vraag & antwoord

Wanneer mag mijn baas de notulen veranderen? Voor versturen of in de volgende vergadering?

Vergaderen

Als notulist ben jij niet verantwoordelijk voor de inhoud van het verslag; dat is de groep vergaderaars (die de notulen moeten goedkeuren). Jij neemt in je verslag objectief op wat tijdens de vergadering wordt besproken. Er zijn verschillende procedures mogelijk om de notulen goed te keuren: – Je verstuurt na de vergadering de notulen aan […]

Als notulist ben jij niet verantwoordelijk voor de inhoud van het verslag; dat is de groep vergaderaars (die de notulen moeten goedkeuren). Jij neemt in je verslag objectief op wat tijdens de vergadering wordt besproken. Er zijn verschillende procedures mogelijk om de notulen goed te keuren:

– Je verstuurt na de vergadering de notulen aan alle deelnemers. In de eerstvolgende vergadering reageren de deelnemers op de notulen en worden eventuele aanpassingen gedaan, ook door je leidinggevende. Daarna worden de notulen formeel goedgekeurd. 

– Sommige vergaderaars stellen het op prijs met een concept-verslag te werken. De vergaderaars lezen dit en kunnen inhoudelijke wijzigingen aangeven. Daarna kun jij een definitief verslag schrijven, waarin je aangeeft welke inhoudelijke wijzigingen zijn gemaakt. Dit definitieve verslag mag pas worden verspreid nadat alle vergaderaars er hun goedkeuring aan hebben gegeven (in de volgende vergadering).

Het kan prettig zijn om in je organisatie/op je afdeling een vaste procedure af te spreken voor de wijze waarop de notulen worden goedgekeurd.

 

Reageer op dit artikel