Roadmap naar je event: 5 tips

Roadmap naar je event: 5 tips

Een succesvol event organiseren, daar komt nogal wat bij kijken. Een roadmap bijvoorbeeld! Vijf tips van eventorganizer en trainer Lenny Klaassen.

Organiseer je een event, dan moet je niet alleen een geweldige organisator zijn, je moet daarnaast de doelgroep haarfijn aanvoelen om een pakkend programma te kunnen bedenken dat voldoet aan de eisen ‘anno nu’. En dan moet je dit programma in het voortraject zo aan de doelgroep tonen dat men zich massaal aanmeldt.

Dit zijn vijf tips om je op weg te helpen bij het organiseren van een event.

1. Plan to plan

Ofwel: neem om te beginnen de rust en de tijd om te plannen en na te denken over hoe je het event wilt organiseren.

Stel jezelf de volgende vragen:

  • Wie kun en wil je hierbij betrekken?
  • Hoe lang heb je de tijd? En in welke stapjes, fases, kun je deze tijd opdelen om het event als project overzichtelijk te houden?
  • In welke volgorde moeten de verschillende onderdelen waaruit het event bestaat bedacht, uitgevraagd en afgestemd worden?

2. Zorg voor relevantie voor je doelgroep

Verdiep je in wat de doelgroep bezighoudt. Waar liggen je gasten zakelijk gezien van wakker? Waar liggen hun interesses en vraagstukken? Daar kun je met de content van het event op inspelen. Zo verhoog je de relevantie om het event te bezoeken.

3. Ken de eventmarkt

Weet wat de trends voor events zijn van dit moment. Op het gebied van catering, inrichting, locaties, techniek, sprekers, entertainment en werkvormen. Zo is interactie, het écht gebruiken van de kennis van de doelgroep, nu onmisbaar voor elk event.

4. Communiceer tijdig en prikkelend

Hoe krachtig het programma ook is, als je niet tijdig en overtuigend communiceert wat voor interessant programma je te bieden hebt dat men niet mag missen (morgen is het de ‘talk of the town’), dan zal het animo en dus het succes uitblijven.

Met een doordacht communicatieplan enthousiasmeer je de genodigden (bijvoorbeeld via social media of je e-mailnieuwsbrief). We spreken hierbij ook wel van pre event engagement. Zet hierbij vooral in op waarom mensen naar jouw evenement willen komen.

Zoek de emotionele connectie, worden ze voorlopers op een bepaald thema, biedt het ze ontspanning na een drukke dag, missen ze cruciale informatie als ze niet komen? Wat is het haakje om te willen komen?

5. Jij in de rol van regisseur tijdens het event

Is dit alles gelukt? Dan heb je een prachtig programma staan en een volle zaal. Nu is het nog zaak de uitvoering van het event in goede banen te leiden.

Neem daarvoor de regisseursrol aan; van opbouw, uitvoering tot demontage. Alleen door een helicopterview te hebben (en dus los te staan van allerlei hand- en spandiensten) kun je het programma zo regisseren als je vooraf gepland had, zie je tijdig waar iets dreigt anders te lopen en heb je oog voor detail. Zo maak je van een 7 een 9!

Handboek Secretariaat opstellen in 7 stappen

Handboek Secretariaat opstellen in 7 stappen

Een handboek voor het secretariaat opstellen; als je deze stappen volgt, gaat jouw secretariaat met een bruikbaar handboek aan de slag.

10 manieren om slimmer om te gaan met vervelende taken

10 manieren om slimmer om te gaan met vervelende taken

We hebben allemaal taken die we liever kwijt dan rijk zijn. Trainer Karen Visser legt uit hoe je deze zo slim mogelijk wegwerkt.

Projectmanagement: ga het conflict aan

Projectmanagement: ga het conflict aan

Projecten gaan gepaard met grote belangen. Als projectassistent moet je het team de goede kant op leiden. En soms: het conflict aangaan.

10 tips voor betere zelfsturing op het secretariaat

10 tips voor betere zelfsturing op het secretariaat

Zelfsturing kun je niet zomaar even invoeren. Werkplektrainer Karen Visser wijst in tien snelle tips op zaken die je op orde moet hebben.

Hybride werken: het uitgangspunt in vijf stappen

Hybride werken: het uitgangspunt in vijf stappen

De basisregels van hybride werken, uitgelegd door innovatiecoach en trainer Marianne Smits.

3 tips om projecten beter te organiseren

3 tips om projecten beter te organiseren

Marie-Louise Anthonissen heeft meer dan twintig jaar ervaring met projectmanagement. Zij geeft drie tips om projecten beter te organiseren.

Organiseer je een evenement? Dit moet in het draaiboek

Organiseer je een evenement? Dit moet in het draaiboek

Eén tot enkele weken voor aanvang van het evenement begin je met het maken van een draaiboek. Dit moet er allemaal in.

Projectassistent: zo vorm je een succesvol team met je projectleider

Projectassistent: zo vorm je een succesvol team met je projectleider

Als projectassistent ben je samen met je projectleider het kleinste team binnen het projectteam. Jullie succes is afhankelijk van de onderlinge...