Sparren met je manager? Maak eerst even pas op de plaats

Sparren met je manager? Maak eerst even pas op de plaats

Vertaal de vraag van jouw manager niet te snel in een praktische oplossing. Gedoseerde proactiviteit is een van de drie eigenschappen van een goede sparringpartner.

Vertaal de vraag van jouw manager niet te snel in een praktische oplossing. Gedoseerde proactiviteit is een van de drie eigenschappen van een goede sparringpartner.

De vraag naar secretaresses die de rol van sparringpartner kunnen vervullen, neemt enorm toe. Steeds vaker vragen bedrijven in hun vacatures om een hoogopgeleide secretaresse die het vakgebied van haar manager op haar duimpje kent, logistiek én inhoudelijk kan sparren en haar manager op ideeën kan brengen. Een strategische rol is het bijna. En zeker niet voor iedereen weggelegd.

Welke eigenschappen moet jij als managementondersteuner in huis hebben? We noemen de belangrijkste drie.

1. Gedoseerde proactiviteit

Proactiviteit is een mooie eigenschap. In een ondersteunende functie is dit absoluut onmisbaar. Maar het kan je in de rol van sparringpartner ook in de weg komen te staan. Veel managementondersteuners vertalen de vraag van hun manager (te) snel in een praktische oplossing.

Wil je een goede sparringpartner zijn en je manager dus faciliteren bij het bedenken van de beste oplossing, maak dan liever pas op de plaats. Want wat is die beste oplossing eigenlijk? Wat is precies jullie doel? Neem even de tijd om deze vraag te onderzoeken voordat je in actie schiet, anders blijf je hangen in je louter uitvoerende, logistieke rol. Vraag door: wat is het probleem achter het probleem? Geef zicht in het probleem en de oplossingsrichting. Samen los je het op, waarbij de manager de eindverantwoordelijkheid heeft.

2. Analytisch vermogen

Hier vloeit een tweede belangrijke eigenschap van de secretaresse als sparringpartner uit voort: het analytisch vermogen. Want om goed mee te kunnen denken met je manager, moet je de juiste, kritische vragen weten te stellen én goed kunnen luisteren.

Als de manager je bijvoorbeeld vraagt een zakenreis te organiseren, sta dan even stil bij het karakter van de reis. Wat willen jullie bereiken? Met welk gevoel wil je dat mensen terug naar huis gaan? Kortom: wat is de gewenste situatie en welke oplossingen passen daarbij? Dat moet je verkennen als gelijkwaardige partners. Het is jouw taak om sprankelende vragen te stellen en uit de dagelijkse gang van zaken te stappen. Op die manier help je je manager écht het beste naar boven te halen uit zo’n reis en laat je jouw toegevoegde waarde zien.Het gaat vooral om de balans tussen het praktisch maken van een taak, en het doorvragen en meedenken daarover.

3. Nieuwsgierigheid

Sparren doe je met een reden: twee mensen weten meer dan één. De gaafste ideeën worden geboren uit samenwerking. Je moet dus bereid zijn om je eigen ideeën los te laten. Je moet er in ieder geval niet van overtuigd zijn dat jij het zelf allemaal al weet. Sparren komt van twee kanten; jij en je manager. Het is tweerichtingsverkeer.

De secretaresse als sparringpartner heeft dus een open, nieuwsgierige grondhouding. Verbindende communicatie is daarbij natuurlijk uiterst belangrijk. Laat je gefixeerde waardeoordelen dus liever achterwege. Met “dat vind ik belachelijk” of “dat weet ik beter” schep je geen verbinding. Met “dit lijkt me leuk, wat denk jij?” wel. Het is aan jou om een setting te creëren waarin die creatieve oplossingen kunnen loskomen. Als je dat durft, komen er ideeën los. Innoveren is ook gewoon leuk! Het maakt je werk in ieder geval een stuk uitdagender.

Sparren met de manager?

Sollicitatiegesprekken voeren? Public relations? Projecten assisteren? Productlancering regelen? Jij kunt interessante taken naar je toetrekken en heel veel energie uit je werk halen. Het is een ontzettend leuk vak, maar je moet wel je rol in de organisatie opeisen en meer op de voorgrond treden.

Ga de dialoog aan, laat jezelf zien. De sparringpartner wordt serieus genomen, is van alle markten thuis, praktisch ingesteld en doortastend en weet waar de prioriteiten liggen. En ze is zich bewust van haar strategische rol in de organisatie.

Het vak is breed en inspirerend. Kansen krijg je niet, die moet je pakken!

Verdieping

In de training Managementassistent als sparringpartner krijg jij de handvatten aangereikt om, vanuit je eigen logica, inzichten en ideeën te verwoorden. Daarmee voel je je comfortabel genoeg om de plek in te nemen naast je manager. Zo kun jij bijdragen aan hoger management en aan de kwaliteit van besluitvorming.

Onderdeel van de collectie

Sparren, meedenken en coachen

Wil je sparren met je manager en strategisch meedenken, dan moet je allereerst uit de actiemodus komen: observeren, nadenken, vragen stellen. Hier vind je alles over een goede grondhouding en groei naar je rol als sparringpartner en coach.

Personal assistant: krijg zelfinzicht en zet problemen om in kansen

Personal assistant: krijg zelfinzicht en zet problemen om in kansen

Kijk naar jezelf en leer van wat je ziet en voelt, adviseert trainer Gerry Ubels. Zij verzorgt de opleiding Personal Assistant.

De 5 meest gelezen artikelen van februari 2024

De 5 meest gelezen artikelen van februari 2024

Mis ze niet, de vijf meest aangeklikte artikelen van februari 2024! Over onder meer: gedeeld leiderschap, iemand inwerken op het secretariaat en...

Work on your skills! Doe mee aan ons onderzoek

Work on your skills! Doe mee aan ons onderzoek

We brengen graag de skills in kaart van de ondersteuner van nu - met jouw hulp!

Zo word je een strategisch gesprekspartner voor je manager

Zo word je een strategisch gesprekspartner voor je manager

Eerst denken, dan doen: het klinkt logisch, maar met een hoge werkdruk schiet je snel in de actiemodus. Hoe kun je in de waan van de dag toch...

Vijf vragen die je jezelf moet stellen halverwege jouw loopbaan

Vijf vragen die je jezelf moet stellen halverwege jouw loopbaan

Halverwege jouw loopbaan kan je worstelen met de onverwachte koers van jouw carrièrepad. Maar volgens deze experts is dit moment juist een goede...

Virtual assistant: profiel

Virtual assistant: profiel

De virtual assistant is in opkomst. De functie is niet alleen populair bij support professionals maar meer en meer bedrijven en ondernemers weten de...

Op afstand werken kost je een promotie

Op afstand werken kost je een promotie

Collega's die op afstand werken lopen grote kans benadeeld te worden bij promoties. Af en toe je gezicht laten zien, loont dus. Maar dat is niet...

Beste managers, deel het leiderschap met ondersteuners!

Beste managers, deel het leiderschap met ondersteuners!

Geen tijd voor je talenten, want 'de baas wil…'? Dat kan anders: met gedeeld leiderschap, waarbij het secretariaat aan het roer staat.