nieuws

Flexibel werken: neem de regie!

Plannen en organiseren

Werkomgevingen en werkzaamheden worden steeds flexibeler. Ook voor jou als managementassistent biedt dit nieuwe mogelijkheden. Maar hoe benut je die? We vroegen het twee experts. “Denk in oplossingen, niet in problemen.” Zo kom je van dienstverlenend naar oplossingsgericht.

Flexibel werken: neem de regie!

Ook voor de managementassistent is het anno 2018 niet langer noodzakelijk om van 9 tot 5 op kantoor te zijn. Het vraagt misschien om wat aanpassingen – en aanpassingsvermogen – maar heel ingrijpend hoeven die niet te zijn. Dat vindt ook Susan Smulders, partner van Moneypenny Consulting & Training: “Veel organisaties die flexibel werken willen invoeren, zeggen: flexibel werken kan voor iedereen, behalve voor de managementassistent. Terwijl als je het op een rijtje zet slechts 10 tot 20 procent van de taken locatiegeboden blijkt te zijn. Veel zaken hoef je echt niet op kantoor, achter dat bureau, op een bepaald moment te doen. Als je als managementassistent de ruimte krijgt om zelf te plannen, zijn er legio mogelijkheden om op afstand flexibel te ondersteunen.”

De regie nemen

Bijkomend voordeel van meer invloed op tijd en plaats van werken is dat dit je de mogelijkheid biedt om meer grip te krijgen op je werkpatroon. En je je werk dus kunt doen op de voor jou meest geschikte plek. Susan: “Dat kan thuis, zijn, aan je bureau op kantoor, of misschien in een concentratieruimte op kantoor. Daar wordt je werk efficiënter en effectiever, en dus beter van.”

Bovendien helpt het je opnieuw te kijken naar wat je wilt bereiken met je werk en wat je echt leuk vindt om te doen, stelt de coach. “Je komt aan het stuur van je werkzaamheden te zitten en wordt de eigenaar van je lotsbestemming. En dat de pure assistenttaken minder worden doordat die voor een groot deel door technologie worden ingevuld, betekent bovendien dat je ruimte krijgt om nieuwe dingen te ontdekken. De ondersteuning wordt meer inhoudelijk en je kunt je een kant op ontwikkelen die jou aanspreekt, zoals richting projectondersteuning of social media.”

Als je het op een rijtje zet, blijkt ook van de taken van de managementassistent slechts 10 tot 20 procent locatiegebonden te zijn

Denkpatroon veranderen

Bij het maken van de stap van een ondersteunende naar een regierol helpt het om oplossingsgericht te denken. Daarbij is het van belang buiten de bestaande kaders te denken. En dat is iets wat de managementassistent met haar dienstverlenende instelling niet direct van nature heeft, stelt Susan Smulders. “De kunst is je denkpatroon te veranderen en de switch te maken naar oplossingsgericht denken.”

Ze tackelt een aantal bezwaren van managementassistenten die ze in de praktijk veel hoort. Zoals: gasten ontvangen en koffie rondbrengen kan ik niet op afstand doen. Maar, stelt ze: “Het is niet zo dat iedereen op kantoor moet zijn om die gasten te ontvangen, als een van jullie het maar doet. Het is daarom zaak om te signaleren wat er op kantoor moet worden gedaan, na te denken hoe je dat kunt opvangen, te inventariseren, en keuzes te maken wie wat wanneer doet.” Nog een voorbeeld.

“Managementassistenten denken vaak dat ze collega’s moeten zien om dingen van ze gedaan te krijgen, maar dat kun je ook prima regelen via de mail en telefoon.” Wat ze ook veel hoort: “Ja, maar ik moet de telefoon doen.” Terwijl: “Een telefoon kan overal overgaan, daar heb je echt geen vaste locatie voor nodig. En ook zoiets als het voorbereiden van dagstukken is met de juiste ICT-tools niet langer locatiegebonden.”

Oplossingsgericht denken is mindset

Het klinkt heel simpel, maar hoe doe je dat nou, oplossingsgericht denken? Trainer en coach bij People & Potential Marjorie Niggebrugge traint mensen hierin. “Eigenlijk is het heel simpel: vraag jezelf bij alles waar je tegenaan loopt af wat de oplossing is. Het is namelijk echt een mindsetverandering, een kwartje dat moet vallen: als dat eenmaal is gebeurd, zul je zien dat het vanzelf gaat. Of in ieder geval veel makkelijker.”

Richt je op oplossingen

Allereerst is het belangrijk dat je een stap terug doet en het geheel overziet. “Erken het probleem, maar richt je dan meteen op de mogelijke oplossingen in plaats van dat je vasthoudt aan dat probleem.” Daarvoor hanteert Marjorie zeven eenvoudige stappen. “Van heel simpel beginnen met je afvragen: wat is het probleem en wanneer ging het wel goed – problemen zijn er immers niet altijd – tot en met kleine stapjes zetten om het succes daadwerkelijk te kunnen ervaren.”

Ze geeft een voorbeeld. “Stel, je organisatie vraagt iets van je waarvan je weet dat je kracht daar niet ligt. Bijvoorbeeld de vraag of je naast je huidige taken wat meer aan sales wilt gaan doen. In plaats van op zo’n moment in paniek te raken, kun je oplossingsgericht denken en zeggen: ‘Als je wilt dat ik dat doe, wil ik graag een training volgen zodat ik me daarin kan ontwikkelen.’”

Vraag jezelf bij alles waar je tegenaan loopt af wat de oplossing is. Dat is een mindsetverandering, een kwartje dat moet vallen

Successen vieren: wat ging er goed?

Daarbij is het als gezegd van belang niet alleen te kijken naar wat er beter kan, maar vooral naar alle dingen die je in het verleden hebt gedaan die goed gingen. Marjorie: “Bij oplossingsgericht denken is het heel belangrijk dat je je successen viert. Je bent de hele dag aan het werk en hebt daarbij heel veel succes, maar dat vind je zo normaal dat je die momenten niet viert. Doordat problemen wel alle aandacht krijgen en je daarover struikelt, worden die buitenproportioneel groot. Bij oplossingsgericht denken zet je als het ware een stap achteruit: wat ging er wel goed? En welke aspecten daarvan kun je gebruiken om het probleem op te lossen?”

Overleg vaak maar kort met elkaar

Daarbij is Marjorie Niggebrugge een groot voorstander van veel communiceren. “Ga liever vaak en kort bij elkaar zitten om dingen te bespreken dan een keer heel lang. Het voordeel is dat je de ander dan elke keer kunt vertellen waar je staat, waar je tegenaan loopt en op welke punten je hulp zou kunnen gebruiken. Als je maar vaak genoeg met elkaar aan tafel gaat, wordt het steeds makkelijker om elkaar te ondersteunen.” Meestal gaat het niet om grote problemen, maar op deze manier voorkom je dat ze groot worden. “Hoe groter dingen worden, hoe moeilijker oplosbaar ze zijn. Vandaar ook dat we zeggen: neem baby steps.”

Het is belangrijk om als team of afdeling tijdens het communiceren voortdurend de focus te leggen op het verbeteren en optimaliseren van processen en werkwijzen. Daardoor kunnen problemen op de lange termijn steeds sneller opgelost worden. En zo kun je verspilling van tijd, aandacht en energie voorkomen.

Invloed uitoefenen geeft energie

Na een tijdje ben je zover dat je weet waar jouw kracht ligt en op welke zaken je invloed kunt uitoefenen. “Als dat een onderwerp is dat je energie geeft, is dat natuurlijk het allerlekkerst”, stelt Marjorie Niggebrugge. “Als je ziet: hier kan ik iets mee, want de voorwaarden liggen er en het geeft me energie, dan krijg je vleugels! Want zeg nou zelf: er is toch niets leuker dan een probleem oplossen?”

Flex assistant

Meer leren over flexibel werken, oplossingsgericht denken en de zeven eenvoudige stappen om daar te komen? Susan Smulders en Marjorie Niggebrugge verzorgen samen met enkele andere trainers de training Powerflex assistant.

Tips & tricks

• Kom uit je comfortzone en spreek de ander aan wanneer iets niet helemaal lekker loopt. Dit leidt meteen tot meer innovatie in de samenwerking.
• Als je een drempel ervaart om nieuwe taken te proberen: stap eroverheen en probeer iets gewoon uit. Bijvoorbeeld met een nieuw computerprogramma dat je kan helpen om flexibel(er) te werken.
• Neem kleine stapjes, dan ziet een ‘probleem’ er niet zo levensgroot uit als dat je het in een keer probeert op te lossen.
• Communiceer! Als je vaak genoeg met elkaar aan tafel gaat, wordt het steeds makkelijker om elkaar te ondersteunen.
• Houd voor jezelf bij welke taken tijd- en locatiegebonden zijn. Allereerst zie je dan dat dit er veel minder zijn dan je dacht. Ten tweede krijg je antwoord op de vraag of die taken versnipperd zijn of juist goed te pinpointen.
• Bepaal met de mensen om je heen hoe je bepaalde locatie- en tijdgebonden taken kunt verdelen en met elkaar kunt uitvoeren. Signaleer ze, denk erover na, inventariseer ze en maak voor jezelf keuzes.
• En als je het echt even niet meer weet, is er de geruststellende gedachte: we zitten allemaal in hetzelfde schuitje. Want iedereen heeft zo z’n belemmerende gewoontes en denkpatronen. De vraag is alleen: hoe ga je daarmee om?

Wie is wie?

Susan Smulders is de drijvende kracht achter Moneypenny Consulting & Training. Haar kracht en passie liggen in het vertalen van theorie en praktijkervaring in nieuwe, werkbare oplossingen waar organisaties, medewerkers en maatschappij baat bij hebben.

Marjorie Niggebrugge adviseert als trainer en coach organisaties, groepen en individuen met betrekking tot timemanagement en oplossingsgericht werken. Hierbij verbindt ze de organisatiewaarden aan individuele waarden. Het effectief doorbreken van belemmerende denk- en gewoontepatronen staat bij haar aanpak centraal.

Reageer op dit artikel