nieuws

Sponsors zijn geen filantropen

Plannen en organiseren

Hoe benader je sponsors? Wat mogen deze geldschieters terugeisen? Hoe lang van tevoren begin je? Dit zijn de eigenlijke vragen waar het om gaat, als je over sponsoring praat. Je kunt bijvoorbeeld een congres laten sponsoren. Of delen van een congres. Waar begin je?

Hoe benader je sponsors? Wat mogen deze geldschieters terugeisen? Hoe lang van tevoren begin je? Dit zijn de eigenlijke vragen waar het om gaat, als je over sponsoring praat. Je kunt bijvoorbeeld een congres laten sponsoren. Of delen van een congres. Waar begin je?

Je kunt natuurlijk de hulp inroepen van een professioneel bureau, een PCO bijvoorbeeld, die je precies kan vertellen welk onderdeel van een congres je kunt laten sponsoren en welke bronnen je daarvoor moet aanboren. Toch weten alle betrokkenen veel meer dan je denkt. Laat ze hun netwerk maar eens nalopen op potentiële sponsors. Denk daarbij ook aan overheidsinstellingen en fondsen die zich met het onderwerp bezig houden. Meestal zitten daar hele goede ideeën bij.

BEGIN OP TIJD

Het geldt natuurlijk voor de organisatie van het hele congres, maar zéker als je sponsors erbij wilt betrekken: begin op tijd! Drie jaar uittrekken voor de organisatie van een congres lijkt lang, maar de potentiële sponsors hebben tijd nodig voor het beslissingstraject. Dat kan zeer lang duren. Soms net zo lang als de totale voorbereidingstijd.

Een andere praktische tip is dat alle afspraken vastgelegd moeten worden. Een mondelinge overeenkomst is bindend, maar het zal niet de eerste keer zijn dat de persoon met wie de afspraak is gemaakt het bedrijf heeft verlaten. Leg alle afspraken dus vast, over vierkantemeterprijzen, over gebruik van het logo, over commerciële uitingen, over sponsoring van het uitje of van de openingsreceptie. Als er problemen komen, kun je in ieder geval aantonen wat er is afgesproken. Met een contract sta je juridisch sterker.

Reageer op dit artikel