Vertaal de vraag van jouw manager niet te snel in een praktische oplossing. Gedoseerde proactiviteit is een van de drie eigenschappen van een goede sparringpartner.
De vraag naar secretaresses die de rol van sparringpartner kunnen vervullen, neemt enorm toe. Steeds vaker vragen bedrijven in hun vacatures om een hoogopgeleide secretaresse die het vakgebied van haar manager op haar duimpje kent, logistiek én inhoudelijk kan sparren en haar manager op ideeën kan brengen. Een strategische rol is het bijna. En zeker niet voor iedereen weggelegd.
Welke eigenschappen moet jij als managementondersteuner in huis hebben? We noemen de belangrijkste drie.
1. Gedoseerde proactiviteit
Proactiviteit is een mooie eigenschap. In een ondersteunende functie is dit absoluut onmisbaar. Maar het kan je in de rol van sparringpartner ook in de weg komen te staan. Veel managementondersteuners vertalen de vraag van hun manager (te) snel in een praktische oplossing.
Wil je een goede sparringpartner zijn en je manager dus faciliteren bij het bedenken van de beste oplossing, maak dan liever pas op de plaats. Want wat is die beste oplossing eigenlijk? Wat is precies jullie doel? Neem even de tijd om deze vraag te onderzoeken voordat je in actie schiet, anders blijf je hangen in je louter uitvoerende, logistieke rol. Vraag door: wat is het probleem achter het probleem? Geef zicht in het probleem en de oplossingsrichting. Samen los je het op, waarbij de manager de eindverantwoordelijkheid heeft.
2. Analytisch vermogen
Hier vloeit een tweede belangrijke eigenschap van de secretaresse als sparringpartner uit voort: het analytisch vermogen. Want om goed mee te kunnen denken met je manager, moet je de juiste, kritische vragen weten te stellen én goed kunnen luisteren.
Als de manager je bijvoorbeeld vraagt een zakenreis te organiseren, sta dan even stil bij het karakter van de reis. Wat willen jullie bereiken? Met welk gevoel wil je dat mensen terug naar huis gaan? Kortom: wat is de gewenste situatie en welke oplossingen passen daarbij? Dat moet je verkennen als gelijkwaardige partners. Het is jouw taak om sprankelende vragen te stellen en uit de dagelijkse gang van zaken te stappen. Op die manier help je je manager écht het beste naar boven te halen uit zo’n reis en laat je jouw toegevoegde waarde zien.Het gaat vooral om de balans tussen het praktisch maken van een taak, en het doorvragen en meedenken daarover.
3. Nieuwsgierigheid
Sparren doe je met een reden: twee mensen weten meer dan één. De gaafste ideeën worden geboren uit samenwerking. Je moet dus bereid zijn om je eigen ideeën los te laten. Je moet er in ieder geval niet van overtuigd zijn dat jij het zelf allemaal al weet. Sparren komt van twee kanten; jij en je manager. Het is tweerichtingsverkeer.
De secretaresse als sparringpartner heeft dus een open, nieuwsgierige grondhouding. Verbindende communicatie is daarbij natuurlijk uiterst belangrijk. Laat je gefixeerde waardeoordelen dus liever achterwege. Met “dat vind ik belachelijk” of “dat weet ik beter” schep je geen verbinding. Met “dit lijkt me leuk, wat denk jij?” wel. Het is aan jou om een setting te creëren waarin die creatieve oplossingen kunnen loskomen. Als je dat durft, komen er ideeën los. Innoveren is ook gewoon leuk! Het maakt je werk in ieder geval een stuk uitdagender.
Sparren met de manager?
Sollicitatiegesprekken voeren? Public relations? Projecten assisteren? Productlancering regelen? Jij kunt interessante taken naar je toetrekken en heel veel energie uit je werk halen. Het is een ontzettend leuk vak, maar je moet wel je rol in de organisatie opeisen en meer op de voorgrond treden.
Ga de dialoog aan, laat jezelf zien. De sparringpartner wordt serieus genomen, is van alle markten thuis, praktisch ingesteld en doortastend en weet waar de prioriteiten liggen. En ze is zich bewust van haar strategische rol in de organisatie.
Het vak is breed en inspirerend. Kansen krijg je niet, die moet je pakken!
Verdieping
In de training Managementassistent als sparringpartner krijg jij de handvatten aangereikt om, vanuit je eigen logica, inzichten en ideeën te verwoorden. Daarmee voel je je comfortabel genoeg om de plek in te nemen naast je manager. Zo kun jij bijdragen aan hoger management en aan de kwaliteit van besluitvorming.