checklist

Organisatiedoelen: SMART

Plannen en organiseren

Weet jij precies wat de doelstellingen van jouw bedrijf of afdeling zijn? En weet jij precies waar jouw collega’s op dit moment mee bezig zijn?

Grote kans dat je deze vragen niet met een volmondig ‘ja kunt beantwoorden. De eerste stap op weg naar een goede organisatie van je werk is duidelijkheid verkrijgen over de doelen van je organisatie en/of de afdeling waar je werkt. Vaak zijn doelen vaag geformuleerd. Waarschijnlijk herken je dat wel. Daarom is er één voorwaarde waaraan alle doelstellingen zouden moeten voldoen: ze moeten SMART zijn geformuleerd.

Wat is ook al weer dat SMART formuleren?

S             Specifiek
Een specifiek geformuleerd doel is makkelijker te bereiken, omdat duidelijk is wat het verband is tussen het doel en de activiteiten die je ervoor moet verrichten. Hoe werkt dit in de praktijk? Om een doel specifiek te beschrijven, kun je gebruikmaken van de checklist met de 6 W-vragen:

  • Wat willen we bereiken?
  • Wie zijn erbij betrokken?
  • Waar gaan we het doen?
  • Wanneer gebeurt het?
  • Welke delen van de doelstelling zijn essentieel?
  • Waarom willen we dit doel bereiken?

M            Meetbaar
Als je je doel kunt meten, kun je ook vaststellen of je dat doel bereikt hebt. Je kunt een doel meetbaar maken door het te kwantificeren (getallen: bijvoorbeeld de hoeveelheid opdrachten, geld: een bepaalde vastgestelde omzet die je wilt halen) of door het mogelijk te maken het met ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden.

A             Acceptabel of actiegericht
Dat een doel acceptabel moet zijn, speelt vooral als er verschillende mensen bij dit doel zijn betrokken. Het is dan van belang een groot draagvlak voor dit doel te creëren.
Doelen die actiegericht zijn, nodigen uit tot actie en geven energie. Een doel is daarom altijd positief geformuleerd.

Dus niet:    “Hier heb ik het niet naar mijn zin, dus wil ik werken in een leuke organisatie.”
Maar:         “Over twee jaar wil ik als directiesecretaresse werken in het bankwezen.”

R             Realistisch of resultaatgericht
Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de personen die het plan moeten uitvoeren de benoemde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende kennis, capaciteit, middelen en bevoegdheden?
Een te ambitieus doel kan frustreren in plaats van motiveren. Aan de andere kant: een (te) eenvoudig bereikbaar doel is onvoldoende uitdagend.

T             Tijdgebonden
Het is belangrijk een tijdslimiet aan je doelstellingen te hangen. Zo kun je op gepaste tijden bekijken of je je doelstellingen hebt bereikt of dat je ze moet bijstellen. Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum.

Twee voorbeelden van SMART-doelen:

  • Ik wil in de komende drie maanden het relatiebestand van mijn afdeling opgeschoond hebben, zodat er geen dubbele gegevens meer in voorkomen.
  • Ik wil in het komende jaar een managementopleiding afronden, zodat ik over drie jaar een leidinggevende positie heb in een middelgrote organisatie.

Wat zijn SMART-doelen?
Hoe maak ik als leidinggevnde voor de functioneringsgesprekken duidelijke werkafspraken met de medewerkers van het secretariaat?
Ik ben sinds kort leidinggevende van een vakgroep secretaressen. Wat wordt er van een vakgroepleider verwacht?
Doelstellingen formuleren voor evenementen
Boek: Nieuwe maakbaarheid
Training: Masterclass Regie 

Reageer op dit artikel