blog

Help, onderbezetting! 5 tips

Geen categorie

Onderbezetting op de backoffice, het komt veel voor in deze tijd. Een collega gaat uit dienst en wordt niet vervangen. De volgende wordt langdurig ziek. Een ander gaat die lang tevoren geboekte reis maken. En daar zit je ineens met zijn tweeën, waar je de club een jaartje geleden nog met zijn vijven voorzag van secretariële dienstverlening. Vijf tips…

Meestal verwachten je interne klanten dat het serviceniveau ongewijzigd blijft. Je had die cursus stresshantering gehad, toch? En echt, dit klusje is ‘maar vijf minuten werk’. Voor je het weet beland je in een gespannen werkrelatie met collega’s, waarbij gemopper niet van de lucht is. Energievretend! Je kostbare tijd en aandacht worden in beslag genomen. Door wrijving die ontstaat. En door de ruimte die jouw gepieker daarover in je hoofd inneemt.

Wil jij het anders? Lees deze 5 tips voor een mindset die de basis legt voor voortvarend handelen vanuit rust.

1. Denk in prioriteiten. Neem ’s morgens de tijd om vast te stellen wat die dag echt moet gebeuren en begin daar direct mee. Bedenk bij iedere onderbreking of die belangrijker is dan de top 3 van jouw lijstje. Telefoon opnemen? Daar kun je niet omheen. Iedere daaruit voortkomende actie direct afhandelen? Niet per se. Houd je top 3 als rode draad in gedachten gedurende de dag, dan doe je de juiste dingen op het juiste moment.

2. Denk mild. Denken in schuld heeft weinig zin en je wordt er niet vrolijk van. Tuurlijk kost het tijd om je fout te herstellen. Jazeker heeft je manager een deadline gemist waardoor jij een nieuwe vergaderafspraak moet maken. Het helpt echter niet om jezelf op je donder te geven. Of je manager af te branden. Bedenk dat je het zo goed doet als je op dit moment kunt. En je manager waarschijnlijk ook, op zijn of haar manier. Je streeft uiteindelijk allebei hetzelfde doel na: dat het werk gedaan wordt en de klant bediend. Mild denken scheelt veel energie. Het houdt de communicatie open, vlot en makkelijk. En geeft dus tijdwinst.

3. Denk in duidelijkheid. Je interne klanten hebben weinig zicht op jouw werkzaamheden en kunnen geen gedachten lezen. Bedenk dus waar duidelijkheid nodig is, bijvoorbeeld over welke service wel en niet mogelijk is. En verschaf die helderheid.

4. Denk in hulpbronnen. Bedenk wie (hoger in de organisatie) jou kan steunen bij de communicatie over wijzigingen in de dienstverlening. Bedenk waar “handjes” beschikbaar komen. Regel ze! En zijn die handjes er niet, bekijk dan http://www.youtube.com/watch?v=Vm5h_V1OCJ0&feature=youtu.be. Een bijzonder en inspirerend filmpje over het vinden van hulpbronnen binnen en buiten jezelf, ondanks verre van ideale omstandigheden.

5. Denk in oplossingen. Begin bij wat je wél voor iemand kunt en wilt doen. Zoom in op het stuk van de oplossing dat jij de ander biedt. Daarmee creëer je begrip voor de momenten waarop je ‘nee (niet nu)’ zegt.
Veel succes met het creëren van rust in je hoofd en daarmee in je acties!

Heleen ter Avest van Invest Coaching & Training helpt assistants om met vertrouwen en plezier de lead te nemen op hun werk. Zij schreef het gratis e-bookje “Feedback de baas – 9 succesfactoren voor in je verander(en)de rol van assistant”. Zie www.investcoaching.nl.

Reageer op dit artikel