nieuws

Fasen van het vergaderproces

Vergaderen

Het vergaderproces kun je beschrijven aan de hand van begrippen uit de systeemleer. Bij een vergadering zijn dat: input, proces, output en feedback.

Zoals veel processen in organisaties kun je ook het vergaderproces beschrijven aan de hand van begrippen uit de systeemleer. Bruikbare begrippen zijn in dit verband: input, proces, out-put en feedback.

VIER FASEN

Bij vergaderingen kun je onderscheid maken tussen:

  • een inputfase: de voorbereiding, een procesfase: de vergadering,
  • een outputfase: de resultaten,
  • een feedbackfase: de controle op de genomen besluiten.

De feedbackfase treedt pas later op. Deze is wel van groot belang omdat op basis van de feed-back eventuele bijsturing mogelijk is. Dat neemt niet weg dat heel vaak ook een tussentijdse evaluatie optreedt, bijvoorbeeld van de manier waarop wordt vergaderd. Deelnemers kunnen dan met een ‘punt van orde’ komen, om zo de voorzitter te vragen het vergaderproces bij te sturen.
De eerste fase (de voorbereiding) is al van invloed op het verdere procesverloop. Een goed verlopend proces leidt tot de gewenste resultaten. Door een systematische controle (feed-back), ook per fase, kunnen de deelnemers zo nodig bijsturen.

Het vergaderproces kun je zelf sturen en bijsturen.

  • Als agendavoorbereider kun je het vergaderproces positief beïnvloeden door te zor-gen voor volledige en tijdige informatie over de agenda.
  • Als je niet actief deelneemt aan de vergadering, bijvoorbeeld als je moet notuleren, kun je vaak (na afloop van de vergadering) een goede feedback geven over het vergaderproces en de manier waarop de deelnemers vergaderen.
  • In overleg met de voorzitter kun je ervoor zorgen, dat die punten worden geagendeerd die de groep als relevant zal beoordelen.

Reageer op dit artikel