nieuws

Effectiever werken? Doe een gemba walk met je manager

Plannen en organiseren

Effectiever werken? Doe een gemba walk met je manager

Efficiency staat hoog op de agenda van veel organisaties en waarschijnlijk ook op die van jou. Lean, agile, scrum: er zijn allerlei methodes waarmee je je werk efficiënter kunt doen of inrichten. Een van die methodes is de gemba walk, een onderdeel van lean. Om effectiever te werken, ga je zogezegd ‘aan de wandel’ met je manager. Hierdoor blijft je manager in contact met de werkvloer en kan zij of hij beter op struikelblokken inspelen.

“Het grootste probleem is denken dat er geen probleem is.” Het is een van de belangrijkste uitspraken van de grondlegger van lean-management. In de lean-filosofie is er namelijk altijd een uitdaging: er valt altijd wat te verbeteren en de lat kan altijd hoger. De gemba walk, een onderdeel van lean, is de manier voor je manager om deze uitdaging te vinden. De methode vindt zijn oorsprong in Japan en daar wordt het al sinds jaar en dag toegepast bij management en productie. De term gemba betekent zoveel als ‘de daadwerkelijke plaats’, ofwel de plek waar ‘het’ gebeurt. In de praktijk komt dit neer op de plaats waar waarde wordt gecreëerd in een bedrijf of organisatie: de werkvloer.

Wat is de gemba walk eigenlijk?

In de praktijk is de gemba walk meestal een rondje (wandeling of gesprekken) over de werkvloer door de manager of leidinggevende. Omdat de werkvloer de plek is waar waarde voor de klant wordt toegevoegd, is het voor managers van belang om zelf te ervaren wat hier speelt. De manager bekijkt per gemba walk een bepaald onderwerp of proces: hoe wordt de werkplek georganiseerd, hoe wordt een dossier van de ene naar de andere afdeling verplaatst? Er zijn immers tal van onderdelen die mogelijk storen in jouw team. De gemba walk helpt je manager inventariseren, begrijpen en uiteindelijk verbeteren van processen binnen jouw organisatie.

De vier basiselementen

Als managementassistent kun je bijdragen aan een effectieve gemba walk. Dit kun je op verschillende manieren doen.

1. Bereid de gemba walk goed voor

Je leidinggevende kan vragen stellen over onderwerpen als:

  • Wat is het doel van deze handeling (proces, functie, werk)?
  • Hoe weet je dat je effectief bezig bent?
  • Wanneer spreek je van een ‘succesvolle werkdag’?
  • Waarom is deze manier van werken de juiste?
  • Hoe ontstaan storingen en verspillingen?

2. Observeer goed en geef door wat op de werkvloer speelt

Ondanks dat veel managers vaak buiten de deur zijn voor afspraken, is het van belang dat ze op de hoogte zijn van wat er speelt op de werkvloer. Dit is immers de plek waar waarde wordt toegevoegd voor de klant. Observeer daarom de processen die plaatsvinden en kijk – voor zover dat binnen jouw mogelijkheden ligt – naar zaken als kwaliteit, veiligheid, productiviteit en efficiency. Of misschien vallen juist verstoringen en verspillingen op. Geef opvallende zaken aan je manager door, zodat zij of hij kan helpen met het verbeteren van processen.

Wil jij ook lean werken op het secretariaat?

Wil jij ook lean werken op het secretariaat?

3. Stel jezelf vragen

Tijdens een gemba walk stelt de manager vragen om een uitdaging te vinden. Dit is een belangrijk onderdeel van gemba-management. Wellicht komen er in jouw gedachten ook vragen op, die de vragen van je manager kunnen aanvullen. Of misschien heb jij al het antwoord op de vragen van je manager. Denk hierbij aan vragen als ‘Wat is het doel?’, ‘Waarom lukt het nu niet het doel te halen’ of ‘Welke tegenmaatregelen zouden we kunnen nemen?’

4. Wees betrokken, help mensen ontwikkelen en ondersteunen

Mensen ondersteunen zit natuurlijk in je aard. In de gemba-filosofie is het ook de rol van de manager om zijn medewerkers te ondersteunen, meer dan een controlerende of voorschrijvende rol. Door wederzijds respect tussen manager en medewerkers, ontstaat een betrokken team. Als managementassistent moet je het gevoel hebben dat je betrokken bent, je mening kan delen en verantwoordelijk bent. Als iedereen dit gevoel heeft, kunnen medewerkers elkaar aanspreken op hun verantwoordelijkheden.

Struikelblokken zijn binnen een organisatie vaak niet direct zichtbaar of meetbaar. Door je manager te assisteren bij een gemba walk, krijgt je leidinggevende een beter beeld van wat zich op de achtergrond of onder de oppervlakte afspeelt. Door als managementassistent na te denken over inefficiënte werkwijzen, procedures of projecten, of manieren om gemakkelijker te werken, kun je je manager inzicht geven om processen te verbeteren.

Meer leren over gemba walks?

Werkt jouw organisatie volgens de lean-filosofie, maar worden er nog geen gemba walks gedaan? Dan kan een training jou en jouw organisatie verder helpen. Skoledo biedt verschillende lean six sigma-opleidingen aan. Voor meer informatie zie skoledo.com.

Powerlean op het secretariaat

In de nieuwe training Powerlean op het secretariaat van Managemen Support leg je met veel afwisseling, tips en tricks de basis voor een mindset én een secretariaat waar lean het uitgangspunt is. Trainer Angela Wijers gaat in deze training in op de communicatie rond lean.

Reageer op dit artikel