checklist

Tips voor een opgeruimde werkplek

Plannen en organiseren

Kijk jij ook weleens om je heen en vraag je je af waarom je in vredesnaam vijf markers, een stapel papier van een afgerond project, drie dikke woordenboeken en memoblaadjes met kladopmerkingen die sinds eind vorig jaar niet meer relevant zijn op je bureau hebt liggen? Dan is het tijd om op te ruimen. Hieronder wat handige tips om je op weg te helpen. 

Tips voor een opgeruimde werkplek

Zo krijg je een opgeruimde werkplek:

1. Ruim alle kantoorartikelen op die je niet gebruikt of nodig hebt

De kans is groot dat je die plakbandautomaat op je bureau nooit meer gebruikt. Hetzelfde geldt voor de markers en de bak met pennen. Je hebt aan één pen en aan één marker genoeg. Gooi de rest allemaal weg, zeker de pennen die toch niet meer werken.

2. Bewaar alleen de noodzakelijke papieren

Veel mensen vinden het eng om documenten, brieven en aantekeningen weg te gooien. Als een project of activiteit nog loopt, is het prima om de betreffende papieren te bewaren (zolang je het logisch opbergt). Maar voor het opgeruimde gevoel is het goed om kritisch te zijn op wat je écht nog nodig hebt. Archiveer zo veel mogelijk alleen definitieve versies. En zorg er daarnaast voor dat dossiers van afgeronde projecten volledig zijn.

3. Label je documenten

Of je nu offline of online werkt: dankzij labels kan je alles terugvinden. Wees consequent in het benoemen van categorieën. Begin bijvoorbeeld steeds met het jaartal en dan de projectnaam. Als je afkortingen gebruikt, maak dan een documentje aan waarin je deze vastlegt. Meer tips nodig over het labelen van je documenten? Lees dan deze tips van Roel Peeters. 

4. Koppel het fysieke aan het digitale archief

Verreweg de meeste documenten worden nu digitaal gemaakt en bewaard. Vaak zijn het vooral de papieren met handtekeningen die, als aanvulling op het digitale dossier, bewaard moeten blijven. Zorg dat je het papieren en het digitale archief op dezelfde manier categoriseert. En dat je op de computer niet alleen je documentmappen, maar ook je e-mail op dezelfde manier indeelt. Als je dan bijvoorbeeld een getekend document bij een e-mail zoekt, kun je het zo terugvinden.

5. Hou een notitieblok bij de hand

Gedurende de dag is er vaak van alles wat je toch even snel opschrijft. Tijdens een telefoongesprek, een kort gesprek met een collega of een ideetje wat je te binnen schiet. Dat kun je natuurlijk direct op de computer noteren, maar een simpel schrijfblok of schrift met een pen werkt vaak net zo effectief.

Reageer op dit artikel