checklist

Planning maken: praktische tips

Plannen en organiseren

Hoe zorg je voor een goede planning? De trainers Peter Vos en Karen Visser zetten de belangrijkste tips op een rij.

Planning maken: praktische tips

Peter Vos geeft onder andere de training Timemanagement en Karen Visser is trainer en werkplekcoach en geeft de training Tijd-, taak- en energiemanagement.

Planning: plan je stappen in

Karen: “Veel klussen bestaan uit verschillende stappen. Bedenk op welke momenten je stappen gezet moet hebben om de deadline te halen. Plan deze stappen in.”

Plan prioriteitengesprekken

Peter: “Plan gesprekken met je manager waarin je bespreekt welke prioriteiten je hebt gesteld. Dit hoeft maar een kort gesprek te zijn van hooguit vijf minuten. Laat hem of haar weten welke werkzaamheden je voorrang geeft, en overleg of dit de juiste keuzes zijn.”

Ken je gouden uren

Karen: “Er zijn klussen die veel aandacht van je vragen. En in een werkweek zijn er vaak vaste momenten waarop je veel energie hebt, en weinig afgeleid wordt. Plan belangrijke klussen juist dan in.”

Knip olifantenklussen op

Peter: “Sommige klussen zijn zo groot dat je er tegenop ziet. Knip deze op in behapbare blokken. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je telkens één hoofdstuk schrijft van een verslag. Het geeft voldoening om te merken dat je telkens een stap verder komt.”

Houd het simpel en behapbaar

Karen: “Je moet het niet moeilijker maken dan het is. Je kunt je bijvoorbeeld voornemen om vandaag drie taken van je takenlijst af te ronden. Daar zijn geen ingewikkelde planningen voor nodig. En je kunt tevreden zijn als dat werk aan het einde van de dag af is.”

Laat je niet afleiden door ad-hocklussen

Peter: “Ad-hocklussen zijn vaak leuker dan geplande werkzaamheden. De verleiding is groot om je af te laten leiden. Bedenk hoe heerlijk het is om aan het einde van de dag je geplande werk af te hebben. Dit helpt om de juiste focus te houden.”

Leer zelf ook beter plannen

In een uitgebreid artikel geven Peter en Karen handvatten om beter te plannen. Ook al heb je als managementondersteuner veel te maken met ad-hoc werk, een goede planning zorgt ervoor dat je deze ad-hoc klussen beter kunt opvangen.

Ben je ook chronisch druk en begin je achter de feiten aan te lopen? In de training Timemanagement word je bewust gemaakt van je werkgewoontes, werksysteem en planning en ga je aan de slag met een actieplan. Zo kom je tot een werkbare planning. Of volg de training Tijd-, taak- en energiemanagement, en word met meer plezier productief.

Reageer op dit artikel