Hoe combineer je fysieke en online gasten op je evenement?

Organiseer je een event dat zich zowel online als fysiek afspeelt? Lees dan hoe je omgaat met gasten op verschillende ‘plekken’.

Online en on-site gasten behoeven aparte aandacht en soms op onderdelen een ander programma. Dit heeft deels met de spanningsboog te maken; online is deze aanzienlijk korter. Het programma voor de online deelnemers zal dan ook compact en extra dynamisch moeten zijn en met ‘eigen’ aanvullende interactietools om ze ook echt deelnemer te maken.

Daarnaast is het nodig de online deelnemer aandacht te geven en als aparte doelgroep welkom te heten. Dit kan bijvoorbeeld door een online host, die de online gasten als groep toespreekt, meeneemt in het programma en als moderator specifiek de lijm is tussen de online deelnemers én tussen de online deelnemers en on-site deelnemers.

Als bijvoorbeeld een plenaire gedeelte met keynotespeakers plaatsvindt waaraan online en on-site gasten deelnemen, kan de online host de gasten op camera welkom heten vanaf achter in de zaal, waarbij de online deelnemers de zaal achter de online host zien vollopen. De keynotespeaker kan wellicht even door de online host worden geïnterviewd, zodat de online gasten zich ook echt aangesproken voelen en onderdeel van het geheel. Als het programma eenmaal begonnen is, kan de online host of co-host de vragen van de online deelnemers uit de chat of Q&A monitoren en de meest relevante vragen selecteren om aan het podium door te geven.

Voor break-outsessies kan eenzelfde opzet worden gekozen of is het in veel gevallen wellicht sterker de online doelgroep samen in een online break-out te plaatsen parallel aan de on-site variant. Er kan dan beter op de kortere aandachtsboog worden ingespeeld en de online gast kan beter worden gehoord.

Wat ook een verbindende oplossing kan zijn, is de online gasten op groot scherm in beeld te brengen bij de on-site doelgroep, zodat deze laatste ook gevoelsmatig in contact staat met de online participant. Het vergt wel de nodige kwaliteit van de dagvoorzitter/moderator om het voor beide groepen in balans en in goede banen te leiden, zonder dat het rommelig wordt of een van de beide doelgroepen afhaakt.

Vraag je in elk geval bij een hybride vorm heel goed af wat nodig en mogelijk is om het voor beide groepen qua beleving, betrokkenheid, interactie en netwerken goed in te richten. Onderstaand schema kan je daarbij wellicht helpen.

(Klik op afbeelding voor grotere versie)

online on-site gasten combineren

Lees verder:

Bovenstaande tekst komt uit het boek boek Omgaan met event disruptie van Lenny Klaassen. Het boek is gratis te lezen voor abonnees en hier te koop.

Draaiboek online event: download een gratis sjabloon.

Roadmap naar je event: 5 tips.