checklist

5 creatieve extra’s tijdens een bijeenkomst

Vergaderen

Overal in Nederland zijn standaard vergaderzalen te boeken. Maar hoe geef je een bijeenkomst net even iets extra’s? Waarin maak je het verschil? En hoe denken locaties daarin mee? 5 creatieve extra’s. 1. Sfeer en beleving Het boeken van een zaal begint bij het zoeken naar de juiste locatie. Luc van Bussel, CEO en gastgever […]

5 creatieve extra’s tijdens een bijeenkomst

Overal in Nederland zijn standaard vergaderzalen te boeken. Maar hoe geef je een bijeenkomst net even iets extra’s? Waarin maak je het verschil? En hoe denken locaties daarin mee? 5 creatieve extra’s.

1. Sfeer en beleving

Het boeken van een zaal begint bij het zoeken naar de juiste locatie. Luc van Bussel, CEO en gastgever bij Regardz, vindt dat een bijzondere locatie niet overdreven duur of luxe hoeft te zijn. “Het gaat erom dat de locatiebeleving past bij de bijeenkomst, en dat de locatie inspireert.”
Ook Hermann Spatt zegt dat je met sfeer en beleving het verschil kunt maken. Hij is Hotel Director van het designhotel nhow Rotterdam, gelegen aan de voet van de Erasmusbrug. “Onze locatie is bijzonder omdat je vanuit elke zaal, en vanuit elke kamer een indrukwekkend uitzicht hebt. De ruimtes zijn groot, open en transparant. De meeting- en eventruimtes zijn volledig flexibel. Het meubilair en de technische faciliteiten zijn naar eigen inzicht in te delen.”
Spatt is trots op de goede sfeer in de bar/kitchen. “Veel horecagelegenheden in hotels worden alleen bezocht door de hotelgasten. Onze bar en ons restaurant zijn ook populair bij Rotterdammers. Daardoor is het er altijd een mooie mix van locals, zakenreizigers, toeristen en culinaire liefhebbers.”

2. Midden in de natuur

Een totaal andere beleving is te vinden bij Bilderberg. Deze hotelgroep heeft zeventien hotel in Nederland, waarvan negen hotels op de Veluwe. “Onze hotels bevinden zich middenin de bossen. Dat is op zich al een rustige, prettige en inspirerende omgeving”, vertelt commercieel directeur Arlette Gilbert. “Een verblijf krijgt echt meerwaarde als je erin slaagt om die natuur terug te laten komen in je bijeenkomst. Dit kan op veel verschillende, creatieve manieren. Misschien wil je de dag bijvoorbeeld starten met een frisse bootcamp en een brainstormsessie houden in een heksenkring. Of misschien wil je 100% opgaan in de natuur, en ook zelf het eten bereiden met de middelen die de natuur daarvoor aanreikt.”

3. Medewerkers die verrassen

Naast de bijzondere locaties zijn er meer elementen die een bijeenkomst tot een beleving maken. Zo vertelt Van Bussel dat de medewerkers van Regardz getraind zijn om out-of-the-box te denken. “We willen de verwachtingen van onze gasten overtreffen. Dat doen we onder andere door hen te verrassen. We hebben intern een Facebook-pagina waar medewerkers leuke, verrassende ideeën met elkaar delen. Een goed voorbeeld daarvan is dat een medewerker op een warme dag spontaan waterijsjes ging uitdelen. Dat verrassingselement breekt het ijs, en zorgt voor een glimlach. Achteraf horen we vrijwel altijd dat de verrassing gewaardeerd werd, en dat het hen is bijgebleven.”

‘Een medewerker ging op een warme dag spontaan waterijsjes uitdelen’

4. Een creatief buffet

Spatt vertelt dat hij het voor zijn medewerkers belangrijk vindt dat zij een goed advies kunnen geven. “Veel gasten willen dat hun evenement van a tot z tot in de puntjes geregeld is. Wij denken daarin mee. We weten bijvoorbeeld op welk moment in het seizoen de aardbeien het allerlekkerste zijn. We adviseren om juist dan iets bijzonders met aardbeien te doen. In de winter zijn creaties met chocolade weer beter op zijn plek. We adviseren ook over alle andere zaken, zoals de lengte van de pauzes en de muziek die we draaien. De gasten willen namelijk niet drie dagen hetzelfde horen. Zo moet alles tot in de kleinste details perfect zijn.”
Spatt vertelt dat zijn gasten vaak onder de indruk zijn van de creativiteit in het buffet. “Voor een cosmeticabedrijf hebben we wel eens een buffet gemaakt met eetbare lippenstift. Dat vonden de gasten geweldig. Ze maakten daar foto’s van en postten deze op Instagram. En we hebben regelmatig verrassende elementen in ons ontbijtbuffet, zoals een vendingmachine gevuld met macarons. Hierdoor is ieder bezoek anders en verrassend.”
En hij vertelt dat de gasten vaak enthousiast zijn over de tentoonstellingen in zijn hotel. “Het komt regelmatig voor dat fashion labels en designers hun fotoshoot in ons hotel houden. Gasten vinden het bijzonder om de foto’s te zien, en te beseffen dat deze in dit hotel genomen zijn. En deze samenwerkingen leveren leuke, nieuwe initiatieven op. Zo is de special nhow editon Ellis Faas lipstick sinds kort verkrijgbaar in de minibars van het hotel.”

5. Nieuwe technologie

Gilbert verwacht dat het gebruik van technologie tijdens meetings en trainingen fors zal toenemen. “Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van event apps, externen betrekken bij meetings met video en skype, online trainingsomgevingen waar de live training teruggekeken kan worden en samenwerking stimuleren door live online games. In de evenementenbranche worden deze technieken al veel gebruikt. We verwachten dat ook de vergaderbranche de voordelen hiervan gaat ontdekken.”

Tip: Op zoek naar een mooie vergaderlocatie? Op onze accommodatiepagina vind je een overzicht van alle vergaderlocaties in Nederland.

Reageer op dit artikel