checklist

Agendabeheer: 22 tips voor meer zuurstof in je agenda

Plannen en organiseren

Agendabeheer: 22 tips voor meer zuurstof in je agenda

Is je agenda dicht geplamuurd en snak je naar meer ruimte en zuurstof? Zijn jouw dagen te vol en voel je je gestrest? Dan is het tijd voor een andere aanpak. Met deze adviezen haal je je agenda uit de reanimatiekamer en geef je jezelf meer ademruimte en rust in je hoofd.

Of je nou je digitale Google agenda voor al je afspraken gebruikt, of ouderwets eentje van papier. Deze tips gelden voor beiden. Soms moet je alleen van ‘schrijven’, ‘typen’ maken. Geef jouw agenda, en jezelf, wat meer ademruimte met deze tips.

1. Werk met één agenda voor je werk- en privéafspraken

Door met één agenda te werken ben je het meest efficiënt. Je hebt overzicht en je vermijdt overlap. Kijk of je werk en privé bijvoorbeeld met verschillende kleuren kan markeren voor meer overzicht.

2. Noteer afspraken en to do’s altijd meteen in je agenda

Door afspraken gelijk op te schrijven zorg je ervoor dat je niks vergeet. Vermeld er ook alle nodige informatie bij. Stel het invullen van je agenda niet uit, want ‘dat onthoud ik wel’ verandert meestal in ‘oeps, vergeten’.

3. Noteer voor langere periode alle terugkerende afspraken

Feestdagen, vaste wekelijkse vergaderingen, activiteiten van de kinderen, je routinetaken, je vakantie… Zet ze er gelijk in voor de aankomende weken/maanden. Die zul je dan zeker niet over het hoofd zien.

4. Noteer niet alleen afspraken met anderen, maar ook die met jezelf

Onthoud dat een afspraak met jezelf even belangrijk is als een afspraak met een klant, met een collega of met je baas. Zo kan af en toe een koffie- of park-date met jezelf hetgeen zijn wat je nodig hebt om even op adem te komen. Zet deze daarom ook in je agenda. Zo zijn bepaalde sporten of hobby’s ook belangrijke afspraken met jezelf.

5. Leg de ‘grote keien’ eerst in je agenda

‘Grote keien’ zijn die dingen die je energie geven zoals vakantie of tijd voor jezelf en je gezin, die momenten die het meest belangrijk zijn voor jouw geluk. Daar bouw je dan de ‘kleine keien’, alle andere afspraken en to do’s, omheen. Ga je andersom te werk, dan ligt je agenda vol met kleine keien en zul je nooit tijd vinden om je batterijen op te laden.

Over Sara Van Weesenbeeck

Sara Van Wesenbeeck is life & business coach, professional organizer, mediator, spreker en een veelgevraagd expert in de media. Ze is onder meer auteur van het boek ‘Rust in je huis en je hoofd’ en van ‘Het handboek voor de spitsuurvrouw’. Met haar bedrijf Barking Dogs zet ze drukbezette professionals, ondernemers en spitsuurvrouwen in de juiste versnelling voor effectiever, prettiger en succesvol leven en werken.

6. Wees kritisch wat er in je agenda terechtkomt

Zeg niet te snel ‘ja’ op een verzoek en denk twee keer na voor je een afspraak noteert. Een lege pagina in je agenda kan heel snel en makkelijk vollopen als je even niet oplet.

7. Plan je taken en werkzaamheden niet al te strak in.

Afspraken kunnen altijd uitlopen. Geef jezelf tijd om van de ene naar de andere vergadering te lopen, of 10 tot 15 minuten tijd voor een plas- of snack pauze. Door jezelf iets meer tijd te gunnen en meer tijd in te plannen voor een afspraak, raak je minder in de stress als iets 10 minuten langer doorgaat dan verwacht.

8. Plan niet meer dan zes (bij voorkeur zelfs minder) van de acht uur vol

Hoe vaak gebeurt het wel niet dat taken tussendoor op je bureau of in je inbox belanden? Sommigen kunnen wachten tot later; deze kun je dan ook gelijk inplannen. Maar er zijn ook taken die nu moeten gebeuren. Daarom is het handig om niet meer dan zes uur (liefst minder) in te plannen in je agenda.

9. Houd elke dag een halfuur vrij voor onverwachte taken

Als je agenda al erg vol zit voor een dag en er taken die dag bijkomen, kun je wel eens in de knoop raken met deadlines. Daarom is het handig om een halfuur vrij te laten om onverwachte taken te verwerken of achterstand in te halen.

10. Houd rekening met reistijd

Noteer reistijd bijvoorbeeld als begintijd van je afspraak. Zo zorg je ervoor dat je genoeg tijd hebt om (ruim op tijd) bij een afspraak aan te komen. Houd hierbij ook rekening of je met de auto gaat of met openbaar vervoer, een onverwachte file of trein die uitvalt kan je reis wat langer maken. Door hier rekening mee te houden ben je dan of op tijd, of niet heel erg te laat voor een afspraak.

Met meer plezier productief zijn

Met meer plezier productief zijn

11. Plan minstens een kwartier tussen vergaderingen of afspraken.

Geef je brein de kans om te archiveren en zich klaar te maken voor een volgende opdracht. Als een vergadering niet uitloopt is dit ook een fijn moment om een vergadering even samen te vatten of een e-mail naar iemand te sturen, mocht dat nodig zijn. Doe dit alleen voor niet langer dan 5 of 10 minuten, zodat je echt je brein even rust geeft.

12. Plan één vergadervrije dag in de week.

Door sowieso één vergadervrije dag te hebben, heb je wat tijd voor jezelf om naar je taken te kijken. Natuurlijk ben je daar de hele week mee bezig, maar soms kan een vergadering je onderbreken als je net lekker bezig bent. Door een vergadervrije dag te hebben kun je (iets meer) ongestoord ergens mee aan de gang.

13. Houd elke week twee dagdelen vrij die je zelf kunt invullen

Door dagdelen vrij te houden heb je deze als back-up. Mocht er onverwachts een grote opdracht op je afkomen, dan heb je hier ruimte voor. Ook kan dit een mooi moment zijn om achterstallig werk bij te werken of je archief weer eens te organiseren. Geen nood: je zult heus niet zitten duimendraaien, want er is werk genoeg.

14) Plan één keer per week een moment voor vervelende-klussen 

Ja, ook die moeten gedaan worden. Plan het bijvoorbeeld op vrijdagnamiddag. Je kunt dan opgelucht aan het weekend beginnen! Door de klusjes gehad te hebben en ze niet bijvoorbeeld op zaterdagmiddag te doen, houd je, je hele weekend over om tot rust te komen van je drukke week.

Ook neig je er misschien naar, als je deze taken voor zaterdag bewaard ze heel lang uit te rekken, zo laat mogelijk te doen, of ze heeeeul langzaam te doen. Dan is gelijk je hele zaterdag (of zondag) weg, zonde! Doe daarom de vervelende klussen of op vrijdag of een andere middag die je vrij hebt.

15. Focus minstens één keer per dag

Reserveer een tijdblok waarin je aan één stuk kunt doorwerken. Schakel op die momenten ook je smartphone uit. Voor die lastige of grote klus is het misschien nodig om al je focus en energie te hebben. Daarom is het vaak ook handig om dit ’s ochtends of na de lunch in te delen en niet laat op de middag. Je hebt dan namelijk al veel energie verbruikt en dat maakt focussen ook lastiger.

16. Afspraak verplaatsen? Plan die meteen opnieuw in

Anders vergeet je afspraken of gaan ze verloren. Zonde als het gaat om dat belangrijke gesprek met je manager of lunch met je zus. Zelfs als je denkt dat het ook wel kan wachten, zoals een niet-werk gerelateerde afspraak, plan deze alsnog opnieuw in. Deze afspraken zijn vaak het meest belangrijk voor je mentale gezondheid en gaat het eerst verloren, laat dat niet gebeuren.

17. Heb je een papieren agenda? Vul die dan met potlood in.

Je afspraken kun je zo makkelijk weggommen en verplaatsen, zonder een rommeltje van je agenda te maken. Ook erg netjes te doen met een potlood-pen, deze schrijft als een pen, met potlood-uiteinde, vaak nog met gum erop ook.

18. Check je agenda geregeld

Check je agenda geregeld, bijvoorbeeld op het eind van je werkdag voor de volgende dag, vrijdag voor de week erop, zondag eventueel voor maandag. Zo blijf je bij met je taken en houd je overzicht. Misschien had je een taak voor die dag opgeschreven die je bent vergeten. Deze kan je dan mooi meenemen naar de volgende werkdag.

19. Doe aan energiemanagement in plaats van timemanagement

Plan belangrijke taken op momenten waarop je energiepeil het hoogst is. Je denkt misschien alles aan te kunnen en overal tijd voor te hebben als je aan het plannen bent, maar in de realiteit is dat niet altijd zo. Maak je dan ook niet te druk als je niet meer de energie hebt om iets af te krijgen, jouw gezondheid is belangrijker! Probeer de taak zo snel mogelijk de volgende dag te doen of vraag als het echt niet gaat een collega om hulp, dat is eerder dapper dan vernederend.

20. Plan om zo min mogelijk te switchen 

Probeer zo te plannen dat je een hele dag of enkele dagen per week in dezelfde context kunt werken – switchen tussen projecten en cliënten is niet productief. Zo behoud je de focus en energie bij een bepaald project en kun je eerder iets afmaken dan dat je steeds moet switchen en je brein helemaal moet herstarten gericht op dat project.

21. Leg in je agenda niet alleen een beginpunt, maar ook een eindtijd voor je taken vast

Zet op alles een deadline – je kunt nu eenmaal niet eeuwig doorgaan. Dit zorgt er voor dat je niet tot laat in de middag of avond blijft doorwerken. Geef jezelf ook die rust aan het einde van de dag om te zeggen ‘ik ben klaar voor vandaag’. Probeer dan ook niet eindeloos te blijven piekeren over wat je niet af hebt gekregen, ook jij moet op een gegeven moment naar huis of even bankhangen voordat je naar bed gaat.

22. Maak ruimte in je agenda voor pauzes: niets doen is ook nuttig en een must!

Even buiten wandelen na de lunchpauze, rustig naar het koffiezetapparaat lopen of gewoon even een paar minuten niks; dit moet allemaal kunnen. Soms is het een heel fijn gevoel om wat tijd over te hebben. Dit kan je ruimte geven om even naar je agenda te kijken voor je volgende taak of dit is tijd voor een ‘diepe adem in en adem uit/uitstrek’ pauze. Deze zijn net zo belangrijk voor je productiviteit als je kopje koffie of glas water. Zorg ervoor dat je zo optimaal mogelijk in je vel zit, daar wordt je werk en werksfeer ook weer beter van.

Meer lezen over dit onderwerp? 

Word de beste planner die je kan zijn

De training Tijd-, taak- en energiemanagement geeft jou de skills om al je taken aan te kunnen en makkelijk in te plannen. Word meester van tijd en kom met energie over thuis na een werkdag.

Reageer op dit artikel