Uitstelgedrag is de volstrekt menselijke neiging om zaken voor je uit te schuiven, terwijl je weet dat het uitstel je problemen kan bezorgen. Een tandartsafspraak ‘vergeten’ te maken, een telefoongesprek waar je tegen opziet voor je uit schuiven – uitstelgedrag is er in alle soorten en maten. Het effect is bekend: schuldgevoel, irritatie, verlies van focus omdat je gedachten steeds teruggaan naar dat ene dat je nog niet hebt gedaan.
Waarom stellen we uit?
Die tandartsafspraak is een duidelijk voorbeeld: alleen al de gedachte aan de tandartsstoel vind je afschuwelijk. Daarnaast zijn er ook subtielere redenen waarom mensen dingen uitstellen. Wil je je uitstelgedrag te lijf, onderzoek dan waar het vandaan komt. Wat staat je in de weg? Dát geeft je informatie over de oplossing.
1. Je twijfelt over wat je moet doen, hoe je het kunt aanpakken of wat het eindresultaat hoort te zijn. Kortom: je informatie is niet compleet en de verwachtingen zijn onduidelijk. In deze gevallen heb je meer informatie nodig. Ga doorvragen bij je opdrachtgever en zoek hulp bij collega’s: wat hebben zij al eens eerder gedaan dat jou kan helpen?
2. Je bent bang dat je deze taak niet goed genoeg kunt uitvoeren, en doet hem daarom liever helemaal niet. Je bent ofwel een enorme perfectionist die het 200 procent goed wilt doen, of twijfelt aan je eigen kunnen. Faalangst ligt op de loer.
Weg met uitstelgedrag!
Weet in dat geval dat de enige manier waarop je succesvol kunt zijn, is door te beginnen en een poging te wagen.
3. Je hebt te vaak ‘ja’ gezegd op allerlei vragen en weet nu niet meer hoe je alles gedaan moet krijgen. Doordat je té dienstverlenend, enthousiast of collegiaal reageerde op alle verzoeken, zit jij nu met de gebakken peren. En schuif je het uit armoede maar voor je uit.
Wanneer je overweldigd bent door de grote hoeveelheid, is het aan jou om wat je te doen staat in stukjes te hakken – kleine stappen die je wel kunt gaan inplannen. Zie je dat de hoeveelheid daarvan te groot wordt en geen haalbare planning mogelijk is, trek dan zo vroeg mogelijk aan de bel: beter op tijd gemeld, dan verzwegen en achteraf een conflict.
Hoe kom je van uitstelgedrag af?
Onmisbaar om vooruit te gaan, is dat je weet wat je moet doen en waartoe je inspanning leidt. Verzamel alle nodige informatie. Welk resultaat wil je bereiken? Wat moet je daarvoor doen? (En pas op dat je niet in de ‘informatiefase’ blijft steken, als excuus om alsnog niet te beginnen.)
Wat goed kan werken, is hulp vragen. Collega’s hebben misschien ervaringen en tips die waardevol zijn, maar kunnen wellicht ook een deel van je overnemen, of hebben al voorwerk gedaan waar jij op voort kunt bouwen. Wees dus niet te trots of bezwaard om bij hen navraag te doen.
Verdiep jouw kennis
Maak je taak in elk geval zo concreet mogelijk en breek hem op in dito stukken. Vermijd vage, abstracte termen. Hak je project of taak op in stukken die duidelijk afgerond zijn. Formuleer altijd minstens de eerstvolgende actie om een stap verder te komen. Het zal je verbazen: eenmaal goed gestructureerd blijken veel klussen niet zo groot of moeilijk als je dacht.
Saaie, vervelende taken als een bepaald bestand bijwerken of veel dingen uitzoeken, worden draaglijker als je om de zoveel tijd een half uurtje eraan besteedt. Liever een kwartier aan die rottaak besteed, dan je een kwartier ergeren omdat het niet af is. Beloon jezelf met iets leuks als je weer een deel af hebt.
D.E.R.K.
Denk aan hoe heerlijk het zal zijn als je het af hebt, of als je een deel af hebt. Daarvoor is de stelregel D.E.R.K.: Doe Eerst de RotKlussen. Je dag beginnen met een vervelende taak lijkt onlogisch, maar kan je een enorme boost in je motivatie geven: weer een stap dichter bij de afronding!
Vergeet niet: taken zonder einddatum worden nooit afgemaakt! Maak dus een goede planning en houd je eraan. Geef alle taken die je moet doen een plek in de tijd en reserveer ook ruimte voor die taak. Plan realistisch, deel taken in op grootte: een uur, een half uur, tien minuten… Bedonder jezelf niet. Besef dat die ene ‘lege’ werkdag zonder interrupties nooit zal komen. Ga dus niet wachten op het ideale moment.
Minimaliseer tijdens het uitvoeren van een taak mogelijke afleiding. Dat is bij alle taken verstandig, maar zeker bij taken die sméken om een excuus om ze niet, of later te doen.
Meer weten?
Deze tekst komt uit Karen Vissers boek Productiever werken met meer energie, gratis te lezen voor abonnees en hier te koop.
Meer oplossingen voor uitstelgedrag: “Veel mensen twijfelen aan hun eigen kunnen.”
