blog

Bestaat vergader(h)appiness?

Vergaderen

Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik ben een grote fan van apps. Ik gebruik Tikkie om geld over te maken, Parkmobile om een parkeerticket te betalen, Iens om een tafel te reserveren en Flitsmeister om files te vermijden. Ik word gewoon heel blij van al die apps omdat ze het leven een stuk leuker en eenvoudiger maken.

Bestaat vergader(h)appiness?

Het is dan ook geen wonder dat de gemiddelde Nederlander 27 apps op z’n smartphone heeft staan. Maar hoe zit het eigenlijk met zakelijke apps? Kun je zoiets saais als een vergadering ook leuker maken met apps? Of anders gezegd, bestaat er zoiets als vergader(h)appiness?

Vijf apps waarmee je sneller, beter en leuker kunt vergaderen

1. Zoom

Vergader je met meerdere mensen die zich op verschillende locaties bevinden, maak dan in plaats van Skype (for Business) eens gebruik van de app Zoom. Hiermee kun je zelf een videovergadering starten of deelnemen aan een videovergadering met maximaal 25 personen. Met deze bekroonde app voer je kristalheldere face-to-facegesprekken, kun je schermen delen en onderling berichten sturen (instant messaging).

2. Vergaderkosten

De meeste mensen zien vergaderen als verloren tijd. Met de vergaderkostenapp kun je op een eenvoudige manier inzicht krijgen in wat jouw vergadering kost. Om deze kosten te berekenen, voer je een aantal variabelen in zoals het aantal deelnemers aan de vergadering, het (geschatte) brutosalaris van de deelnemers en de vergaderfactor (moeilijkheidsgraad).

3. Notability

Notability is een uitgebreide notitie-app en een alternatief voor het bekende Evernote. Met deze app kun je notities maken, op pdf’s annoteren, op foto’s schetsen, vergaderingen opnemen, audiofeedback geven en nog veel meer. De notities kun je synchroniseren met iCloud, Dropbox, Box en Google Drive. Ook kun je ze printen, e-mailen en delen op Twitter.

4. Slack

Slack is een slimme messaging-app waarin je niet alleen één-op-één kunt chatten met collega’s, maar ook snel binnen projectgroepen, afdelingen of kantoren kunt communiceren. De app werkt daarvoor met de zogenaamde ‘channels’. Simpel aan te maken en overzichtelijk weergegeven. Zo kun je in de app makkelijk bestanden via drag & drop en links met elkaar delen. Er bestaat een app voor zowel mobiel als desktop.

5. iBabs

Wil je af van de papieren rompslomp en je vergaderingen voortaan sneller en efficiënter voorbereiden? Stap dan over op papierloos vergaderen. De oplossing is volledig digitaal en eenvoudig te beheren, er komt geen papier aan te pas. Dit scheelt aanzienlijk in de voorbereiding en afhandeling van de vergadering. Gemiddeld is de tijdsbesparing 70%!

Voorbeeld: vanuit een centrale omgeving plan je vergaderingen, maak je agenda’s, voeg je de stukken toe en verdeel je die over de deelnemers. Wijzigingen (ook last-minute) zijn met een druk op de knop aangepast en iedereen heeft tegelijkertijd de actuele documenten tot zijn beschikking.

Tsja, bestaat er nu zoiets als vergader(h)appiness? Dat laat ik graag aan jou over. Een ding is zeker, we kunnen het misschien niet leuker maken, wel makkelijker met de infographic: in 6 stappen starten met papierloos vergaderen.

Auteur Rachel Mannaerts | iBabs

Reageer op dit artikel