vraag & antwoord

Verspillingen op de werkvloer: wat kan efficiënter?

Plannen en organiseren

Vraag aan managementassistenten wat ze als verspilling ervaren bij de uitvoering van hun werkzaamheden en iedereen benoemt direct meerdere vormen van verspilling, zonder hier diep over na hoeven te denken. Een bloemlezing van de antwoorden.

Verspillingen op de werkvloer: wat kan efficiënter?

Verspillingen op de werkvloer volgens managementassistenten en secretaresses:

  • printen van e-mails;
  • rappelleren (aan telkens weer dezelfde personen);
  • CC-mails;
  • verzetten van telkens dezelfde meeting (is het overleg dan wel gewenst/noodzakelijk?)
  • dubbele ‘storingen’: een mail sturen met een opdracht en het secretariaat binnenlopen met hetzelfde verzoek;
  • ongevraagd fungeren als helpdesk bij problemen met de software;
  • dubbel opslaan van documenten/informatie;
  • verzuimregistratie door het secretariaat terwijl het de verantwoordelijkheid is van de medewerker zelf;
  • registreren van uitgaande post terwijl op de registratie nooit meer wordt teruggegrepen;
  • onvoorbereide deelnemers aan vergaderingen/meetings.

Dit lijstje komt het uit boek van Marianne Smits Doen wat ertoe doet, leaner werken op het secretariaat.

Efficiënter werken

Vind jij dat het op jouw werkvloer ook allemaal efficiënter kan? Lees dan het verdiepende artikel Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat. Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat?

Of download gratis de e-pocket Lean werken.

Lean werken op het secretariaat: best practices

Benieuwd hoe anderen lean werken op het secretariaat? Lees dan de praktijkverhalen! Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse Zon fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel