nieuws

Evenement organiseren: best practice Ellen Haveman

Plannen en organiseren

Het organiseren van evenementen komt vaak op het bordje van management­assistentes terecht. Enkelen van hen hebben daar veel gevoel voor en ontwikkelen zich tot echte eventmanagers. Vier managementassistentes vertellen hun verhaal. Deze best practice gaat over Ellen Haveman, stafassistent.

Evenement organiseren: best practice Ellen Haveman
Ellen Haveman | Fotograaf Jan-Willem van Vliet

Naam: Ellen Haveman
Functie: stafassistent P&O
Organisatie: Universitair Medisch Centrum Groningen

“Ik organiseer verschillende bijeenkomsten en congressen. Het trotste ben ik op het congres All About Data. Dit is begonnen als een intern congres met zo’n honderd bezoekers. Het is uitgegroeid tot een congres met buitenlandse sprekers dat toegankelijk is voor interne en externe deelnemers. We hebben het nu drie keer georganiseerd en de laatste keer hadden we zo’n driehonderd bezoekers.”

Waardoor is dit congres zo’n succes geworden?

“Door het goede netwerk van mijn collega. Hij komt veel in het buitenland en ontmoet daar interessante sprekers. Daardoor hadden we de laatste keer twee zeer goede keynote-sprekers op ons programma staan, en heeft het congres een goede naam gekregen. We hadden bovendien verschillende parallelsessies met onder andere workshops van onze sponsors. Dit zorgde ervoor dat het aanbod groot was.”

Je hebt een team nodig dat voor je klaarstaat

Evenementen organiseren doe je al jaren. Wat is de belangrijkste les die je geleerd hebt?

“Dat je een team nodig hebt dat voor je klaarstaat. In het begin wilde ik alles zelf doen. Nu ben ik beter in staat om bepaalde zaken los te laten. Ik merk dat mijn collega’s het altijd leuk vinden om te helpen. Ik geef hun de verantwoordelijkheid voor een onderdeel van het evenement, zoals de inschrijfbalie. Zij vinden het leuk om dit zelf in te richten en te beheren.”

Zijn er bepaalde zaken door de jaren heen veranderd?

“Ik ben efficiënter gaan werken en ik besteed nu meer dingen uit. In het begin maakte ik bijvoorbeeld alle badges zelf. Daar schakel ik nu een bedrijf voor in. En door de technologie is er meer mogelijk. Bezoekers kunnen bijvoorbeeld tijdens een toespraak stemmen of vragen stellen via hun smartphone. En we hebben een zachte dobbelsteen met een microfoon erin. Die kunnen we naar de bezoekers toe gooien, bijvoorbeeld als zij een vraag willen stellen. Dit geeft een leuke sfeer.”

Heb je tips voor andere managementassistentes die beginnen met het organiseren van events?

“Zorg dat je tijdens het evenement zelf niet ingepland staat. Er zijn namelijk altijd kleine brandjes die geblust moeten worden, zoals het regelen van een extra verlengkabel of het vervangen van een microfoon die het niet doet. En je bent de gastvrouw van de dag. Het is belangrijk om de standhouders zelf welkom te heten en een stand toe te wijzen. Zij vinden het bovendien prettig als je even komt vragen of alles naar wens is. Zo kun je op tijd bijsturen als er toch nog iets mis dreigt te gaan.”

Auteur: Maaike Tindemans

Ken de trends

Wat is er hot op evenementen? Lees er alles over in het artikel Evenement organiseren: trends.

Zelf aan de slag met het organiseren van evenementen

Wil je alle ins en outs weten, bekijk dan eens de training Evenementen organiseren. Trainer Lenny Klaassen toont je hoe je een evenement op verrassende wijze kunt invullen en optimaal kunt afstemmen op het doel en de doelgroep. Deze training geeft de handvatten om ‘gewapend’ en zelfverzekerd aan de slag te kunnen gaan en toont de weg in evenementenland. En tijdens de Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 geeft ze de workshop Gouden tips voor een succesvol evenement.

Reageer op dit artikel