nieuws

Internationaal vergaderen

Plannen en organiseren

Bij het vergaderen kun je belangrijke informatie uitwisselen en besluiten nemen. In andere landen gaat dat vaak anders. Organiseer je wel eens zakenreizen, dan kun je baat hebben bij dit stuk over internationaal vergaderen!

Internationaal vergaderen

Internationaal vergaderen merk je dat elke cultuur eigen conventies heeft, ongeschreven regels waarvan je je nauwelijks bewust bent. Dat valt pas op zodra je in aanraking komt met andere gebruiken en jij de jouwe projecteert.

Typische voorbeelden

Vergaderen heeft vele aspecten, en dus ook culturele. Wist je dat in Brussel, de officieuze hoofdstad van Europa, jaarlijks zo’n 20.000 vergaderingen plaatsvinden? De Europese Commissie heeft een onderzoek (Elucydate) laten uitvoeren naar het succes van diverse Europese programma’s. En wat blijkt? Maar liefst 40% daarvan mislukt grotendeels als gevolg van cultureel onbegrip.

Mensen projecteren vaak onbewust hun eigen gewoonten op anderen. Mensen uit andere landen kennen heel andere gebruiken. Iemands (culturele) opvoeding is nog belangrijker dan de taal. Dat blijkt uit de verschillen tussen Nederlanders en Vlamingen. Veel professionals geven aan dat ze het moeilijk vinden om met elkaar samen te werken. Grootste verschil tussen hen: vooral het zich al dan niet uiten (Nederlanders doen dat doorgaans gemakkelijk).

En Britten, Fransen en Italianen vinden het ongepast om direct de zwaardere vergaderonderwerpen aan te snijden. Terwijl wij Hollanders juist geneigd zijn direct ‘de koe bij de horens te vatten’!

Richard Lewis heeft hier onder zakenmensen onderzoek naar gedaan. Gemiddeld hebben Duitsers, Finnen en Nederlanders maar drie minuten nodig om zich voor te stellen, een kopje koffie te gebruiken en daarmee plaats te nemen aan de vergadertafel. Britten nemen daar tien minuten voor en Japanners trekken er twintig minuten voor uit (met groene thee). In de Latijnse landen zal dit minstens dertig minuten duren, en men gaat daar pas écht van start als iedereen is gearriveerd.

Vergadergedrag

Serviërs, Macedoniërs, Italianen of Portugezen zullen tijdens een vergadering makkelijk een telefoontje aannemen. Duitsers en Polen zullen humor vooral waarderen in privésituatie, met andere woorden: niet tijdens een vergadering.

Inhoudelijke opmerkingen door het secretariaat of van jongere medewerkers zijn in de Scandinavische landen of Nederland geen enkel probleem. Mits de opmerking ter zake is. In Latijnse culturen en zelfs bij onze zuiderburen verwacht men eigenlijk niet dat zij zelf het woord nemen. Datzelfde geldt voor formeel gedrag. Een Engels managementboek zegt het zo: ‘Protocol is minimized in the Netherlands.’

In lineaire culturen zoals de Nederlandse werkt men graag punt voor punt een vooraf verzonden agenda af. Veel andere culturen vergaderen feitelijk flexibeler, en in diverse landen heeft een agenda niet eens zin. Dat komt vooral omdat men daar vanuit de relatie overlegt, en dat laat zich slecht vastleggen op papier.

In landen als Marokko en Frankrijk heeft een agenda weinig zin, omdat de beslissingen helemaal niet tijdens vergaderingen worden genomen. In landen als Japan bestaan er veel verschillende soorten vergaderingen. Als je dat niet weet, zal het waarschijnlijk allemaal stroef verlopen. Those who fail to prepare, prepare to fail… Genoemd Engels managementboek hekelt verder het feit dat in Nederland iedereen zijn zegje moet doen: ‘The pragmatic Dutch rarely make decisions without a long Dutch debate.’

Datzelfde geldt trouwens voor Scandinaviërs.

Verschillen in catering

Op menig Nederlandse vergadertafel staat een mand met broodjes, fruit, gefrituurde snacks en bekers melk. Mensen uit Latijnse, Arabische of Aziatische culturen hebben hier zachtjes gezegd ‘weinig kaas van gegeten’. Ze zullen je dit nooit in je gezicht zeggen (om gezichtsverlies te voorkomen) maar zij zullen het thuisfront wel op de hoogte stellen van onze eigenaardigheden. In veel landen luncht men namelijk warm, waarbij de maaltijd óók bedoeld is om de relatie te versterken. Daar neemt men graag de tijd voor. Nederlanders willen liever efficiënt zijn – en dat botst.

Verschillen in vergaderstijlen

In Nederland is een vergadering vooral bedoeld voor informatieoverdracht, om meningen te peilen en om consensus te bereiken. Daarna wordt één en ander snel vertaald naar planning en taken.

Nu zijn er landen waar men dit proces wat lang vindt duren. (Daarom noemen de Engelsen dat ‘Dutch debate’…) Maar een voordeel van de Nederlandse vergaderstijl is natuurlijk dat daarmee de risico’s bekend zijn, alle neuzen dezelfde kant op staan en implementatie razendsnel kan plaatsvinden. Maar… weet de buitenlandse relatie dat ook?

Er is nog een groot verschil: onze relatieve gelijkheid. Bedrijven en organisaties hebben hier een vrij platte structuur. Landen waar de hiërarchische afstand groter is, hebben daardoor vaak eveneens andere vergadergewoonten. Daar is een vergadering meer top down-communicatie. Je mening kun je zeker ventileren – alleen gebeurt dat in de wandelgangen en niet in de vergadering. Want zou je tijdens een vergadering een manager tegenspreken, dan leidt die al snel gezichtsverlies. Dat is in driekwart van de wereldculturen zo’n beetje het ergste wat je iemand (van status) kunt aandoen. Nederlanders hebben echter van jongs af aan geleerd hun zegje te doen, en dat is niet anders in vergaderingen.

Hollandse helderheid

Hier willen wij snel ter zake komen, en ook de manier waarop we dingen zeggen, is recht door zee. Dat ervaren we als positief en het scheelt iedereen nog tijd ook. Voor mensen uit Duitsland, Zweden of Amerika werkt dat inderdaad wel prima. Maar in contacten met Fransen, Belgen of Britten zal dat stroever gaan. Laat staan met gasten uit Latijns-Amerikaanse, Arabische of Aziatische culturen. Daar communiceert men vrij impliciet. Zonder dat we het door hebben walsen we over deze mensen heen, en de impliciete signalen die ze afgeven, merken we nauwelijks op. Voor ons Nederlanders is dat in het begin lastig, simpelweg omdat we niet zo ‘geprogrammeerd’ zijn. Simpele tip: ruim wat meer tijd in voor een nadere kennismaking en small talk.

Lokaliseren

Ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden en afhandelen van een vergadering, dan zul je merken dat kleine aanpassingen veel effect kunnen sorteren. De kunst is namelijk dat je de agenda en notulen weet te lokaliseren. Dat betekent meer dan ‘vertalen’.  Lokaliseren betekent ook dat een oorspronkelijk Nederlands document waar zinvol wordt aangepast aan de bezoekende partij. Denk aan: conversie van de eigen maten, aandacht besteden aan de landeigen datumnotitie, oppassen met plaatsen van punten en komma’s in bedragen. Let op dat mailadressen in veel landen ook afwijken in opbouw (in Groot-Brittannië, Turkije en Japan), met een extra invoeging: xyz@bedrijf.co.uk.

Vergaderen in een andere taal

De kans is groot dat je in een andere taal vergadert dan het Nederlands. Engels, Duits of Frans bijvoorbeeld. Let op het risico voor Dunglish: steenkolenengels. Dat ontstaat door interferentie vanuit het Nederlands. Controleer alles goed in een goed woordenboek of zakelijke taalgids. Met een letterlijke vertaling kom je vaak niet ver want soms heten dingen in een andere taal totaal anders.

Spreekt men te weinig Engels, dan is een tolk noodzakelijk. Maak altijd een voorbereidingsafspraak en geef de tolk een lijstje met jargon of vaste uitdrukkingen die voor goed begrip essentieel zijn.

Tip: verdubbel je tijdschema per agendapunt, anders kom je in tijdnood. Bij langere tolkdiensten moet de tolk gelegenheid krijgen te pauzeren. Voor sommige culturen is bovendien het geslacht van de tolk van belang.

Verschillen in cultuur

Bij internationaal vergaderen is naast de taal ook de cultuur van invloed. Daarbij gaat het ook om non-verbaal uiten, of in hoeverre we stiltes toelaten. Of de manier waarop we een doel willen bereiken. Nederlanders, Duitsers en Scandinaviërs zullen zo feitengericht mogelijk proberen te vergaderen, aan de hand van een agenda. Hoe anders gaat het er zuidelijker aan toe. Myrthe, managementondersteuner bij de EU in Brussel zegt daarover: ‘Voor mij was het vreselijk wennen. Ik herinner me menig overleg waarin Fransen, Spanjaarden en Grieken soms leken te spreken om het spreken zelf.’

Ook uit universitair onderzoek bleek dat de hoeveelheid woorden tijdens Italiaanse vergaderingen bijna 50% hoger ligt dan in Nederland. In de laars van Europa is men gewend aan lange monologen van de directie. De verbeeldingskracht is daarbij een veelgebruikt ingrediënt, iets wat de speekselklieren kennelijk masseert.

Uitgerekend díe vergaderingen zijn succesvol waar een werkbare sfeer is gecreëerd. En dat wordt evenzeer bepaald door zaken waar je als managementondersteuner invloed op hebt: transport, stoelen, kamertemperatuur, catering en hotelfaciliteiten.

Bron: Hospitality | prof. dr. h.c. Sander Schroevers

Verdieping

Meer over Internationaal ondersteunen leer je tijdens de training Succesvol internationaal ondersteunen die Sabine van Egeraat voor Management Support verzorgt.

 

Reageer op dit artikel