1. Spreek over het gedrag en niet over de persoon

Leg de nadruk bij het geven van feedback op het gedrag in een bepaalde situatie. Verwijs naar wat iemand doet, niet naar wat of wie hij is. Je kunt bijvoorbeeld beter zeggen dat iemand overheersend sprak, dan dat hij overheersend is.

Bijvoorbeeld: “Karen, ik merk dat je vaak te laat bent.” Niet: “Je bent echt een laatkomer.”

2. Geef waarnemingen in plaats van interpretaties

Waarnemingen verwijzen naar wat we kunnen zien of horen in het gedrag van anderen. Interpretaties zijn voor de waarnemer erg subjectief en ze kunnen verkeerd zijn. Daar komt bij dat het maken van veronderstellingen over het waarom van iemands gedrag ons belemmert om echt te luisteren naar wat iemand zegt.

Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je vaak te laat bent.” Niet: “Heb je geen tijd management skills?”

3. Houd beschrijving en oordeel gescheiden

Beschrijven is een proces van rapporteren wat er gebeurt, terwijl een oordeel verwijst naar een uitspraak in termen van goed-slecht, mooi-lelijk, juist-onjuist. Bij de presentatie van feedback kun je beter de beschrijving en het oordeel scheiden. Je geeft eerst aan wat de ander doet (beschrijving) en vervolgens hoe je daar tegenover staat (oordeel).

Bijvoorbeeld niet: “Jij bent een laatkomer.” In plaats hiervan: “Je bent in de afgelopen week driemaal te laat gekomen voor afspraken. Dat leidt tot vertragingen binnen het project en dat vind ik storend.”

4. Geef niet te snel adviezen

Aangedragen adviezen zullen je door de ander niet altijd in dank worden afgenomen. Wanneer de ander de gelegenheid krijgt zelf over een oplossing mee te denken wordt de kans op acceptatie groter.

Bijvoorbeeld: “Misschien moet je proberen wat eerder op te staan.”

Bij het bovenstaande voorbeeld kan het zijn dat de persoon slaapproblemen heeft en daarom vaak wat later is, of eerst de kinderen weg moet brengen. Het beste is om eerst te kijken en luisteren naar de reactie van de persoon waar je feedback aan geeft en daarna samen tot een oplossing te komen.

Bron: Het projectassistentboek, jouw rol en positie in projecten van Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwindeman.

Meer lezen over effectief mondeling communiceren?

Helder en tactvol communiceren

Training Tactvol en helder communiceren. Als secretaresse communiceer je de hele dag. Vaak gaat dat goed, maar soms verloopt dit niet zoals je had gewild. Het gevaar is dat je er te lang mee blijft rondlopen en het daarmee tot jouw probleem maakt. Dit is allemaal niet nodig.