10 onmisbare competenties voor de secretaresse

Toekomst secretaressevak

Dat secretaresses en assistants in de hoek zitten waar qua werkgelegenheid de klappen vallen, weten we al. Secretaresse is een van de 54 ‘minst kansrijke beroepen’, aldus uitkeringsinstantie UWV. Tegelijkertijd neemt de vraag naar directiesecretaresses juist toe.

“De uitbreidingsvraag voor directiesecretaresses kan duiden op skills-upgrading binnen het secretaresseberoep”, aldus het Researchcentrum voor Onderwijs en Arbeidsmarkt van de Universiteit Maastricht. Wil je jezelf toekomstbestendig maken als managementondersteuner, dan is het dus zaak om werk te maken van deze genoemde ‘upgrading’.

Competenties secretaresse

Competenties zijn een combinatie van jouw kennis, vaardigheden en gedrag. Het zwaartepunt in de competenties van jou als secretaresse verschuift door alle technologische ontwikkelingen, een nieuwe generatie managers en werken in secretaressepools in plaats van een-op-een. Als secretaresse heb je dus veel competenties nodig. Je moet ict-vaardig zijn, overzicht kunnen houden in een chaotische werkomgeving en een goede teamspeler zijn.

Heb jij alle benodigde competenties in huis? Wat kun je doen om specifieke competenties naar een hoger niveau te brengen? Trainers Gerda Bos, Marianne Smits en Karen Visser zetten de belangrijkste competenties voor secretaresses op een rij. Ze geven tips over hoe je specifieke competenties kunt versterken.

Competentie 1: ict-vaardig

Marianne Smits (innovatiecoach bij AVK) en trainer van onder andere de Masterclass Toekomstbestendige secretariaatsmodellen: “Een belangrijke competentie voor een secretaresse is dat hij of zij de software door en door kent. Je kunt daar online of offline trainingen in volgen, of collega’s vragen om je te helpen.

Het is de kunst om de geleerde tips en trucs toe te passen, en niet over te gaan op de waan van de dag. Dit doe je bijvoorbeeld door de belangrijkste tips op te schrijven, en zichtbaar op je bureau te leggen. En het helpt als je je voorneemt om één tip consequent de hele dag toe te passen. Zo maak je het je eigen, en word je echt digitaalvaardig.

Bestaande software

Gun jezelf de tijd om je te verdiepen in nieuwe versies van bestaande softwareprogramma’s. Wat zijn de nieuwe mogelijkheden? En wat heb je daaraan in je dagelijkse werk? Ook is het leerzaam om regelmatig met collega’s mee te kijken. Welke tools gebruiken zij? Wat kun je van hen leren?

Nieuwe software

Iedere professional maakt op een andere manier gebruik van dezelfde nieuwe software. Het heeft dus geen zin om een training te volgen die bedoeld is voor boekhouders of sales managers. Zorg dat je informatie krijgt die toegesneden is op het secretaressevak. En stel je vragen aan andere secretaresses. Wat levert de software hen op? En hoe pakken zij zaken aan? Je ontmoet elkaar tijdens de trainingen, of bijvoorbeeld bij LinkedIn-groepen, zoals die van Management Support.”

Competentie 2: slim werken

Werkplektrainer Karen Visser, die de training Tijd-, taak- en energiemanagement verzorgt: “Secretaresses hebben vaak de neiging om heel hard te werken. Ze zien werk liggen, en gaan het liefste meteen aan de slag. Het loont om even de tijd te nemen, en na te denken hoe je het werk het beste kunt aanpakken. Je hebt daarbij de competentie nodig om efficiënt en effectief te werken.

Efficiënt

Efficiënt werken betekent dat je een werkmethode kiest die weinig tijd kost. Je besluit bijvoorbeeld om documenten niet te printen, maar om iedereen een linkje te sturen. Dat bespaart tijd. Je bent het beste in staat om efficiënt te werken als je je technische vaardigheden goed op orde hebt. Dus zorg dat je de koppelingen en trucjes kent van de softwareprogramma’s waar je mee werkt, en pas deze toe.

Effectief

Effectief werken betekent dat je de juiste prioriteiten stelt. Dit doe je bijvoorbeeld door aan het einde van de dag alvast de prioriteiten vast te stellen voor de volgende dag. Ook moet je in staat zijn om in je mailbox snel het kaf van het koren te scheiden. Op een dag krijg je misschien verschillende klussen op je bureau van verschillende mensen. Bedenk welke klussen voor jouw manager de hoogste prioriteit hebben, en pak deze het eerste op.”

Competentie 3: jezelf ontwikkelen

Coach en psycholoog Gerda Bos, trainer van onder meer Meeveranderen en regie houden: “Het secretaressevak verandert en blijft veranderen. Je moet in staat zijn om mee te bewegen, en jezelf te ontwikkelen.

Misschien vind je die nieuwe wereld eng en vervelend. Bedenk dan waarom je nieuwe werkmethodes vervelend vindt, en hoe je die barrières voor jezelf kunt wegnemen.

Stel een doel

Kijk eerlijk naar jezelf, en vooral naar wat je wilt en wat je kunt. En kies binnen de organisatie een specialisme dat bij je past. Misschien wil je jezelf ontwikkelen tot projectmanager of -assistent. Spreek dat uit, en ga het ook gewoon doen. Volg de opleidingen die je nodig hebt, en steek je vinger op als er een projectassistent gevraagd wordt. Vervolgens is het verleidelijk om in je dagelijkse werk de gemakkelijke, vertrouwde werkzaamheden voorrang te geven. Waak daarvoor, en ga de uitdaging aan, ook als dat lastig is.

Gratis competentiescan

In 10 minuten jouw kwaliteiten en verbeterpunten!

Durf te experimenteren

Jezelf ontwikkelen betekent dat je iets gaat doen zonder dat je zeker weet of het lukt. Onderweg voel je jezelf misschien incapabel. Het is goed om je te bedenken dat leren altijd gaat met vallen en opstaan. Dat hoort erbij. Er is geen andere manier om jezelf te ontwikkelen.

Je mag fouten maken. En dat is ook niet erg, want op elk moment in het proces is er een correctie mogelijk. Kijk rond hoe anderen de problemen aanpakken waar jij tegenaan loopt. Daar leer je van. Wil je meer weten over de manier waarop je jezelf kunt ontwikkelen?”

Competentie 4: teamspeler zijn

Marianne: “Goed samenwerken betekent dat je als team de overtuiging hebt dat je samen krachtiger bent dan alleen. Een team is namelijk de optelsom van elkaars competenties. Als goede teamspeler heb je de volgende vier competenties nodig: je moet de dialoog kunnen aangaan (goede feedback geven en kunnen ontvangen), de kwaliteiten van de ander erkennen, vertrouwen hebben in elkaar en concrete afspraken kunnen maken, en deze ook nakomen.

Gerelateerde training: Optimaal samenwerken, on- en offline

Inzicht krijgen

“Het is goed om af en toe stil te staan bij de samenwerking. Je stelt elkaar dan de vraag: hoe gaat het? En wat kunnen we verbeteren? Soms merk je dat die gesprekken oppervlakkig blijven, en dat de echte problemen niet boven tafel komen. Het kan helpen om het spel ‘Speel open kaart’ van Gunilla Blijsie samen te spelen. Dit is leuk, en het geeft inzichten die je anders niet had gekregen. Het versterkt de samenwerking.”

Theory of mind

Gerda: “Bij de competentie ‘teamspeler zijn’ hoort ook dat je begrijpt wat er in de ander omgaat, en dat je dat uitspreekt. Je noemt dat de ‘theory of mind’. Dit betekent niet dat je altijd toe moet geven aan de verzoeken van de ander. Een collega kan jou bijvoorbeeld vragen om de vergaderzaal klaar te zetten, terwijl je daar geen tijd voor hebt.

Het is voor die collega prettig als je meer zegt dan alleen ‘nee’, maar dat je ook laat merken dat je zijn belang begrijpt. Dus: ‘Ik snap dat je nu even klem zit, en ik zou je graag helpen. Maar ik zit zelf ook voor een deadline, dus ik heb daar nu geen tijd voor.’ Het is voor je collega’s prettig als je ook de andere gevoelens die je ziet uitspreekt, zoals ‘ik begrijp dat je boos bent’ of ‘ik begrijp dat je dit lastig vindt’. De ander voelt zich daardoor beter begrepen.”

Competentie 5: overzicht houden in de chaos

Karen: “Secretaresses worden soms overladen met prikkels. Het is de kunst om het overzicht te houden. Vroeger deed je dat met bakjes en mapjes op je bureau. Nu is het zaak om digitaal structuur aan te brengen. Je kunt bijvoorbeeld met kleurcoderingen werken.

Alle zaken die je met het management wilt bespreken markeer je geel. De zaken die het team aangaan, krijgen een groene kleur. Dat geeft grip.

Minimaliseer de prikkels

Secretaresses worden regelmatig afgeleid, omdat er collega’s aan hun bureau staan, omdat de telefoon gaat en omdat er telkens e-mails binnenkomen. Minimaliseer die prikkels zodat je je kunt concentreren op je werk. Zet de melding van de e-mail uit, of doe de deur dicht.

Het helpt ook als je niet met je gezicht naar de deur zit, zodat je niet iedereen ziet langskomen. En soms moet je jezelf even langere tijd concentreren, bijvoorbeeld voor het uitwerken van een notulen. Vraag dan aan een collega of zij even tot 12 uur de telefoon aanneemt. Zo kom je wel aan je werk toe.”

Mindfulness-training

Gerda: “Het houden van focus is te trainen met een mindfulnesstraining. Er zijn goede, gratis mindfulness-apps beschikbaar bijvoorbeeld de VGZ Mindfulness-coach-app. Hiermee train je het deel van de hersenen dat zorgt voor die focus. Het effect van een training is dat er daadwerkelijk meer verbindingen in de hersens tot stand komen. Een training van 10 minuten per dag geeft al resultaat, en je voelt je er nog rustiger door ook.”

Competentie 6: flexibel zijn

Karen: “Van secretaresses wordt vaak een flexibele houding verwacht. Dit betekent bijvoorbeeld dat zij bereid zijn om de agenda drastisch om te gooien, of om hun werktijden aan te passen. Maar flexibiliteit moet altijd in balans zijn met de focus die je ook wilt houden. Dus bedenk je of het echt nodig is om de agenda telkens om te gooien, of om extra door te werken. Of is het ook op een andere manier op te lossen?”

Competentie 7: snel informatie vergaren

Marianne: “Managers verwachten van secretaresses dat zij binnen no-time antwoord kunnen geven op hun vragen. Je kunt het je niet veroorloven om uren te zoeken op internet. Je hebt dus de competentie nodig om met Google snel de juiste informatie boven tafel te krijgen.

Dit betekent dat je de trucjes kent die belangrijk zijn bij het geven van de juiste zoekopdracht, zoals de aanhalingstekens en de jaartallen. Ook is het belangrijk om snel af te wegen of een website betrouwbaar is. En soms heb je meerdere bronnen nodig om het juiste antwoord te vinden.”

Competentie 8: emoties reguleren

Gerda: “Vrouwen zijn soms snel overgeleverd aan hun emoties. In bepaalde situaties voelen ze zich machteloos, bang of boos. Het is belangrijk om te bedenken waarom je deze gevoelens hebt. Misschien ben je boos omdat je het gevoel hebt dat iemand je belazert. Stap 2 is dat je kijkt naar de feiten.

Wat is er daadwerkelijk aan de hand? Die feiten kun je bespreekbaar maken. Vraag waarom iemand iets doet of iets zegt tegen jou. Zo kun je het op een goede manier oplossen. Emoties komen vaak uit het verleden. Bedenk je dat je nu volwassen, vakbekwaam en vaardig bent. De situaties die je vroeger bang maakte, kun je als volwassene prima aan.”

Competentie 9: zelfleiderschap tonen

Marianne: “Secretaresses mogen soms wel iets meer ruimte nemen om zichzelf te ontwikkelen. Ze mogen uit hun schulp kruipen. Dit betekent dat je laat zien waar je goed in bent, en dat je je daarmee profileert binnen de organisatie.

Dus: kijk waar jouw klanten behoefte aan hebben, en wat jij daarin kunt bijdragen. Collega’s zullen je initiatieven waarschijnlijk waarderen. Zo wordt het beter zichtbaar welke competenties je in huis hebt, en welke werkzaamheden ze aan je over kunnen laten.”

Competentie 10: keuzes maken

Karen: “Het is goed om te beseffen dat je niet overal goed in hoeft te zijn. De ene competentie heb je beter en sneller in de vingers dan de andere. En dat is prima. Het gaat er vooral om dat je een mix van competenties hebt die voor jouw manager belangrijk zijn.

Misschien heeft jouw manager iemand nodig die vooral goed is in het aanbrengen van structuur in de chaos, en vindt hij het minder belangrijk dat je constant heel flexibel bent. Ontwikkel alleen de competenties die je nog mist, en die voor jou of voor jouw functie echt relevant zijn.”