nieuws

4 werktrends en de valkuilen: speel er slim op in

Plannen en organiseren

Als secretaresse is ‘de waan van de dag’ jouw dagelijkse realiteit. Het verschilt per organisatie, maar je kunt gerust stellen dat de hoeveelheid ad-hoctaken van een ondersteuner al sinds jaar en dag groter is dan die van een gemiddelde andere medewerker. Wat is er anno 2018 anders? Vier trends nader bekeken, met de bijbehorende valkuilen én tips hoe je er wél slim op kunt inspelen.

4 werktrends en de valkuilen: speel er slim op in

Trend 1: scheiding werk en privé vager dan ooit

Werkgerelateerde informatie belandt steeds vaker via een digitale weg bij mensen, bijvoorbeeld via e-mail, of is alleen maar via een computer te raadplegen.

We zijn ‘always on’, lijkt het wel – in elk geval is de drempel laag om ook thuis op de bank nog ‘even’ je mail te checken of een telefoontje te beantwoorden.

Werktijden zijn bij veel organisaties daarmee ook minder vast geworden; vaak kun je beginnen en eindigen in een bepaalde bloktijd. Thuiswerken wordt ook steeds gewoner, hoewel lang niet altijd voor een secretaresse. Maar: je leidinggevende en collega’s voelen geen barrière om op elk moment van de dag een vraag of verzoek jouw kant op te schieten.

Hoe vaak word je gebeld op je niet-werkdag? Was dat allemaal wel zo nodig?

Het is vaak niet meer zo dat je de deur achter je dichttrekt en ook echt helemaal vrij bent; ’s avonds of op je niet-werkdag mailtjes beantwoorden is niet uitzonderlijk.

Andersom betekent deze ontwikkeling ook dat je op je werk sommige privézaken kunt afhandelen, zonder dat dat voor iedereen zichtbaar en merkbaar is. Even de trouwfoto’s van je vriendin op Facebook bewonderen, een mail sturen naar leerkracht van school – zo bewaak je ook de balans tussen werk en privé.

Valkuil 1: vage grenzen

Maar pas op, niet iedereen werkt even makkelijk of prettig met dergelijke vage grenzen. Het betekent namelijk ook dat je zelf het evenwicht in de gaten moet houden: hoe vaak word je gebeld op je niet-werkdag? Was dat allemaal wel zo nodig?

Als je thuis aandacht besteedt aan je werk, zorgt dat er automatisch ook voor dat er minder aandacht gaat naar de mensen thuis en in je directe omgeving. Of je nu vijf kinderen onder de acht of twee tieners hebt, samenwoont zonder kinderen of alleen een goudvis hebt; het is nodig dat je afschakelt en bijtankt. Je sociale kring buiten het werk verdient ook aandacht. Nee zeggen dus, tegen werkzaken die niet noodzakelijk nú moeten.

Tip: hoe je de balans tussen werk en privé goed houdt

Je kunt je grenzen pas bewaken als je weet waar ze liggen. Stel dat dus vast. Deels gaat dat in samenspraak met je leidinggevende en collega’s: wat verwachten ze van jou buiten kantooruren? Wat spreken jullie af over reageren op e-mails als je niet aan het werk bent? Waarschijnlijk zijn deze zaken voor het hele team of de hele afdeling relevant, dus trek het gesprek gerust breder dan alleen je eigen functie.

Vervolgens richt je je digitale omgeving zo in dat het past bij jouw grenzen. Bijvoorbeeld: geen e-mailmeldingen aan op je computer; geen e-mail op je telefoon laten binnenkomen; een out of office-antwoord aanzetten zodat mensen weten wat de alternatieven zijn als jij er niet bent.

Trend 2: papier verliest het steeds meer van digitaal

Van clean desk tot clear screen: onze werkomgeving wordt steeds digitaler. Papierloos je werk uitvoeren blijft een illusie, maar papierarm werken is wel een universele ambitie van organisaties in de 21e eeuw.

Hoewel je bij vergaderingen notuleert met de laptop, ben je nog steeds fan van dat blauwe to do-blocnote. Je acties komen daarop terecht en je streept door wat gedaan is. Je ziet om je heen collega’s jongleren met een Outlook-takenlijst en een productiviteitsapp, en twijfelt of jouw aanpak niet hopeloos achterhaald is.

Valkuil 2: papier blijft terugkeren

Binnen het MT is er altijd minstens één persoon die dolgraag de stukken geprint wil krijgen, in plaats van via iBabs of e-mail. Dus papier blijft linksom of rechtsom terugkeren.

Hoe verder digitaal werken van je eigen stijl af ligt, hoe lastiger het wordt: voor je het weet puilt je mailbox uit van de rode vlaggetjes, overzie je je taken niet meer omdat die nieuwe to do-app toch wel heel complex is en durf je alleen nog maar te printen als er niemand bij de printer staat.

Tip: hoe je slim digitaal werkt, mét of zonder papier

Werk digitaal als het bij je past en iets toevoegt; niet omdat je denkt dat het automatisch beter is, want dat klopt niet. Papierarm is prima, maar iemands liefde voor papier kan hardnekkig zijn. En daar is op zich niets mis mee, zo lang je papier maar optimaal gebruikt.

Als je het overzicht op projecten vooral virtueel en in spreadsheets monitort, voel je je minder betrokken.

Dat betekent in elk geval dat je papier pas inzet als het alternatief voor jou niet voldoende werkbaar is. Print bijvoorbeeld gerust een uitgebreide lange mail waarop je veel aantekeningen gaat maken van dingen die je uit moet zoeken of moet verwerken in een systeem. Zodra je die informatie hebt verwerkt of gebruikt, gaat dat printje wél bij het oud papier.

Verken – voor jezelf of voor je leidinggevende – ook eens de alternatieve mogelijkheden, zoals apps die zorgen dat je teksten op een tablet ook kunt bewerken; met aantekeningen of tekeningetjes. Twee handige en goed beoordeelde apps daarvoor zijn PDF Expert 6 (voor iOS) en PDF Max (voor Android). Met dergelijke apps kun je met een speciaal pennetje gewoon je gang gaan alsof het papier is.

Trend 3: bereikbaar zijn is de nieuwe norm (in elk geval per mail)

Zo lang er internet is, ben jij bereikbaar per mail. Toch? Alleen holbewoners of alternatievelingen die de digitale detox nastreven sluiten zich af van de normale zakelijke communicatiekanalen. Op e-mail antwoord je bij voorkeur hetzelfde dagdeel nog, en een vraag of verzoek handel je af binnen 24 uur, of misschien zelfs wel dezelfde dag. Toch?

Met het snel beantwoorden en oplossen van vragen per mail bereik je twee heerlijke dingen: je maakt een ander blij en je geeft jezelf een kleine endorfinestoot – check, afgevinkt, klaar, door naar de volgende.

Je hebt immers een dienstverlenende instelling en het hoort bij je functie om bereikbaar te zijn voor de mensen die jou nodig hebben. Of niet?

Valkuil 3: mail is leidend

Maar pas op, voor je het weet is er een cultuur ontstaan waarin het onbestaanbaar is dat een e-mail even moet wachten op antwoord. Dat je wekelijks door het MT-overleg twee uur niet op je plek zit is al héél lastig voor veeleisende collega’s – en steeds vaker staan mensen een kwartier nadat ze je een e-mail stuurden naast je bureau: “Heb je mijn mail gelezen?”

Je durft je inbox geen moment af te sluiten en bent dolblij met die twee beeldschermen die je sinds een tijdje hebt, zodat je in elk geval op je rechterscherm nog met andere dingen bezig kan zijn, terwijl je vluchtige blikken naar links werpt. Hoorde je daar nu een ‘ping’? Het zweet breekt je uit, want die notulen moeten ook af…

Tip: hoe je tot een gezonde bereikbaarheid komt

Het veranderen van een cultuur, in wat voor opzicht dan ook, is een langzaam proces en iets waar je per definitie niet alleen voor kan zorgen. Alle kans dat je niet de enige bent die last heeft van de grote druk die er achter e-mail zit.

Probeer het daarom verder door te trekken en stel, samen met andere secretaresses en je leidinggevende, het onderwerp breder aan de orde. Dat kan bijvoorbeeld door het op de agenda te plaatsen in de gewone teamvergadering of op te nemen als onderwerp in het programma van een bijeenkomst buiten de deur.

Je vindt waarschijnlijk ook medestanders bij de afdeling HR, waar onderwerpen als ‘duurzame inzetbaarheid’ en ‘werkstress’ dagelijkse kost zijn. Hoeveel stress geeft die mailcultuur wel niet? Zorg dat je alvast hebt nagedacht over hoe je het dan wel zou willen, zodat mensen ergens op kunnen reageren. Wat ook kan helpen: een onafhankelijke partij (van buiten je afdeling of zelfs organisatie) inschakelen om de discussie te helpen leiden naar een concrete set afspraken.

Trend 4: versnippering in werkplekken en taken

Doordat steeds meer organisaties tijd- en plaatsonafhankelijk werken zijn de meeste mensen niet meer op een vaste plek te vinden. Afgezien van sommige ‘ankerfuncties’, zoals de receptie, IT-servicedesk en soms ook secretaresses, zwerven jij en je collega’s door één of meer panden.

Communicatie vindt voor een groot deel digitaal of telefonisch plaats en samenwerken is steeds meer ook afdelingsoverstijgend. Zelf bied je voor een aantal projecten ook ondersteuning en je hebt voor sommige projecten zelfs een rol die deels inhoudelijk is.

Valkuil 4: samenhang ontbreekt

Maar pas op, rond dwarrelende teams verliezen al snel de samenhang. Ze staan niet bij hetzelfde koffieapparaat en tekenen niet dezelfde beterschapskaart voor een collega. Als je het overzicht op projecten vooral virtueel en in spreadsheets monitort, voel je je minder betrokken. Elke twee weken twee uur lang het project doornemen is meestal een impopulaire bezigheid.

Tip: hoe je slim tijd- en plaatsonafhankelijk werkt

Geregeld afstemmen over voortgang en knelpunten is heel belangrijk. Daarbij geldt: hoe vaker hoe beter én hoe korter hoe beter. Denk bijvoorbeeld aan een dagstart, waarbij je ’s morgens tien minuten de belangrijkste ontwikkelingen doorspreekt. Liefst is iedereen ‘live’ aanwezig, maar inbellen of per Skype deelnemen kan natuurlijk ook.

Een online alternatief is een gezamenlijk Trello-bord, waar jullie zichtbaar maken wat de acties zijn, wie het doet en wat de status is. Daarop kun je makkelijk vragen stellen – en beantwoorden over acties. Laagdrempelig hoort het trefwoord te zijn; maak het mensen makkelijk om te communiceren.

Hoe kun jij slimmer omgaan met werktrends en valkuilen?

Karen Visser begon ooit als secretaresse, inmiddels is ze professional organizer, trainer en liefhebber van alles wat werken slimmer en makkelijker maakt. Lees ook haar artikel over slimme werkgewoontes.

Karen geeft verschillende trainingen voor Management Support, waarin ze ook jou slimmer leert werken:

Voor managementondersteuners die in een organisatie werken waar Het Nieuwe Werken is ingevoerd is de training Anders ondersteunen in het nieuwe tijdperk ontwikkeld.

Reageer op dit artikel