Outlook: groep contactpersonen maken en mailen

Over de wekelijkse vergadering op maandag mail jij altijd de hele afdeling. Voor het MT-overleg mail je alleen het managementteam. En de kerstborrel bespreek je met de feestcommissie.

Goede kans dat jij een paar van zulke vaste groepen mailt in jouw organisatie. Maar tik jij steeds alle namen in, zoek je de lijst terug in oude e-mails, of laat je Outlook het werk voor je doen?

Groep contactpersonen in Outlook

Als je vaste verzendlijsten instelt, hoef je voortaan nog maar één naam in te typen: die van de groep contactpersonen, zoals zo’n verzendlijst in Outlook heet.

Om een groep contactpersonen aan te maken, navigeer je in Outlook allereerst naar Personen. Uitgaande van de Outlook-versie voor Microsoft 365, vind je dit onderdeel waarschijnlijk links onderin, als icoon met twee kleine poppetjes. Klik daarop.

Vervolgens klik je links bovenin op Nieuwe groep contactpersonen.

In het nieuwe scherm geef je de groep vervolgens een naam, zoals Secretariaat, MT of Feestcommissie.

Daarna klik je op Leden toevoegen en kies je de manier waarop je dat wilt doen.

Met Opslaan en sluiten sla je de groep contactpersonen op en kun je die vervolgens gaan mailen.

Groep contactpersonen mailen

Dat mailen gaat heel makkelijk. Je stelt gewoon een nieuwe e-mail op, en in het Aan-veld typ je de naam van de groep.

Oude mail gebruiken om groep te maken

Als je de groep contactpersonen die je wilt aanmaken al eens eerder hebt gemaild, hoef je niet alle leden handmatig in te voeren bij het maken van je nieuwe groep.

Open een mail die je aan de groep hebt verstuurd en selecteer alle ontvangers in het Aan- of CC-veld. Kopieer ze met Crtl-C of door er met je rechter muisknop op te klikken en Kopiëren te kiezen.

Volg nu bovenstaande stappen voor het aanmaken van een groep, en kies onder Leden toevoegen voor Uit Outlook-contactpersonen.

In het vak Leden kun je nu de gekopieerde contactpersonen plakken met Crtl-V of met je rechter muisknop en Plakken. Ten slotte klik je op Opslaan en sluiten.

Contactpersonen importeren vanuit Excel

Heb je een Excel-lijst met contactpersonen die je wilt importeren in Outlook? Op de website van Microsoft lees je hoe je dat doet.