nieuws

Vernieuwing secretariaat Goudse

Samenwerken

De secretaresses van De Goudse vernieuwden de afgelopen drie jaar hun secretariaat. Ze zijn daardoor beter in staat om zich te focussen op de werkzaamheden die écht belangrijk zijn. Het is nu tijd voor de volgende stap, namelijk: meer persoonlijke aandacht, een nóg betere samenwerking en meer digitaliseren. 

Vernieuwing secretariaat Goudse
(C) Roel Dijkstra Fotografie / Foto : Fred Libochant Gouda / Goudse Verzekeringen / zelfsturend secretaresse team, v.l.n.r.: Marcha Jansen, Janny Littel, Natasja Rietveld, Bianca van de Korput, Janneke Butter, Anne-Marie Doesburg.

“Het was drie jaar geleden een goed moment om ons secretariaat te vernieuwen”, vertelt Bianca van der Korput, secretaresse bij verzekeringsmaatschappij De Goudse. “We hadden net een organisatiewijziging achter de rug en daarbij was de directielaag opgeheven. Deze directeuren waren onze belangrijkste doelgroep. Daarvoor in de plaats kwam een leger aan managers. We hadden niet meer de tijd om alles voor hen te doen. Dit was dus een mooie kans om kritisch te kijken welke werkzaamheden er werkelijk toe deden.”

Keuzes maken: kritisch kijken welke taken ertoe doen

De secretaresses gingen het gesprek met de managers aan. “We hadden in kaart gebracht wat we voor hen konden doen en hoeveel tijd ons dat kostte. We wilden dat zij daar een keuze in maakten. Soms waren dat pijnlijke gesprekken, want managers willen altijd dat je meer doet. Toch was het goed dat we het zo aanpakten, want elke manager vindt andere zaken belangrijk. Bovendien kregen we door deze gesprekken draagvlak voor onze keuzes.”

De secretaresses moesten bovendien meer gaan samenwerken. Voorheen werkten ze allemaal voor een eigen directeur. Nu moesten ze samen een grotere groep managers ondersteunen. “We hebben alle taken verzameld in het takensysteem van Outlook”, vertelt Bianca. “In dit systeem houden we exact bij wat de status van onze werkzaamheden is. Daardoor kunnen we nu gemakkelijk werk van elkaar overnemen.”

Takensysteem werkt prettig

Bianca ervaart het werken met het takensysteem als prettig. “Het is een vervanging van je eigen aantekeningen en daardoor ben je er geen extra tijd mee kwijt”, vertelt ze. “En het heeft veel voordelen. Je houdt daarmee bijvoorbeeld je mailbox schoon. Elk mailtje dat binnenkomt, koppel je aan een taak en zet je op de datum waarop je aan die taak gaat werken. Dat geeft rust en overzicht.”

Steeds meer feeling

Ook merkt ze dat het niet ingewikkeld is om een update zo te omschrijven dat een collega het gemakkelijk kan overnemen. “Je moet daar ingroeien. In het begin kwam het weleens voor dat je elkaars aantekeningen niet goed begreep. Gaandeweg krijg je er steeds meer feeling voor om je aantekeningen zo te omschrijven dat ze voor iedereen duidelijk zijn.”

Vernieuwing secretariaat: training

Nu dit goed loopt, is het tijd voor de volgende stap. De secretaresses wilden weten op welke punten ze hun werkzaamheden konden verbeteren. Daarom volgden ze vorig jaar de training ‘Succesvolle vernieuwing van het secretariaat’ bij Management Support. Uit deze training kwam onder andere naar voren dat De Goudse een digitaliseringsslag kan maken door meer met SharePoint te gaan werken.

“De Goudse doet al veel om SharePoint te promoten”, zegt secretaresse Marcha Jansen. “Er zijn bijvoorbeeld super-users die het goede voorbeeld geven en die hun collega’s helpen. Toch hebben veel collega’s de neiging om terug te vallen op hun oude werkwijze, omdat ze daar vertrouwd mee zijn.”

Voordeel van SharePoint is dat het een systeem is waarbij je documenten op één centrale plek opslaat en bijhoudt. Daardoor hoef je elkaar dus niet meer te mailen met updates. De laatste versie staat altijd in SharePoint.

Vergaderapp iBabs

Om het gebruik meer te stimuleren, zijn de secretaresses nu op zoek naar een vergaderapp die goed aansluit op SharePoint. “Zo hopen we dat onze collega’s een positieve ervaring krijgen met SharePoint en het zelf ook vaker gaan gebruiken”, vertelt Marcha. Op het bestuurssecretariaat werkt zij al met de vergaderapp iBabs. Ze is daar tevreden over. Toch wil ze samen met haar collega’s van het managementsecretariaat ook andere vergaderapps met elkaar vergelijken. “We vinden het belangrijk dat de app goed aansluit op de wensen en de eisen van de gebruikers, zodat zij het gemak van digitaal vergaderen ervaren. Daarnaast willen we dat de app goed aansluit op SharePoint en een goede integratie heeft met Outlook.”

Goede voorbeeld geven

Marcha ziet voor de toekomst meer kansen in verdere digitalisering. “Bij mijn vorige werkgever gebruikte ik bijvoorbeeld OneNote als mijn persoonlijke notitieblok. Dat was erg handig, want daardoor had ik mijn aantekeningen altijd bij de hand. Bij De Goudse zouden we dat soort mogelijkheden meer kunnen gebruiken.”

Sinds kort heeft elke manager van De Goudse een Microsoft Surface, een laptop-tablet. “Daardoor is er meer mogelijk”, zegt Marcha. “Maar je moet het natuurlijk ook gewoon doen. Ik wil daar zelf het goede voorbeeld in geven. Microsoft Surface heeft bijvoorbeeld een pen waarmee je eenvoudig aantekeningen of schetsen kunt maken. Ik wil daar zelf veel gebruik van gaan maken, zodat anderen zien hoe gemakkelijk het werkt. Goed voorbeeld doet volgen.”

Samen sparren

Bianca zegt dat alle veranderingen haar al veel gebracht hebben. “We zijn in het begin heel kritisch geweest in de werkzaamheden die we aannamen. Daardoor hebben we nu tijd om weer nieuwe werkzaamheden op te pakken”, vertelt ze. “Het blijft belangrijk om daar de juiste keuzes in te maken. We sparren daar regelmatig samen over. We kijken dan: doen deze werkzaamheden er werkelijk toe? En kunnen we daarmee als secretariaat van toegevoegde waarde zijn?”

Werk vlekkeloos overnemen

Ook is het nu gemakkelijker geworden om parttime te werken. “Vroeger had je het altijd erg druk op de dagen voordat je op vakantie ging”, zegt Bianca. “Je moest dan veel werkzaamheden afronden of overdragen aan collega’s. Dat is echt verleden tijd. Ik heb inmiddels kinderen gekregen en daarom werk ik nu parttime. Op de dagen dat ik er niet ben, kunnen mijn collega’s het werk vlekkeloos van mij overnemen. En als ik terugkom, zie ik precies waar zij gebleven zijn. Zo blijf ik goed op de hoogte. Dat geeft mij het gevoel dat we het echt samen doen.”

Bestuurs- en managementsecretariaat werken beter samen

Er zijn twee secretariaten bij de Goudse, namelijk het bestuurssecretariaat en het managementsecretariaat. Het is de bedoeling dat deze afdelingen meer met elkaar gaan samenwerken. “We gaan al elke dag gezamenlijk lunchen, dus op persoonlijk vlak kennen we elkaar al goed”, vertelt Bianca. “Het samen oppakken van een nieuw project zorgt ervoor dat je elkaar nog beter leert kennen. Daarom is het goed dat we nu gezamenlijk een nieuwe vergaderapp uitkiezen. Zo kom je erachter dat je allebei andere eisen stelt en leer je elkaars werelden beter begrijpen.”

Marcha zegt dat ook de gezamenlijke training goed is geweest voor de samenwerking. “Tijdens de training moesten we sterke punten van elkaar opnoemen. Als nieuw teamlid vond ik het erg leuk om de sterke punten van mijn collega’s te horen. Daardoor weet ik nu met welke vragen of verzoeken ik bij hen terecht kan. Bovendien vind ik het goed dat we tijdens de training een gezamenlijk plan hebben opgesteld waar we allemaal input voor geleverd hebben. Daardoor hebben we één doel voor ogen waar we gezamenlijk naartoe werken.”

Meer voelsprieten

Vroeger bevond de werkplek van de directiesecretaresse zich voor de deur van de directeur. Daardoor hoorde en zag zij veel. Nu het managementsecretariaat gecentraliseerd is, is het contact zakelijker geworden. De secretaresses hebben zich tot doel gesteld om het contact persoonlijker te maken. “We hebben met elkaar afgesproken dat we elkaar op de hoogte houden van de zaken die spelen binnen het bedrijf”, vertelt Marcha.

“Daardoor kunnen we bijvoorbeeld een kleine attentie sturen als er iemand ziek is of een baby krijgt. Voor ons is dat maar een kleine moeite en het heeft veel impact. Collega’s vinden het echt leuk dat we aan hen gedacht hebben.” Bianca verwacht dat je met meer persoonlijk contact ook beter in staat bent om met collega’s mee te denken. “Je krijgt daardoor meer voelsprieten in de organisatie. Zo kunnen we beter signaleren met welke taken we echt van toegevoegde waarde zijn en kunnen we beter vorm geven aan onze veranderende rol in de organisatie.”

Zelf aan de slag

Neem deel aan de tweedaagse Masterclass Succesvolle vernieuwing van het secretariaat op 13 en 27 november. Je leert onder andere een visie ontwikkelen op het veranderen van het secretariaat, welke factoren het succes bepalen en hoe je de verandering kunt laten slagen.

Reageer op dit artikel