nieuws

Je mailbox tijdens je vakantie: tips

Geen categorie

De vakantie breekt aan, je probeert nog van alles af te ronden dan wel over te dragen. Als er al iets over te dragen valt, want misschien heb je helemaal geen achtervang. Wat je in elk geval kunt doen, is je mailbox goed inregelen, zodat je overzicht houdt als je terug bent. Hier volgen praktische tips van Roel Peeters.

De vakantie breekt aan, je probeert nog van alles af te ronden dan wel over te dragen. Als er al iets over te dragen valt, want misschien heb je helemaal geen achtervang. Wat je in elk geval kunt doen, is je mailbox goed inregelen, zodat je overzicht houdt als je terug bent. Hier volgen praktische tips van Roel Peeters.

Tijdens je vakantie wil je eigenlijk twee dingen:

  • Je klanten en relaties moeten weten dat je er niet bent én wanneer je terug bent.
  • Je wilt na je vakantie niet bedolven worden onder een berg e-mails.

Afwezigheidmelding
Vertel in elk geval dat je er niet bent

De meest voor de hand liggende is dat je de ‘Out of Office’/ Afwezigheidsassistent instelt. Geef daarin aan wanneer je weer bereikbaar bent en verwijs naar je eventuele vervanger.
In Outlook 2003 en 2007 doe je dit via Extra/Opties.
In Outlook 2010 via Bestand/Info/Automatisch Antwoorden. Bedenk bij deze laatste dat je een andere mededeling kunt doen binnen en buiten je organisatie.

afwezigheidsassistent binnen de organisatie

en

afwezigheidsassistent buiten de organisatie

Frisse start na de vakantie door Outlook-regels
Je kunt een stapje verder gaan door meteen een regel toe te voegen die al je berichten verplaatst.  
Twee interessante opties:

a)      Stuur al je e-mail automatisch door naar je achtervang.

b)      Maak een ‘Vakantiebox’ aan (rechtermuisklik op ‘postvak in’ en kies voor ‘nieuwe map’, geef deze vervolgens de naam ‘Vakantiebox’) en laat je e-mail daarin automatisch opslaan.

vakantieregel

Het is altijd mogelijk om met deze map te delen met je vervanger (rechtermuis/mapmachtigingen) zodat zij de belangrijkste mail alsnog kan beantwoorden. Het leuke is dat daar niet op gerekend wordt. Mooie service dus die je onverwacht aanbiedt!
Meld via de afwezigheidassistent wanneer je weer begint met het behandelen van die e-mail en dat je start met de laatst ontvangen e-mail. Vraag eventueel om dringende boodschappen later opnieuw te verzenden, zodat je weet wat werkelijk belangrijk was.

Adempauze
En wat vind je van deze tip: zet de datum dat je weer aanwezig bent één dag verder dan werkelijk. Die dag kun je ongestoord je inbox leegmaken want niemand verwacht dat je weer aan het werk bent. Dat geeft lucht.

Doorsturen naar privémail
Nu je toch met Outlook-regels bezig bent kun je zoeken naar meer mogelijkheden. Zo kun je berichten van voor jou belangrijke personen automatisch naar je privé-adres doorsturen. Het leuke is, deze personen hebben een afwezigheidsmelding gehad, dus ze verwachten geen antwoord…

Schoolvakanties
Alle officiële schoolvakanties in je agenda zetten? Daarvoor surf je naar http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/schoolvakanties/ en voeg je de vakanties toe aan je Outlookagenda. Gebruik het terugkeerpatroon, zet de status op ‘beschikbaar’ en de tijd op ‘hele dag’, want het is nog niet zeker dat je dan vrij bent. Jezelf op dat moment vrij plannen is dan snel geregeld.

Reageer op dit artikel