vraag & antwoord

<strong>Bewaartermijn documenten</strong>

Digitaal werken

Kunnen jullie mij informeren over de bewaartermijn van bijvoorbeeld directiestukken, vergaderverslagen et cetera?

De bewaartermijn van notulen en besluitenlijsten ligt niet wettelijk vast. Daarom kun je het beste aanhouden dat je notulen en dergelijke in elk geval bewaart zolang ze van belang kunnen zijn. Ook moet je kijken om wat voor vergadering het gaat. Een verslag van een wat informeler werkoverleg hoef je minder lang te bewaren dan dat van een belangrijke directievergadering.

Voor andere bedrijfsdocumenten bestaan er wél officiële bewaartermijnen. De termijn die het meest gehanteerd wordt, is die van zeven jaar. Deze geldt onder andere voor:

  • jaarrekeningen
  • winst- en verliesrekeningen
  • facturen
  • grootboekadministratie
  • debiteuren- en crediteurenadministratie
  • loonadministratie
  • stukken over ontbinding van een rechtspersoon

 

Vernietigen
Na de verplichte bewaartermijn van documenten is het bijvoorbeeld voor de belastingdienst niet meer noodzakelijk dat je de documenten bewaart. Je kunt dan de betreffende documenten (laten) vernietigen. Het is  wél handig de documenten nog digitaal op te slaan, voor het geval dat…

Meer informatie over het archiveren van stukken vind je in het maartnummer 2012 van Management Support Magazine.

Hoe lang moet je personeelsgegevens bewaren?
In drie stappen ‘schoon schip’
Hoe werkt autoarchiveren in Outlook?
Boek: Digitaal archiveren
Training: Digitaal Archiveren

Reageer op dit artikel