vraag & antwoord

Hoe kan ik zo goed mogelijk de mailbox van mijn directeur beheren?

Digitaal werken

1. Om e-mail voor een ander beheren moet je om te beginnen gemachtigd zijn voor de mailbox. Je hebt dan volledig inzicht in alle in- en uitgaande mail. Je directeur moet jou machtigen voor zijn mailbox, of jij kunt dit zelf vanaf zijn computer doen. Machtigen (in Outlook) gaat als volgt: – Ga in Outlook […]

1. Om e-mail voor een ander beheren moet je om te beginnen gemachtigd zijn voor de mailbox. Je hebt dan volledig inzicht in alle in- en uitgaande mail. Je directeur moet jou machtigen voor zijn mailbox, of jij kunt dit zelf vanaf zijn computer doen.
Machtigen (in Outlook) gaat als volgt:

– Ga in Outlook op ‘Outlook vandaag, mailbox’ staan en klik met rechtermuisknop.
– Ga naar Eigenschappen en kies daarna tabblad Machtigingen.
– Voeg jouw naam toe en ken een rol toe (met de rol van ‘redacteur’ kun je alles doen vanuit zijn mailbox).
– Klik daarna op Toepassen en OK.

Ga nu op ‘Postvak in’ staan en volg dezelfde procedure als hierboven. Nu is de machtiging ingesteld.

2. Op je pc kun je de mailbox van de directeur als volgt zichtbaar maken:
– Ga bovenin de menubalk naar Extra.
– Kies Services en dan Eigenschappen.
– Kies dan voor Geavanceerd.
– Voeg de naam van de mailbox van de directeur toe, kies Toepassen en daarna OK.
– Kies nu in de menubalk bovenin voor Beeld en daarna Mappenlijst.

Nu is de mailbox en het ‘Postvak in’ van je directeur zichtbaar in Outlook op jouw pc.
Je kunt nu alles filteren dat bij je directeur binnenkomt, zodat hij mails niet dubbel krijgt. Maak wel goede afspraken met je directeur. Wil jij bijvoorbeeld zo veel mogelijk e-mails afhandelen en selecteren wat hij zelf moet beantwoorden, of wil jij alle mail beantwoorden? Jullie moeten dat samen bepalen. Je kunt voor de directeur ook mappen aanmaken met bijvoorbeeld ‘privé’, ‘archiveren’, ‘reageren’ en dergelijke. Hou in de gaten dat die mails inderdaad behandeld worden. Hij kan deze berichten ook markeren, in de menubalk staan die opties onder ‘Extra’.

Reageer op dit artikel