nieuws

Best practice onderhandelen: begrip tonen

Commerciële vaardigheden

Best practice onderhandelen: begrip tonen

Je onderhandelt bijna dagelijks; over het op een ander moment oppakken van taken dan gevraagd, over de werkverdeling, en zo nu en dan natuurlijk ook over salaris. Officemanager Linda van der Beek (ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport): ‘Ik heb de gesprekken over mijn voorstellen zelf niet gevoeld als onderhandelen.’

Naam: Linda van der Beek-Smit
Functie: officemanager
Organisatie: ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport

“Sinds vijf jaar werk ik op de afdeling Communicatie, waar in totaal zestig mensen werken onder een directeur, een plaatsvervangend directeur en een MT-lid. Ik ben begonnen als managementassistent. Nadat ik een opleiding officemanagement heb gevolgd, ben ik ook officemanager geworden. Ik coördineer het werk van het secretariaat, dat naast mij uit twee managementassistenten bestaat. Ik ben primair verantwoordelijk voor het agendabeheer van de directeur, maar we springen voor elkaar in waar nodig.”

Win-winsituatie

“Het voorstel om officemanager te worden, heb ik zelf gedaan. Na mijn opleiding wilde ik daar natuurlijk graag iets mee doen. We waren toen nog met zijn tweeën op het secretariaat. Dat was een kwetsbare positie. Ik heb voorgesteld er een derde managementassistent bij te halen. Binnen het ministerie ben ik zelf gaan zoeken naar iemand die wilde overstappen. Ik vond een collega, maar die wilde vijf dagen werken en zoveel werk hadden we niet. Gelukkig was er een andere collega die te veel werk had. Dat werk sloot perfect bij mijn opleiding aan. Dus heb ik voorgesteld om taken van haar over te nemen. Op deze manier konden we alle drie meer doorgroeien in de richting die we wilden.

Toen ik het voorstel bij mijn leidinggevende neerlegde, werd daar positief op gereageerd, maar er waren qua budget wel mitsen en maren. Het heeft wat moeite gekost om dat voor elkaar te krijgen, maar het is gelukt omdat ze inzagen dat het een win-winsituatie was. Door mijn opleiding kon ik de directeur meer inhoudelijk gaan ondersteunen. En door de toevoeging van een derde managementondersteuner kregen de managers ieder hun eigen assistent, wat voor duidelijkheid in agendabeheer zorgde.”

Hulp vragen

“Op een gegeven moment werd ik wat langer ziek en ging een andere collega met vakantie. Daardoor kwamen we alsnog in de knel. Ik heb alle afdelingscollega’s toen gevraagd om ons te helpen in het verlichten van de taken. We waren bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het aanmelden van bezoekers. Het bezoekerssysteem is toegankelijk voor iedereen, dus ik heb een procedure beschreven hoe collega’s zelf hun bezoekers konden aanmelden. Bij alle aanvragen die we hierna nog kregen, hebben we verwezen naar die mail. Het is op zo’n moment belangrijk om voet bij stuk te houden. Sommige mensen moesten aan de nieuwe werkwijze wennen, maar door ze te wijzen op andere, belangrijkere taken die we zo wel voor ze konden blijven uitvoeren, ging iedereen er uiteindelijk in mee.”

Je onderhandelt de hele dag

“De gesprekken over mijn voorstellen voelden voor mij niet als onderhandelen. Volgens mijn leidinggevende kwam dat omdat ik het als een advies bracht en me empathisch maar toch ook zakelijk opstelde. Op die manier komt je voorstel overtuigend over, zonder dat je er een onderhandelgevoel bij krijgt. Zij wees me erop dat je eigenlijk de hele dag door wel aan het onderhandelen bent over kleine dingen die je gedaan wilt krijgen. Dat had ik me niet zo gerealiseerd, maar het klopt wel. Ze gaf ook aan dat ik altijd begrip toon voor dagelijkse situaties en met advies kom, waardoor mensen het gevoel hebben dat ze op een natuurlijke manier in gesprek zijn.”

“Verder heb ik het voor elkaar gekregen om 38 uur per week te mogen werken, terwijl 36 uur hier gebruikelijk is, om zo meer vrije dagen te kunnen sparen. Die heb ik nodig om de kinderen van mijn man op te kunnen vangen in schoolvakanties, die daarvoor te weinig vakantiedagen heeft. Ik vind het leuk om meer tijd met ze te kunnen doorbrengen en voor mijn collega’s is het handig dat ik meer uur aanwezig ben. Dus ook dat was weer een win-winsituatie. Probeer het dus van twee kanten te bekijken, zou mijn tip zijn. En durf je niet zo goed voor jezelf op te komen, ga dan eerst thuis oefenen met een vriendin of met familie. En probeer zo steeds een stapje verder te gaan.”

Lees ook onze 5 tips om gelijkwaardig te onderhandelen.

Reageer op dit artikel