Het gebeurt nog steeds. Ja echt, veel mailschrijvers zetten de slechtnieuwsboodschap nog steeds onderaan een bericht. Net zoals Kitty, die ervan overtuigd is dat ze het slechte nieuws moet verpakken, dat ze het omfloerst moet brengen.
“Waarom?”, vraag ik haar.
“Dan komt het zachter over”, antwoordt zij.
Fout! Lariekoek! Sterker, doordat jij de negatieve boodschap ergens onderaan je bericht verstopt, wek je al snel irritatie bij de lezer op.
En terecht. Je neemt je lezer immers niet serieus. Je denkt voor hém. Of háár natuurlijk. Jij denkt te weten wat er in je lezer omgaat. Wat hij aankan en wat niet. Op grond van jouw aanname neem jij een besluit voor de lezer. Hoezo?
Terug naar Kitty. Ze zit in mijn schrijftraining omdat ze met meer flair en creativiteit wil schrijven. Ze wil af van de oubollige woorden, onleesbare lange zinnen en ellenlange teksten. Goed streven. Maar dat blijkt niet eenvoudig. Want in een prettig leesbare tekst is de boodschap opeens wel heel duidelijk te lezen - ook het slechte nieuws. En dat is schrikken.
Voor Kitty dan. Zij wil dat de lezer haar aardig vindt.
Maar het is juist wel goed voor de lezer. Die hoeft immers geen uitpluiswerk te verrichten om te begrijpen wat je hem te zeggen hebt. Ook al is dat een negatieve boodschap. Dat je hem vertelt dat de contributie omhooggaat. En dat is even wennen voor Kitty.
Soms betekent flair in je teksten niet meer dan dat je duidelijk communiceert. Dat je de lezer vriendelijk, beleefd en zonder omhaal vertelt wat je hem te zeggen hebt. Dat je de lezer serieus neemt en geen doekjes windt om de kernboodschap. Ook al is die misschien niet zo leuk.
Zie het zo: je geeft je lezer indirect een compliment. Je laat hem als het ware weten dat je inschat hij de boodschap kan verdragen.
Maar je moet toch altijd nadenken over je lezer, je doelgroep?
Klopt, bij elke tekst die je schrijft, sta je stil bij je lezer. Wat heb ik hem te zeggen? Hoe staat hij tegenover de boodschap? Wat weet hij hier al van af? Wat heeft hij nodig om mijn bericht te begrijpen? Accepteren? Dat soort zaken.
Dat is iets heel anders dan de boodschap verpakken in drie lagen pakpapier met een flinke hoeveelheid plakband.
Hoe breng je slecht nieuws op een lezersvriendelijke manier?
Door je mail te beginnen met een informatieve inleiding, door transparant te zijn.
De inleiding is een neutrale binnenkomer. Je vertelt de lezer wat hij kan verwachten. Hierdoor bereid je je lezer voor op wat komen gaat.
En het mooie is: een inleiding schrijven is makkelijk. Het vraagt weinig creativiteit. Je hoeft alleen na te denken over drie dingen: aanleiding, onderwerp en doel van je mail. Met het doel bedoelen we dat je de lezer vertelt wat jouw mail komt doen.
Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit.
'U maakt gebruik van onze zomer- en winterstalling. Jaarlijks passen wij het stallingstarief aan. Hiervoor gebruiken wij het inflatiepercentage van het CBS. Ook dit jaar doen we dat. In deze mail leest u wat het stallingstarief voor 2022 is. Daarnaast leest u welke aanpassingen er zijn rondom het afval en wat we doen om de veiligheid op ons terrein te verbeteren.'
Natuurlijk kan de lezer van Kitty balen dat het stallingstarief omhooggaat. Dat mag. Hij mag balen, boos zijn en zelfs zijn lidmaatschap opzeggen. Dat is zijn goed recht. Net zo goed dat het zijn goed recht is dat jij hem duidelijk vertelt wat je te zeggen hebt.
De lezer kan dus boos zijn omdat hij meer moet gaan betalen, maar hij kan Kitty niks verwijten. Zij heeft precies gedaan wat ze moest doen: op een duidelijke en vriendelijke manier vertellen wat ze te zeggen heeft. Niks meer, niks minder.
Heus, je lezer is niet van suiker.
Meer weten?
Judith Winterkamp is schrijver, trainer en coach. Ze leert professionals hoe zij makkelijker teksten schrijven die ook nog eens prettiger leesbaar zijn. In haar blogs lees je schrijftips waarmee je direct jouw teksten kunt verbeteren.
Zo schrijf je met flair: vlottere zinnen met minder woorden
Onduidelijke taal: gebruik jij deze verboden woorden?
