checklist

Vergadering plannen: waar moet je rekening mee houden?

Vergaderen

Vergaderen… We doen het aan de lopende band. Om het maximale uit een bijeenkomst te halen komt het echter op maatwerk aan. Waar moet je allemaal rekening mee houden? Van grote invloed is om te beginnen de vergaderlocatie. Vanuit efficiency en kostenoverwegingen vinden veruit de meeste ‘doorsnee’ vergaderingen intern plaats. Maar voor bijeenkomsten met een […]

Vergadering plannen: waar moet je rekening mee houden?

Vergaderen… We doen het aan de lopende band. Om het maximale uit een bijeenkomst te halen komt het echter op maatwerk aan. Waar moet je allemaal rekening mee houden?

Van grote invloed is om te beginnen de vergaderlocatie. Vanuit efficiency en kostenoverwegingen vinden veruit de meeste ‘doorsnee’ vergaderingen intern plaats. Maar voor bijeenkomsten met een bijzondere aanleiding of doelstelling of met een bijzondere samenstelling van deelnemers willen we vaker een geschikte plek buiten de deur zoeken.

Inrichting

Hierbij wil je ook rekening houden met het type organisatie. Een innovatieve, trendsettende organisatie zal binnen een andere bandbreedte zoeken van creativiteit en inspiratie dan een klassieke organisatie, die vooral degelijkheid en betrouwbaarheid wil uitstralen. Dit wil je bijvoorbeeld terugzien in de keuze van hippe of klassieke inrichting, eigentijdse opvallende kleuren of rustige tinten en in de keuze tussen een strak design pand of een kasteel of landhuis. Met andere woorden: de vergaderlocatie moet passen als een maatpak bij de doelstelling van de bijeenkomst én de organisatie.

Trend

Een grote trend is de verschuiving van standaard vergaderruimtes naar locaties die iets bijzonders, liefst unieks te bieden hebben. Door hun bijzondere geschiedenis, aparte ligging, opvallende inrichting, afwijkende concept, hun speciale visie (zoals ecologisch) of uitmuntende gastvrijheid. Een factor die hiernaast steeds vaker een rol speelt is kleinschaligheid.

Meer in zijn algemeenheid is verder van belang dat de ruimtes aangenaam, fris en verzorgd zijn. Zonder storende en afleidende elementen. Dus: representatieve, schone ruimtes, klimaatbeheersing voor een aangename temperatuur, voldoende daglicht en ventilatie, maar ook details als dimbare verlichting en verse bloemen. En uiteraard de culinaire verzorging die qua niveau en kwaliteit aansluit bij de verwachtingen of deze overtreft.

Meer lezen over (het boeken van) vergaderlocaties? Bekijk dan de speciale pagina van Management Support met allerlei handige tips.

Setting

Inherent aan de keuze voor een locatie maken we een keuze voor een bepaalde setting. Zeker als er sprake is van een vaste opstelling. Bij de keuze voor een opstelling is de grootte en vorm van en de combinatie van tafels heel bepalend. Het heeft de voorkeur deze zo samen te stellen dat er optimale interactie en participatie kan plaatsvinden. Let ten eerste op de afstand: te veel afstand beperkt betrokkenheid en houdt deelnemers niet alleen letterlijk maar ook inhoudelijk op afstand. Het belemmert de diepgang van de meeting op alle fronten. Op de tweede plaats moet iedereen elkaar goed kunnen zien. De zichtlijnen zijn ideaal als alle deelnemers elkaar eenvoudig kunnen aankijken, zonder dat ze er moeite voor hoeven doen. Om de hiërarchie zoveel mogelijk buiten de vergaderzaal te laten en alle deelnemers actief te laten participeren, is het bovendien raadzaam deelnemers van alle ‘niveaus‘ zoveel mogelijk door elkaar te plaatsen en de voorzitter niet op onnodige afstand van de overige deelnemers te plaatsen.

Vergaderhouding

Voor een actieve vergaderhouding zien we steeds meer afwijkende settings, zoals staand vergaderen aan een hoge statafel. Of op poefjes of aan een picknicktafel. Voordeel: door het gebrek aan rugleuningen vraagt dit automatisch een actievere houding van deelnemers. Bovendien brengt deze opstelling een informele en daardoor toegankelijke vergadersfeer met zich mee. Bij een klein aantal participanten en afhankelijk van de aanleiding van het overleg, is (deels) wandelend vergaderen wellicht ook mogelijk.

Audiovisuele faciliteiten

Als de locatie en de setting zijn gekozen, maken de facilitaire voorzieningen het geheel compleet. Bij de meeste vergaderingen, tot vijftig personen, kan dit zonder versterking (microfoon) en beperkt de techniek zich vaak tot de inzet van laptop en beamer met scherm ter ondersteuning van de boodschap of presentaties.Steeds vaker zien we overigens bij kleinere settings de beamer plaatsmaken voor een lcd-scherm. Voordeel daarvan is dat lichtinval nauwelijks invloed heeft, waardoor verduistering niet nodig is. Bovendien kun je het scherm vaak dichter bij de groep plaatsen. Zo blijft de ‘intimiteit’ van de meeting gewaarborgd.

Het is raadzaam om op te letten welke kabel (VGA, HDMI of DVI) nodig is voor de gewenste projectie en eventueel geluidsweergave. Bekijk dan meteen de gewenste verhoudingen voor de opmaak; wel zo mooi om de presentatie beeldvullend op het betreffende scherm te tonen (4:3 of 16:9 (breedbeeld)).

Hoog niveau

Is de dag van de vergadering aangebroken? Zorg voor een tijdige check van alle afspraken omtrent inrichting, setting, klimaat, culinaire verzorging en test (en test en test…) de audiovisuele voorzieningen tijdig. Een vergaderruimte kun je middels één telefoontje boeken… Maar realiseer je dat locatie, setting en faciliteiten stuk voor stuk helpen de meeting succesvoller te maken. Door een zorgvuldige samenstelling van alle ‘ingrediënten’ en aandacht voor details, trek je de bijeenkomst gegarandeerd op een hoger niveau.

Reageer op dit artikel