Secretaresse worden, dat nooit! Esther Harskamp dacht het vroeger vaak. Ze had, zoals ze zelf zegt, enig oordeel over het vak: “Ik heb een opleiding gedaan tot administratief medewerker en vond het vak van secretaresse eigenlijk maar getut. Toch heb ik in 2008 na acht jaar mijn administratieve baan verruild voor die van secretaresse. Ik ging werken als ondersteuner van de zorgmanager bij een zorgeenheid binnen het Maasstad Ziekenhuis in Rotterdam.”
Ze is erg gegroeid in de zestien jaar dat ze nu als secretaresse werkzaam is, vertelt Esther. “Ik begon als een stil muisje, dacht: ik moet mijn mond houden, notuleren en opletten. Maar in de loop van de jaren groeide ik steeds meer in mijn rol en ging meedenken. Nu besef ik dat het vak van secretaresse juist perfect bij me past. Ik wijs mensen graag de weg en hou ervan om hun rechterhand te zijn. En door de diversiteit van mijn werk is geen dag hetzelfde. Inmiddels ben ik echt een sparringpartner. Ik ken de organisatie van haver tot gort en zit helemaal op mijn plek.”
Ontwikkeling
In 2017 maakte Esther intern de overstap naar de ondersteunende dienst van het ziekenhuis, afdeling IMTS: Informatie, Medische Technologie en Services. Nu ondersteunt ze de managers van afdeling TIM, Technische Infrastructuur, Informatiemanagement en Medische Techniek.
Recent is IMTS opgesplitst en TIM is een van de drie afdelingen die hieruit is voortgekomen. Esther heeft veel te danken aan de goede begeleiding van haar leidinggevenden in het Maasstad Ziekenhuis, vindt ze.
“Mijn managers hebben mij altijd gemotiveerd. Ik krijg elk jaar een topgesprek, waarbij we op basis van feedback van collega’s kijken wat het jaar ervoor goed en minder goed is gegaan. Ook kijken we vooruit naar het komende jaar.”
Ook ondervond Esther veel steun van haar managers. “Het is wat langer geleden, nu alweer zo’n dertien jaar, maar dankzij mijn toenmalige manager Fimke Wiersma kon ik de opleiding tot directiesecretaresse gaan volgen. Daarin zat onder meer de module Management & Organisatie. Daaraan heb ik zo veel gehad; het is voor mij de basis die je als secretaresse nodig hebt.”
Comfortzone
Voormalig CIO Saskia van den Bos, die ze eveneens ondersteunde, daagde Esther keer op keer uit om uit haar comfortzone te komen. “Ze motiveerde me om zaken op te pakken. Ze vroeg altijd: wat zou je willen? Of dan kwam ze weer met een stuurgroep uit de regio: is deze niet leuk voor je om bij aan te sluiten? Dan deed ik dat ook."
"De eerste keer dat ik deelnam, had ik het niet meer en was ik best zenuwachtig. Maar door dat soort zaken toch steeds te doen, heb ik zo veel geleerd. Daardoor ben ik veel sterker geworden, zekerder ook. Ik ben echt meer in mijn kracht komen te staan.”
Het is meteen Esthers tip: “Stap uit je comfortzone, daar leer je veel van. Ik moest bijvoorbeeld een keer naar een netwerkdag. Dat vond ik hartstikke spannend, maar ik heb er enorm veel van opgestoken. En ook dit interview: vroeger had ik dit niet gedaan. En ik vind het nog steeds spannend, maar als je eenmaal over de drempel heen bent gestapt, voel je je zo zeker en sterk. Dat is ook persoonlijke ontwikkeling.”
Niet lullen, maar poetsen
De focus van haar werk ligt veelal op de technische afdelingen, vertelt Esther. “Binnen TIM ben ik voornamelijk met de technische kant bezig en dat vind ik geweldig. Op school vond ik al het digitale al fantastisch; computers zijn echt mijn ding. En tijdens mijn opleiding heb ik ook informatica als basis gehad. IT is mijn passie.”
Haar werkzaamheden voor de afdeling IMTS waren wat uitgebreider dan ze nu bij TIM zijn. “Naast de ondersteuning van de CIO en drie afdelingsmanagers, beheerde ik bij IMTS vier complexe agenda’s, deed de urenregistratie van de medewerkers en ondersteunde het volledige MT. Ik moest erg schakelen tussen de verschillende taken en afdelingen binnen IMTS."
"Bij TIM heb ik ‘nog maar’ drie complexe agenda’s, maar het is nog steeds heel leuk en divers. En als ondersteuner ben ik ook onderdeel van de iRaad, voorheen de Commissie Informatiemanagement.”
Dat het nog steeds aanpoten is, zal Esther als eerste toegeven. Maar, zegt ze lachend: “We zitten in Rotterdam hè, voor ons is dat gewoon. We zetten de schouders eronder en gaan er gewoon voor met z’n allen."
"Vooral door de ontvlechting van de afdeling van IMTS naar TIM en de migratie van het elektronisch patiëntendossier hebben we het ontzettend druk gehad de afgelopen periode. Iedereen ging maar harder
en harder rennen. Maar we deden het echt met elkaar en daardoor vormden we zó’n sterke eenheid dat het ook lukte. Vraag soms niet hoe, maar met z’n allen krijgen we het altijd voor elkaar. En dat voelt natuurlijk supergoed.”
Bij die Rotterdamse mentaliteit hoort ook dat iedereen lekker recht door zee is. Voor Esther werkt dat prettig. “Ik mag het wel dat iemand naar me toekomt als hij niet tevreden is en aangeeft hoe het beter kan. Duidelijk zijn, eerlijk en open communiceren, daar houd ik van.”
Daar komt nog bij dat iedereen haar weet te vinden. “De medewerkers komen voor van alles naar me toe,
omdat ze weten dat ze altijd bij me terechtkunnen. Ze noemen me ook weleens gekscherend 'Essiepedia’.”
Alle ondersteuning
De logische volgende stap binnen het Maasstad Ziekenhuis, zou de functie van directiesecretaresse zijn. Maar omdat dat momenteel niet haar wens is, is Esther recent haar eigen VA-bedrijf gestart. Naast haar 34-urige werkweek.
“Ik leer graag zaken bij waarmee ik weer een stap verder kom. Maar bij opleidingen op een nieuw vakgebied, zou ik helemaal opnieuw moeten beginnen, dus ik dacht: waarom niet iets doen waarvan ik al weet dat ik het leuk vind? Daarbij wil ik deze organisatie nog niet uit, daarvoor heb ik het te veel naar mijn zin. Dus ontwikkel ik me op mijn eigen manier en twee jaar geleden heb ik de kans gekregen om een opleiding te volgen tot virtual assistant.”
Dit alles uiteraard in goed overleg. “Het starten van nevenactiviteiten kan binnen het Maasstad Ziekenhuis alleen in nauwe samenspraak met en na goedkeuring van de leidinggevende en HR.”
Op internet zag Esther de VASchool en de eenjarige opleiding sprak haar aan. “Ze hebben me begeleid bij het opzetten van mijn eigen bedrijf, van een logo ontwerpen tot een website maken en met het uiteindelijke resultaat naar de Kamer van Koophandel gaan. Ik heb er zo veel van geleerd en eigenlijk is dit ook weer een kwestie van uit mijn comfortzone stappen."
"Dat ik ga ondernemen, is een gevolg van dat ik iets wilde leren en verder wilde komen. Het bijzondere is ook dat ik vanuit het ziekenhuis alle ondersteuning krijg en dat iedereen het zo leuk voor me vindt. Zo heb ik studie-uren gekregen zodat ik de opleiding daadwerkelijk kon volgen. Natuurlijk deed ik zo veel mogelijk in mijn eigen tijd, want mijn werk moet ook gewoon af, maar als het echt nodig was, was het fijn dat ik een keer een middag vrij kon nemen.”
‘Virtuest’
Nu haar opleiding is afgerond, zet Esther haar kennis ook buiten de ziekenhuismuren in en ondersteunt ze organisaties op afstand met haar bedrijf Virtuest. Die naam is een samentrekking van ‘virtu’ (virtueel) en de eerste drie letters van haar naam ‘est’. “En ‘virtues’, Engels voor ‘deugden’, betekent: naar eer en geweten handelen. Precies waar ik voor sta.”
Begin april startte Esther met haar eerste opdracht voor zo’n vier uur per maand. “Ik ondersteun een stuurgroep van een ander ziekenhuis bij een maandelijkse bijeenkomst waarvoor ik de notulen maak, en af en toe ook bij een ander overleg. Die bijeenkomsten zijn vooruit ingepland, dus ik kan ze makkelijk inpassen naast mijn baan. In het Maasstad Ziekenhuis mag ik mijn uren zelf invullen. Ik ben altijd op vrijdag vrij, maar kan nu bijvoorbeeld een keer een woensdagmiddag vrij nemen en die tijd inhalen op vrijdag. Als ik mijn uren maar maak.”
Vrijwel meteen kreeg Esther de vraag voor een tweede opdracht. “Een oud-collega heeft een eigen bedrijf en had het zo druk, dat ze me heeft gevraagd voor secretariële en administratieve ondersteuning. Het staat nog in de startblokken maar als we straks van start gaan, is dat voor vier uur per week. Ik doe dat dan in mijn eigen tijd en ga daar dagelijks een uur voor uittrekken. Nu kost het me nog extra tijd omdat we bezig zijn met de opzet. We bekijken samen waar de behoefte ligt, dat moet vorm krijgen. En we bespreken wat er speelt, zodat ik er inzicht in krijg. Ik merk nu al dat dit mij veel energie geeft. Virtuest is toch een beetje mijn kindje.”
Esther is ook trots op haar eigen bedrijf. “Eerst dacht ik: leuk, ik heb wat opgezet, en nu? Een veelgehoorde tip is dan dat je moet netwerken en actief moet zijn op social media. Netwerken is ook praten met mensen. En zo ben ik dus aan deze tweede opdracht gekomen. Dat geeft me een goed gevoel; ik krijg eindelijk de bevestiging dat het echt gaat werken.”
Wie verdient er ook een plek op het podium?
In de rubriek ‘Podium’ portretteren we de vaandeldragers van het secretaressevak: veelbelovende jonge assistants én de ervaren rotten in het vak. Ben jij of ken jij een kandidaat voor deze rubriek? Mail dan naar redactie.managementsupport@vmnmedia.nl.
