checklist

Checklist schoonmaak: zeven tips

Faciliteren

Voor minder geld een schoner gebouw

Schoonmaken is een vak apart waar je het liefst niet zelf aan begint. Wie slim uitbesteedt, heeft voor minder geld een schoner gebouw. Hier volgen zeven tips.

  1. Doe je huiswerk
    Voordat je de schoonmaak gaat uitbesteden, kijk je eerst kritisch naar wat er nu eigenlijk schoongemaakt moet worden. Maak een ruimtebestand. Dat wil zeggen dat je de functie aangeeft van iedere ruimte die moet worden schoongemaakt. Daarnaast het aantal vierkante meters van muur tot muur en de vloerafwerking. Maak daarna een kwaliteitsontwerp. Daarin bepaal je hoe schoon je het gebouw wilt hebben. Alles perfect schoon is onbetaalbaar. Ieder gebouw vervuilt dus een beetje. Je moet zelf aangeven wat nog acceptabel is. Moet er iedere dag gestofzuigd worden of is eens per week ook voldoende?
  2. Vergelijk offertes
    Vraag offertes aan bij drie of vier bedrijven. Niet meer. Alleen als een schoonmaakbedrijf een redelijke scoringskans heeft, is men over het algemeen bereid een uitgebreide (kosteloze) offerte te maken. Offertes van schoonmaakbedrijven die niet de moeite nemen om te komen kijken, kun je beter meteen aan de kant leggen. In de uiteindelijke offertes moet een calculatie staan van het aantal schoon te maken uren, het aantal uren controle en toezicht en het uurtarief. Dit uurtarief moet inclusief schoonmaakmaterialen en -middelen zijn. Door de totaalprijs per jaar te delen door het aantal vierkante meters, krijg je de prijs per vierkante meter per jaar. Deze prijzen kun je vervolgens vergelijken met kentallen in de markt. Die kentallen vind je in verschillende publicaties.
  3. Het contract
    Let er bij het sluiten van het contract op dat het schoonmaakbedrijf de voorwaarden van de brancheorganisatie OSB hanteert. In deze voorwaarden is een aantal belangrijke zaken geregeld, waaronder de opzegtermijn van drie maanden. Verder moet vastgelegd zijn welke kwaliteit je wenst. Dus met andere woorden hoe vaak het mag voorkomen dat iets niet of niet goed is schoongemaakt. Dat kan worden vastgelegd door te verwijzen naar NEN-norm 2075. De in deze norm gebruikte methode om de kwaliteit van de schoonmaak te meten, vereist wel enige training. Je kunt zelf een vierdaagse cursus doen of het meten uitbesteden aan een schoonmaakmakelaar die zo’n vier tot zes keer per jaar bij u komt controleren. Dat kost geld, maar bij het afsluiten van het contract kun je bedingen dat de kosten voor rekening van het schoonmaakbedrijf zijn.
  4. Overdag of ’s avonds
    ’s Avonds schoonmaken ligt het meest voor de hand, maar in de praktijk is dit niet altijd het handigst. De toegangsbeveiliging en sleutelcodes komen op deze manier in handen van mensen buiten uw bedrijf. Bovendien zijn veel industrieterreinen ’s avonds uitgestorven en is het voor schoonmaakpersoneel vaak onplezierig om er te werken. Overdag schoonmaken lijkt storend, maar dat blijkt in de praktijk erg mee te vallen. Met een beetje flexibiliteit van beide kanten kan het best. Het scheelt in de beveiliging en de stookkosten. Een bijkomend voordeel is dat er zicht is op de schoonmaak. Je kunt zien of ze ook doen wat er in het contract staat.
  5. Help de schoonmakers
    Zorg dat uw gebouw gemakkelijk schoon te maken is in de tijd die ervoor staat. Dat kun je doen door van bovenkanten van kasten en vensterbanken geen vergaarplaatsen voor rommel te maken. Ruim je bureau geregeld op en laat anderen hetzelfde doen. Een schoonmaker heeft meestal instructies om niets op een bureau te verplaatsen en kan dus geen bureau schoonmaken dat is bezaaid met rommel. Let op met kabels. Grote bossen op de vloer maken het schoonmaken lastig.
  6. Combineer
    Het kan voordelig zijn het schoonmaken van het gebouw en het wassen van de ramen te combineren. Doe dat alleen als een schoonmaakbedrijf een eigen glazenwasserij heeft. Als dat niet het geval is, moet het schoonmaakbedrijf het glazenwassen ook inkopen en betaal je daarvoor een provisie aan het schoonmaakbedrijf. Voor een schoonmaker die toch met een werkwagen door het gebouw loopt, is het een kleine moeite om op de toiletten handdoeken en zeep aan te vullen. Het kan dus voordelig zijn om dat ook bij de contractbesprekingen mee te nemen.
  7. Controleer
    Als het schoonmaakwerk te wensen overlaat, wordt dat vaak het eerste duidelijk bij de entree en het sanitair. Als die langzaam vervuilen, wordt het tijd om aan de bel te trekken.

Bron: Facto.nl

Je inbox: schoonmaken en schoonhouden!
Facilitair manager aanstellen
Bespaartips voor kantoor
Binnenklimaat op kantoor
Boek: Inkopen… doe je zo!
Training: Inkopen voor managementondersteuners

Reageer op dit artikel