artikel

10 tips voor een verbindende rol op de afdeling

Taal en communiceren

Vanuit je sleutelpositie ben je – als het goed is – optimaal op de hoogte van alle ontwikkelingen in het bedrijf. Je zit dan ook in een prima positie om een verbindende rol te spelen. Karen Visser vertelt hoe je dat aanpakt. 

10 tips voor een verbindende rol op de afdeling

Verbinding vinden binnen de afdeling kan soms een uitdaging zijn. Zeker in de moderne tijd van het Nieuwe Werken, Virtual Assistants en freelance management ondersteuners, is het goed om aan die verbinding te werken. Met de onderstaande tips zorg je ervoor dat je meer bereikbaar bent voor je collega’s en dat je wat dichter bij ze staat.

 

1. Wees bereikbaar

Zorg dat mensen weten hoe ze je het makkelijkste kunnen bereiken. Telefonisch, via een chatprogramma, of langslopen. Geef ook aan welk kanaal waarvoor het handigste is.

2. Consistente planning

Als dat even kan, maak je thuiswerkdagen/-dagdelen voorspelbaar. Zo weten je collega’s wanneer je fysiek bereikbaar bent.

3. Houd geheimen ook geheim     

Laat zien dat je in vertrouwen kunt worden genomen over persoonlijke kwesties. Een roddelende secretaresse is in een mum van tijd de slechtst geïnformeerde persoon.

4. Vaste afspraken bij presentjes

Bedenk samen met andere secretaresses hoe jullie willen omgaan met verjaardagen, jubilea, etc. Een kaart of gezamenlijk cadeau.

5. Functies hoeven niet in een ‘normaal’ gesprek

Gebruik functienamen en titels niet als dat niet nodig is. ‘De directeur heeft besloten dat’ klinkt veel afstandelijker dan ‘Simone heeft besloten dat’.

6. Persoonlijke aandacht 

Geef medewerkers persoonlijke aandacht door overal regelmatig langs te lopen voor een praatje. Zo zorg je dat je weet wat er speelt en leeft onder hen. Zeker in veranderende organisaties heb je korte lijnen nodig naar goede informatiebronnen.

7. Duidelijk taalgebruik 

Probeer te voorkomen dat het taalgebruik dat de organisatie in gaat vaag of stijf is. Holle frasen, dooddoeners, informatie die onduidelijk of incompleet is: toets hoe het overkomt en pas het zo mogelijk aan.

8. Werk aan je communicatieve vaardigheden

Spijker je communicatieve vaardigheden bij, zodat je weet hoe je goed feedback geeft (en ontvangt!). Wil je goed kunnen verbinden, dan is professionele communicatie een eerste vereiste.

9. Kanalen om te netwerken 

Open zelf kanalen waarop medewerkers met elkaar kunnen netwerken als die er nog niet zijn. Dat kan zowel zakelijk als informeel. Vaste borrels, afdelingsoverleg, een afdelingswikipagina op intranet… Stimuleer het onderling contact.

10. Menselijke maat aanhouden

Door zelf iets persoonlijks te delen, laat je merken waar de grenzen liggen binnen jullie organisatie. De ‘menselijke maat’ aanhouden in je werk is meestal een prettigere instelling dan een heel zakelijke en formele aanpak.

Reageer op dit artikel