checklist

7 werkvormen voor een vergadering

Vergaderen

1) Notuleer zichtbaar op grote (flip-over)vellen

Schrijf de notulen tijdens de vergadering ‘real-time’ op grote (flip-over) vellen. Hiermee zien de deelnemers hoe de discussie, het gezamenlijke ‘pad’ verloopt. Wanneer een vel vol is, hang je deze aan de wand zodat die zichtbaar blijft voor iedereen. Deelnemers zullen hun meningen zorgvuldiger formuleren (ze hangen immers aan de wand), beter luisteren naar elkaar en makkelijker opmerken wanneer de discussie stokt.
Valkuil: denk niet dat je te langzaam schrijft! Een groep verwerkt zaken namelijk niet sneller dan dat jij ze opschrijft.

2) Pimp de discussie na een saaie presentatie
Tijdens een presentatie willen deelnemers wel eens versuffen. De fut is er na afloop uit met als gevolg een moeizaam lopende discussie. Nodig deelnemers uit om in tweetallen de belangrijkste vraag uit de presentatie te formuleren. Geef hen hiervoor twee tot drie minuten. Hiermee worden alle deelnemers aan het denken gezet over de presentatie en wat zij daarin belangrijk vinden. Schrijf na afloop elke vraag zichtbaar op een flip-over vel. De discussie zal met meer energie verlopen.

3) Gebruik een zichtbare grote klok
Gebruik bij bepaalde onderdelen van de vergadering een grote, voor iedere deelnemer zichtbare aflopende klok (bijvoorbeeld op een tablet). Dit werkt goed bij een afgebakend onderdeel zoals een presentatie, een discussie of een brainstorm. Maak daarbij duidelijk dat tijd een ding is waar je serieus mee omgaat. Tijd en gebruik daarvan mogen dus opvallen. Dus geef geen 10 minuten voor een presentatie, maar 10 minuten en 28 seconden.

4) Start een discussie met het peilen van meningen
Een discussie over een te nemen besluit loopt zoveel effectiever wanneer van meet af aan duidelijk is waar de deelnemers staan. Teken een horizontale lijn op een groot vel en maak er een schaal van door getallen aan toe te voegen. Laat de voorzitter (of de eigenaar van het besluit) het voorgenomen besluit formuleren. Schrijf dit voorgenomen besluit boven de horizontale lijn. Vraag deelnemers om aan te geven waar ze op de schaal staan.

5) Beantwoord moeilijke vragen op een post-it
Discussies worden vaak gedomineerd door een paar mensen. Om iedereen in de discussie deel te laten nemen is het handig om een startvraag voor de discussie te formuleren (door bij voorbeeld de voorzitter) en deelnemers te vragen deze te beantwoorden op een post-it. Hang de post-its op de muur en nodig deelnemers uit om de post-its te lezen (ze moeten hiervoor meestal gaan staan). Op basis hiervan kan de discussie starten.

6) Verdeel rollen
Geef deelnemers een bepaalde rol tijdens een discussie. Dit kun je doen door kaarten te maken waarop een rol staat (zoals ‘criticaster’, ‘positieve denker’, ‘aanbrengen van wilde ideeën’, enz…). Leg deze kaarten gesloten neer op de vergadertafel en vraag deelnemers een kaart te kiezen. De voorzitter vraagt de deelnemers om de discussie vanuit deze rol te voeren. Dit verrijkt de discussie.

7) Hang de actielijst op de gang
Een vergadering bestaat bij de gratie van wat er met de resultaten gebeurt. Hoe beter de acties worden opgevolgd, hoe effectiever het overleg. Hang daarom de acties in het groot op een centrale plek waar de deelnemers regelmatig komen. Zo worden ze regelmatig geconfronteerd met de acties waar zij voor aan de lat staan. Streep vervolgens de acties door die zijn uitgevoerd.

Yes! We gaan vergaderen
E-book Vergaderingen… regel je zo! (gratis)
10 tips voor telefonisch vergaderen
Boek: Creatief en betrokken vergaderen
Training: Future proof skills

Reageer op dit artikel