blog

Slimme ‘office mood changers’

Taal en communiceren

In mijn loopbaan als PA heb ik één ding begrepen: wij assistenten hebben veel mogelijkheden om de mood van de mensen en situaties te beïnvloeden. En niet op een manipulatieve wijze of met voorbedachte redenen. Gewoon door slim te praten en doelbewust onze zinnen te formuleren.

Slimme ‘office mood changers’

De belangrijkste toepassing van zulke mood changers zijn toevoegingen in onze uitspraken die de toestand van de ontvanger in een ommezwaai veranderen. Als iemand mij vraagt ‘Hoe is het?’ dan zeg ik ‘Geweldig!’ Mensen, vooral in Nederland, verwachten dat niet en ik zie hun ogen altijd oplichten. Wat daarna vaak komt is een kort babbeltje. En het is recent onderzocht en bewezen dat zo’n praatje je productiviteit kan vergroten. Zij weten het niet, maar ik bewijs ze een grote gunst.

Zo zijn er tal van kleine uitdrukkingen die de sfeer en relaties positief kunnen veranderen. Heb je het lekker druk? Nu heb je wel een lang weekend verdiend! O dat heb je snel gedaan! Of ik tijd heb… voor jou altijd! Dank je, je redt me waanzinnig hiermee. En natuurlijk… koekje erbij? Die werkt altijd en overal! Ik kan nog even doorgaan, but you get the picture. Je zult zelf vast ook een arsenaal aan dit soort slimme mood changers hebben.

Het beste wat ik als assistent kan zeggen is: ‘Wat kan ik voor je doen?’ (En dat zeg ik niet in de situatie dat mensen al met een verzoek naar me toekomen.) Ik zoek altijd naar taakjes om me heen, als ik iets opmerk wat ik wel kan doen zonder dat mijn eigen takenlijst in gevaar komt. Deze uitspraak gebruik ik in tal van verschillende versies. Laat mij maar. Ik pak het wel op. Zal ik het doen? Dit heb ik zo voor je gedaan. Je zult zien dat mensen even stilvallen, als je dat oprecht roept, en dat ze denken: mag ik dat wel aan haar vragen? Daarna zie je hun gezicht oplichten. O, dat zou heel fijn zijn! En dan volgt weer die korte losse babbel die zo waardevol is op de werkvloer.

Wel even opletten dat mensen dan niet meteen alle ins-and-outs aan je gaan vertellen over waarom ze eigenlijk klem zitten. Want dat doet zo’n hulpvoorstel namelijk ook: het opent mensen! Bevestig snel wanneer je het af hebt en ga door met je dag. Merk je dat het losse babbeltje op een Dr. Phil-sessie begint te lijken, val dan terug op je trouwe excuus: Hey, ik moet door! Ik wil mijn lijstje vandaag nog afkrijgen. Spreek je snel!

Wees bewust van wat je doet, van wat wel en niet werkt. Loop eens door kantoor en voel de sfeer. Praatje, kop koffie en een koekje. Heel cliché, maar niet om de gangbare redenen. Laat ze maar denken wat ze willen – wíj weten waarom dit zo goed werkt en zo nodig is in onze druk-druk-druk economie!

Auteur: Anna Tjumina is assistant en oprichter van Global PA Academy.

Verdieping

In de training Professioneel mondeling communiceren wordt je je bewuster van je eigen manier van communiceren en wat het effect daarvan op anderen is. En hoe je elkaar – al dan niet bewust – kunt beïnvloeden. Door actiever te luisteren en de juiste vragen te stellen krijg je meer grip op je gesprekken.

Reageer op dit artikel