nieuws

Plannen tijdens piek

Vergaderen

Bij het plannen van vergaderingen is het belangrijk om rekening te houden met onze cyclus van slapen en waken.

Bij het plannen van vergaderingen is het belangrijk om rekening te houden met onze cyclus van slapen en waken. Niet alle tijden van de dag zijn namelijk geschikt voor een uurtje overleg, laat staan voor een belangrijke directievergadering. Het is niet alleen voor de deelnemers, maar ook voor de notulist belangrijk om een tijdstip te plannen waarop je het helderst bent.

PIEKPERIODE

We hebben twee piekperiodes op een dag waarop onze fysieke energie en onze mentale oplettendheid het hoogst zijn. Voor mensen die overdag werken liggen die tijden ongeveer tussen half tien en half twaalf ’s morgens, en tussen drie en vijf uur s’ middags. De meeste mensen hebben hun dip tussen een en drie (na de lunch).

Je kunt vergaderingen met een hoge prioriteit, die vragen om mentale scherpte zoals probleemoplossende vergaderingen of brainstormsessies, het beste plannen tijdens die piekperiodes. Routinematige vergaderingen kunnen het beste niet tijdens die uren worden gepland, omdat je de werknemers daarmee misschien afhoudt van belangrijkere werkzaamheden waar zij hun aandacht en energie voor nodig hebben. Ook zijn niet alle dagen even geschikt voor het houden van een vergadering. De ‘maandagochtendvergadering’ is voor veel bedrijven bijna een traditie, slim is het echter niet. Maandagochtend en vrijdagmiddag zijn geen goede momenten. Medewerkers zijn dan vaak met hun gedachten bij iets anders, ze hebben een maandagochtendblues of zijn op vrijdag moe van de afgelopen week.

Bron: Effectief communiceren, Lani Arredondo, ISBN 90 5261 3915, Uitgeverij Academic Service

Reageer op dit artikel