blog

De beste manier om nee te zeggen

Taal en communiceren

De beste manier om nee te zeggen

‘Als ik nee zeg, moet ik het uiteindelijk toch doen, dus ik zeg maar niets meer.’ Coach Colinda Mertens hoort deze zin vaak van managementondersteuners. Ze legt uit hoe je wél succesvol nee zegt en de baas wordt over jouw tijd en planning.

Het feit dat we een ondersteunende functie hebben, maakt het er niet makkelijker op om zaken af te wijzen. We vinden vaak dat het gewoon bij ons werk hoort. Dus pakken we het maar gewoon op en zeggen verder niets.

Wat daarnaast meespeelt is dat we het ook vaak zien als het afwijzen van de persoon, in plaats van het afwijzen van de taak. Dit maakt het alleen nog maar lastiger om nee te zeggen. Terwijl degene die bij jou komt met een vraag helemaal niet bezig is met jou, maar alleen wil dat de taak wordt uitgevoerd.

Om baas te kunnen zijn over je eigen tijd en planning, is het nodig om toch nee te kunnen zeggen. Wil je weten hoe? De beste manier om nee te zeggen is uit te leggen in drie simpele stappen.

1. Stel goede vragen

In plaats van gelijk alles uit je handen te laten vallen en te doen wat je wordt gevraagd, dien je eerst een goed beeld te hebben van wat er wordt gevraagd. Stel goede vragen als ‘waar heb je dit precies voor nodig’ en ‘wanneer heb je dit uiterlijk nodig’. Maar ook mag je bijvoorbeeld gerust vragen: ‘Waarom kom je hiervoor bij mij?’ Daarmee kun nagaan of de taak wel bij jouw verantwoordelijkheden hoort.

Doeners denken nu misschien dat dit veel tijd kost en dat we ondertussen al gedaan konden hebben wat er werd gevraagd. Maar ons doel kan niet zijn om dingen snel te doen. Ons doel zou moeten zijn om de juiste dingen goed te doen en vast te houden aan onze planning en tijdsbewaking. Juist als managementondersteuner dien je de regie te houden over jouw werk.

Zorg dus dat je een helder beeld hebt van wat de taak precies inhoudt en wanneer deze afgerond moet zijn.

2. Denk oplossingsgericht

Degene die bij jou komt met een taak wil alleen maar dat het werk op tijd af is. Hij of zij komt daarvoor bij jou. Je helpt hem of haar het best door oplossingsgericht mee te denken, wat ik zal illustreren met een voorbeeld.

Stel dat je manager bij je komt met de vraag om iets voor hem uit te zoeken. Zoals bij stap 1 aangegeven, stel je eerst een aantal vragen. Hij geeft aan het nodig te hebben voor een overleg en dat dit overleg morgenochtend plaatsvindt. Om zich goed te kunnen voorbereiden heeft hij daarom de gevraagde informatie aan het eind van de dag nodig.

Je hebt ondertussen een inschatting gemaakt van wat de taak precies inhoudt en de tijd die je hiervoor nodig hebt en concludeert dat dit niet gaat lukken. Denk dan mee over een alternatieve oplossing. Misschien heb je een mail voorbij zien komen waar een deel van de gevraagde informatie al in stond. Vraag hem dan naar die mail te kijken en het aan te geven als er nog aanvullende informatie nodig is.

Dit komt heel anders over dan nee zeggen of zeggen dat je er geen tijd voor hebt. Je hebt namelijk meegedacht en gekeken naar wat wél mogelijk is. Op deze manier denk je niet alleen mee, maar behoud je ook de regie.

3. Wees duidelijk

Wanneer de opdracht helemaal helder is en je hebt meegedacht, maar je ziet absoluut geen mogelijkheid om de het werk uit te voeren, wijs dit dan af door heel duidelijk te zijn. Nee is nee. Dit is niet gemakkelijk, maar het lukt je zeker als je de ‘kapotte-grammofoonplaat-techniek’ toepast. Daarbij blijf je rustig, maar zelfverzekerd herhalen dat je niet kunt doen wat er wordt gevraagd. Geen géén uitleg, want daarmee beland je in een discussie.

Om dit te kunnen doen, moet je er wel honderd procent zeker van zijn dat je de taak moet afwijzen. Als je de deur namelijk op een kier zet, zal de ander er alles aan doen om jou toch te overtuigen. Als je ook maar een beetje twijfelt, heeft het geen zin om de taak af te wijzen. Je kunt dan beter in gesprek oftewel in onderhandeling over hoe je de tijd en ruimte kunt creëren om het toch te kunnen doen.

Onthoud dat je ook jouw leidinggevende iets mag weigeren. Je wordt betaald voor je werk, maar dat betekent niet dat je geen keuze hebt. Tenzij het in je functieomschrijving staat, ga je ook niet de toiletten schoonmaken als jouw leidinggevende dat vraagt. Je hebt altijd een keuze in wat je wel en niet doet en je wordt echt niet gelijk ontslagen als je een keer nee zegt.

Laatste tips

Let op je lichaamstaal. Zorg dat je een assertieve houding hebt. Sta of zit altijd rechtop en houd steeds oogcontact. Spreek op een rustige toon met een goed hoorbaar stemvolume.

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

Gebruik in je communicatie nooit twijfelwoorden zoals misschien, eigenlijk of mogelijk. Daarmee zet je de deur naar een mogelijke ja niet op een kier, maar zet je gelijk de hele deur open.

Zijn deze stappen nog te moeilijk voor je, begin dan met een klein stapje. Maak in ieder geval nog even af waar je mee bezig bent voordat je doet wat er van je gevraagd wordt. ‘Ik rond dit even af en ga dan voor je aan de slag.’ Door niet alles gelijk uit de handen te laten vallen, zet je al een klein stapje richting nee zeggen en echt de baas worden over jouw tijd en planning.

Over Colinda MertensColinda Mertens

Na 25 jaar gewerkt te hebben in diverse ondersteunende functies waaronder office manager, coördinator bestuurssecretariaat en bestuurssecretaresse, heeft Colinda in 2014 Happy Assistant opgericht. Door middel van trainingen en coaching leert zij managementondersteuners hoe je topondersteuning kunt verlenen met plezier en tóch op tijd klaar kunt zijn met je werk.

Lees van haar ook:

Verder werken aan jouw vaardigheden? Bekijk alle opleidingen van Management Support.

Reageer op dit artikel