nieuws

Heldere socialmediacode maken: 4 tips

Geen categorie

Wat mag je als werknemer wel en niet doen op social media? Vaak is dat niet duidelijk geformuleerd. Terwijl verkeerd gebruik enorme reputatieschade kan opleveren. Vier tips hoe een heldere socialmediacode te maken.

Wat mag je als werknemer wel en niet doen op social media? Vaak is dat niet duidelijk geformuleerd. Terwijl verkeerd gebruik enorme reputatieschade kan opleveren. Vier tips hoe een heldere social media code te maken.

Onderzoek van informatiebeheerder Iron Mountain liet onlangs zien dat bijna de helft van de Nederlandse bedrijven de eigen regels omtrent social media wisselvallig en onduidelijk vindt. Jeroen Strik, directeur Benelux en Duitsland van Iron Mountain, voorziet je van tips hoe je wél een duidelijke socialmediacode opstelt.

Betrek meerdere afdelingen bij het opstellen van de code
Strik: ‘Het feit dat het opstellen van een socialmediacode vaak bij P&O neergelegd wordt, laat wel zien dat veel bedrijven social media als een bedreiging zien. Van P&O wordt dan verwacht dat zij regeltjes opstelt voor het personeel over wat wel en niet mag op social media. Maar het moet een onderdeel worden van de algemene communicatiestrategie en dat doe je door er juist meerdere afdelingen bij te betrekken. Zo kun je de kansen die social media geeft – de organisatie profileren naar de buitenwereld – goed benutten. Dus leg het niet alleen bij P&O neer, maar zet een bedrijfsbrede werkgroep op waar ook Marketing, Juridisch en IT betrokken worden. Als je het breder trekt heeft zo’n code meer slagkracht.’

Maak bedrijfsaccounts aan
Strik: ‘Het tij valt niet te keren. In plaats van social media te zien als een bedreiging kun je ze beter strategisch inzetten. Door zelf bedrijfsaccounts aan te maken op bijvoorbeeld Twitter, LinkedIn en Facebook, maak je voor personeel de scheiding duidelijk tussen zakelijk en privégebruik en kun je de communicatie als bedrijf beheren. IT kan in de gaten houden wat er allemaal geuit wordt en kan ervoor zorgen dat alles wat over deze kanalen loopt, goed vastgelegd wordt. Zo kun je bijhouden wat er getwitterd wordt over het bedrijf en of de inhoud van die officiële tweets volgens de richtlijnen is. Maar ook de andere kant op: zo kun je zien wat er op de markt speelt en daar via de bedrijfkanalen weer op inspelen.

Breng de risico’s in kaart
Strik: ‘Je kunt pas goed beleid maken als je weet wat de risico’s zijn die verkeerd gebruik met zich mee kunnen brengen. Gevoelige informatie kan op straat komen te liggen en het gebruik kan virussen binnenlaten die gevoelige bedrijfsinformatie kunnen stelen. Om de risico’s in kaart te brengen zet je niet alleen P&O en de juridische afdeling in, maar bijvoorbeeld ook de marketingafdeling. Die kent de klanten goed en weet precies welke informatie een klant kan raken.’

Maak social media een onderwerp in de bedrijfscultuur
Strik: ‘Vaak proberen bedrijven de codes te richten op wat medewerkers in hun privétijd over het bedrijf schrijven, maar juist die privé-uitingen zijn lastig te sturen. Je kunt beter sturen op een cultuur waarin medewerkers begrijpen wat de consequenties zijn van verkeerd gebruik. Ze moeten begrijpen dat de grenzen van privé en zakelijk vervagen, en weten hoe daarmee om te gaan. Dat doe je niet door alleen een documentje rond te sturen met regeltjes, maar door te communiceren dat het méér is dan alleen een gedragscode!

Bron: gidsonline.nl 

Reageer op dit artikel