checklist

Zaal boeken: 13 technische tips

Plannen en organiseren

Als je een zaal nodig hebt voor een meeting, kies je vaak voor een gemakkelijk bereikbare gastvrije locatie met ruime parkeergelegenheid, uitstekende service en een frisse uitstraling. Maar welke technische eisen stel je aan een zaal? 13 tips.

Zaal boeken: 13 technische tips

Zaalafmetingen

  • Voor een goede projectie en goede warmteafvoer wil ik een zaalhoogte van minimaal 2,8 meter. Bij zalen langer dan 10 meter moet de hoogte 1,25 meter + een zesde van de lengte zijn. In oude hotels zijn veel zalen vaak te laag.
  • Om te voorkomen dat ik in een te kleine zaal gezet word, hanteer ik deze normen:
    Voor N personen in theateropstelling wil ik buiten het sprekersgedeelte (podium), minimaal N vierkante meters. In schoolopstelling 80 procent meer.
    Met tafels in U-vorm moet 3 x de zaallengte in meters + 1,5 x de breedte groter zijn dan N+16. In een ruimte van 6 bij 6 zou ik dus slechts 11 cursisten in U-vorm stoppen.

Meubilair

  • De meeste mensen zitten onprettig op stoelen zonder armsteunen en met een harde zitting. Weg dus met veel van die harde kunstof designstoelen.
  • Stoelen moeten 70 cm uit elkaar staan om uit de comfortzone van je buurman te blijven. Daarom moet een tafel voor twee personen ook minstens 140 cm effectieve zitbreedte hebben.
  • De tafeldiepte moet zeker 60 cm zijn, anders valt alles eraf. Niet door jou, maar door het colbertje van de man die voor jou langs gaat. Laat daarom tafelrijen ook minstens 85 cm van elkaar zetten, liefst meer.
  • Laat je gasten niet als kleuters aan een tafel zitten. Een tafelblad mag niet meer dan 30 cm boven de stoelzitting uit komen. Probeer maar eens als het een paar centimeter meer is.
  • Bij U-opstellingen is voor veel vrouwen belangrijk dat de tafels frontpanelen hebben.

Klimaat

  • Is er een klimaatinstallatie met koeling? Die je ook nog zelf kunt regelen? Want centrale instellingen zijn zelden optimaal. Een half leeg congres met aandachtig luisterende vouwen vraagt een andere temperatuurinstelling dan een workshop vol drukke mannen.
  • Zijn er trouwens vensters te openen om in een pauze snel de lucht binnen te laten? Hoe vaak is er wel een luchtbehandeling maar staat deze te veel op recyclen in plaats van verversen? Slaap lekker!
  • De klimaatinstallatie mag ook niet te veel herrie maken. Samen met alle andere apparatuur is de norm 45 decibel.

Licht

  • Kun je zelf het zonlicht weren? Centraal bediende zonweringen lijken luxueus maar doen niet altijd wat je wil.
  • Is er voor donkere tijdstippen voldoende kunstlicht? Met kroonluchters of halogeen spots is de verlichting vaak onvoldoende. De norm voor vergaderruimtes is minimaal 300 Lux op tafelbladhoogte. Je hoeft het als boeker niet te kunnen meten, maar de accommodatie moet het weten.

Het podium

  • Wie een vlakke zaal huurt voor een congres of vergadering met meer dan acht rijen heeft een podium nodig van tenminste 40 centimeter. Bevat je programma ook acteerspel, en ben je met 250 mensen, dan moet het podium zeker 90 centimeter zijn. Als 500 mensen niets op het podium mag ontgaan heb je een hoogte van 1,25 m nodig.

Veel succes met je volgende site inspection!

Auteur: Ton Soons, directeur Vergaderhamer.nl

Reageer op dit artikel