s naar externen.

10. Stuur geen bedankmails achteraf, maar bedank vooraf.

11. Kettingmails doorsturen is verboden. Sociale mails naar meer dan één persoon eveneens.

12. Beperk elke e-mail tot maximaal 150 woorden.

13. Gebruik je professionele mailadres uitsluitend voor professionele doeleinden. Om spam te vermijden mag het niet worden gepubliceerd op sites van derden.

14. Beperk het schrijven of beantwoorden van e-mails buiten de werkuren, tijdens weekends of vakanties.

Lees ook

Test: ben jij verslaafd aan je e-mail?

Verdieping

E-mail: voor- en nadelen [Vakbase]
Manage je mailbox in Outlook [workshop]
Masterclass Outlook [training]

 

Reageer op dit artikel