Trainer en eventmanager Lenny Klaassen ziet het juist met de communicatie rondom een evenement vaak fout gaan: “De aandacht gaat vaak helemaal naar de dag zelf. Die moet tiptop georganiseerd zijn. Maar voor het zover is, moet je de communicatie met je publiek hebben, en die start met het uitnodigingstraject. Dat is helaas vaak het ondergeschoven kindje.”
Jammer, want met regelmatige, uitnodigende en prikkelende communicatie haal je jouw publiek binnen.
Lenny: “Er valt nog zoveel winst te halen. Door je evenement goed voor het voetlicht te brengen, vergroot je de kans op een hoge en gerichte opkomst, dus de mensen die je graag op je evenement wilt. Het is slim om te investeren in de communicatie.”
Wat heb je nodig om je publiek te overtuigen?
“Stel een uitnodigingstraject samen, van save the date tot bevestiging en de reminders die je verstuurt. Maak een ludieke uitnodiging, bedenk toffe triggers om mensen te prikkelen, schrijf uitnodigend.”
Houd je gasten binnenboord
Heb je dit gedaan, dan ben je er nog niet. Mensen schrijven zich een week of zes van tevoren in, maar hun agenda’s lopen ook vol. Komen ze dus wel écht of heb je een hoge no show? Lenny: “De no-showpercentages zijn gigantisch, ook na corona.”
Je hoeft je publiek niet te bestoken met informatie, maar houd wel de aandacht vast.
“Haak bijvoorbeeld aan bij de actualiteit, publiceer een podcast, een blog of een keynote, zodat men alvast in gesprek kan gaan. Licht een tip van de sluier op, of laat mensen vragen stellen in een webinar vooraf. Je evenement begint dus eigenlijk al eerder dan de dag zelf.”
Uitdaging voor assistants
Het communicatietraject is een project op zich. Ligt de verantwoordelijkheid hiervoor eigenlijk wel bij assistants, zeker als er een afdeling Communicatie is?
Lenny: “Ook al doe je niet zelf of in je eentje de communicatie, het is wel heel slim om hierbij betrokken te zijn en voor een rode lijn te zorgen in de organisatie van een event. Maak een een-tweetje tussen organisatie en communicatie.”
Denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van hetzelfde beeldmerk en dezelfde tone of voice op de website en in nieuwsbrieven en e-mails. Jouw visie en adviezen zijn niet alleen waardevol, maar zelfs noodzakelijk.
Trend
Lenny ziet nog een trend: de invloed van corona. “Nu we ook veel online doen en ervaring hebben met blended of hybride evenementen, zie ik een grote kans voor de ‘hybride eventkalender’: afwisselend fysiek en online. De aanloop naar een kennisevent of de evaluatie achteraf doe je online. Het evenement zelf fysiek. Dat kun je aan elkaar koppelen!”
Leer meer op het Management Support Event
Ga actief aan de slag in de workshop AI als VA van de Eventmanager op het Management Support Event. Tijdens deze workshop kijk je in welke taken AI je ‘Virtual Assistant’ kan zijn in je rol als evenementenorganisator.
